做会议记录，写着写着笔没水了；
( a, z& d; m4 c* z$ Y% d) I订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
3 [7 P& i& e H- `用胶水时，找不到刷子；
8 X! [% x- L, o2 O开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
( r' ?% D/ t3 q类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
) S) A8 l1 t7 O7 @4 X! ?这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
; T3 ?1 [# ^/ d/ A( {工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
9 X, a; X2 d& G2 o+ J* }1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
( `4 p5 G% @6 @1 |4 w1 x4 N+ s m9 E1 l8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
0 o. [4 s6 ]5 H5 U+ _4 |9 L 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
9 w$ H0 ~% j" M" C) P( z( V+ w8 {2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
8 I5 U4 A% t/ ?3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
8 L6 u% I' |( e B# Q* |5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
- N, {, G4 w) \$ I6 l7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
& W. E; V. q. v9、与本职工作有关的表格。
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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