口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
一、分步安排，按序进行
% V( i1 c1 d6 ^1 s0 z8 D口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
二、主次分明，突出重点
3 ~4 e5 ^2 z9 i: a4 W/ d口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
三、考虑周全，有备无患
. K) P" {; R) [. p0 i8 ?) _# h+ e口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
; }) d/ m; q: A: Y口头汇报提纲（可根据需要增删）
一、情况分析
0 Y. X' ]5 L. r0 S% U㈠听众
1 R9 G+ Z( [2 l9 d0 E⒈人数？
# i: l Q8 O+ P⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？
㈡目的与种类
⒈通报情况？
⒉形成决定？
# z* v# y, U/ E) }- L⒊审查重要细节？
⒋协调统一行动？
! h9 P' D" M$ N㈢主题
⒈具体题目是什么？
/ @, V& C5 B+ ]0 w2 U⒉涉及多大范围？
0 ]5 V- o: R+ O⒊拟用多长时间？
( C6 B; V$ ` Z- P㈣设备
⒈汇报在何处举行？
; t. q3 \6 l K3 N⒉需要作什么安排？
⒊视听辅助器材有哪些？
/ J. v% \8 O8 l" y7 T0 |⒋有何不足之处？
⒌需要采取什么措施克服不足之处？
! p; o* G c3 f二、写出初稿
+ A% d3 \5 e$ M) C0 ~9 R㈠搜集材料
⒈认真研究。
⒉熟悉主题。
. p* T; n- C/ q, s5 G9 K⒊搜集权威性意见和事实。
$ R5 `/ y) H: C! f( K0 K㈡草拟初稿
学习中
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