做会议记录，写着写着笔没水了；
" P1 x" m" j7 F' X$ ]" E订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
S' O9 k% [* h/ m0 k1 `用胶水时，找不到刷子；
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
( [+ v/ p5 V2 Y) S2 q2 F2 [# U工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
# W) z+ X! O0 x1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
0 V5 r& H u3 P' t3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
) y6 Q/ h m. Q# R9 |' a4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
' N1 _$ j; I) m" P- B5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
# B: T; {6 _$ ]' q6 y7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
5 P, b) b$ a4 }2 s/ ^3 r! m: U& D7 g2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
) K: E! ^: s, E' F) s A' P4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
' C5 F; f) J- i8 ?# T# B5 F6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
8 M9 a9 P m9 d8 r9 p6 Y# w7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
( R$ Y8 V& R/ I2 W( i. s" T8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
) w" X8 o9 M& E7 d, |9、与本职工作有关的表格。
# c, Q5 d1 K' {; V$ M一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。% q( y0 `3 }: J) _; }
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