口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实,寻求理解,明确形势,制订决策意义重大。但在实际工作中,由于其形式灵活,内容多变,时限不定,常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料,熟记各种事例,胸有成竹,能够做到出口成章,却不料汇报中往往出现事理不清,混乱罗嗦的现象,影响了汇报效果。要避免这种情况的发生,很重要的一条就是事前精心准备,编写详细的口头汇报提纲。
) u. \+ u0 P( p' A6 O( B& H I7 s提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求,如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等,还需要做到以下三点。
一、分步安排,按序进行
口头汇报可分四个步骤进行,第一步是分析听众与场合。要明确:什么人听汇报?为什么听汇报?听众对所汇报的问题了解多少?希望汇报者汇报什么内容?从这些问题出发,汇报者必须了解汇报的目的,是要介绍情况,还是要提出建议?是审查某些重要细节,还是做出决策?同时,必须了解汇报的时间,由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行:搜集材料,吃透主题,突出要点,将要点按逻辑顺序排列,提供论证要点的资料与数据,选择视听辅助器材,审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解,要简短,不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问,但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后,要拟定一份备忘录存档,记录汇报的主题、日期、时间及地点,以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记,要记录建议及是否批准或修改的情况,并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的,提纲编写应依序进行。
二、主次分明,突出重点
口头汇报的时间一般较紧,在有限的时间内说清问题,就必须突出重点,防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上,要求对关键问题详加解说,单独列条列项,保证说深说透。在具体步骤方法上,也应突出重点,如突出分析情况与编写初稿两个环节,就能做到事半功倍。
三、考虑周全,有备无患
. E" _ v1 v" o- V口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写,还涉及一些单位、个人,需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的,综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材,写明怎样安排试讲,谁作最后的审查等,要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏,有条不紊地进行,确保汇报一举成功。
- ]7 @/ d7 c* X/ J口头汇报提纲(可根据需要增删)
一、情况分析
* x, Z0 i+ U" g7 X( G㈠听众
⒈人数?
⒉特点:⑴听众由那些人组成?一个部门还是几个部门?⑵有那些上级领导?⑶他们的正式职务?⑷他们在何处任职?⑸他们对汇报的问题有多少了解?⑹他们是专家还是一般人员?⑺他们关心什么?⑻他们偏爱什么?⑼预期的反映是什么?
3 e# x: b1 W% a/ Q0 w( I6 M㈡目的与种类
! T/ a i8 k1 W⒈通报情况?
⒉形成决定?
, M8 D% `( o2 O⒊审查重要细节?
' c# a& c9 j3 h* u1 j8 V9 V c, q/ P⒋协调统一行动?
0 N$ U% B, X6 `6 l+ q㈢主题
⒈具体题目是什么?
$ i6 @# g% P% {" O3 c' Y3 s⒉涉及多大范围?
⒊拟用多长时间?
㈣设备
⒈汇报在何处举行?
9 }- ]$ E( C( N8 K1 P; z⒉需要作什么安排?
/ {1 g. T, W% d, [9 t! v/ U⒊视听辅助器材有哪些?
⒋有何不足之处?
0 ~2 l, n* {& O) e0 r⒌需要采取什么措施克服不足之处?
二、写出初稿
㈠搜集材料
; f+ \# q+ b3 k B+ p) e⒈认真研究。
⒉熟悉主题。
* p$ P7 s5 n* ?3 m: ]6 S3 Z) L⒊搜集权威性意见和事实。
- J$ G: ]7 e7 J# U. r; m! m& G4 j㈡草拟初稿
学习中
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