网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答：
会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
2 W5 z6 n' R0 y0 M1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
! b. c# W% C \/ M2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
) o) z) { c* H( Q u4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
' L2 u9 W6 | w9 U$ x5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
! q8 ^7 q8 ]$ C: J! u/ D! e6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
+ b; a; ^7 B) Y/ I7 `7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
10.信息要加以选择，避免过多。
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
$ `9 E' n- E/ @9 ^5 M9 @; [* m15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
18.会前先拉几个盟友。
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
1 }( X; Q9 q1 X# Z0 B' D% c% ^. o20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
3 \1 J! G/ s! p●会议准备
! u0 f4 N6 f' S3 e1 ^: }为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
9 E- _% ~- \+ \' @+ Y+ R* L22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
26.任何议程变动都必须通知主持人。
) F/ l; O/ E, u" W9 J27.议程要尽可能短小简单。
/ {" u- d; B3 {. }28.尽量将议程限制于一页纸上。
/ n, s5 c( |% }$ Q% G( O8 d29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
32.必须将电话转移出会场。
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
3 d% P* d! t9 {! c3 `0 A9 }; u& k34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
35.要找个确保没有干扰的会场。
% G' A9 w, _; C0 h3 ~ C F: ^36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
: v# J) k* t! r" E4 ~37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
7 w" ?8 O3 F: T0 `" D m- U7 P8 x39.座位之间应有一臂长的间隔。
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
I1 _8 L9 F9 C% Q* L42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
- p9 Q& p# ^. }/ h43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
# B( ^8 S2 X+ H: b45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
: s1 Z0 b) p4 h8 l+ J& [46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
●出席会议
6 C. G. ~) T3 t9 O一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
/ e# \9 k) p0 Q. w% W5 Y; R47.会前拟出自己的发言稿。
. U- C+ n! ?+ L/ i" B. b48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
+ I: n2 V8 V- G# S/ A5 H49.要保持积极的脸部表情和音调。
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
2 S1 N4 y4 }, x/ S" E* `51.开始发言前先作深呼吸。
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
! {2 s5 {5 m0 i53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
+ c. f# Y$ M) i& B" `54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
7 j6 q! K4 j+ R! U* S55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
6 L8 P# @* f+ U2 c1 _56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
, f! k, ^) j# k0 [2 `! @: Z5 @3 ]57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
% z9 R& m2 d% f* D e59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
. l( H- m4 ~1 \' ^# l% i# f' T60.必须按照议程顺序作会议记录。
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
8 L r& W, s/ O0 T) r●主持会议
( I& e8 T/ {; a- ~+ s每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
66.尽量于会前认识新来者。
7 e" D0 a3 m# E3 h! \67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
$ h5 l; `% J$ r l69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
71.要制止支流辩论和私下交谈。
3 G0 W$ I4 R+ e6 n* P2 |* @72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
2 X8 j* R! k0 p9 ?73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
/ m2 ?, t5 c; T5 H74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
! A* w' i; }7 N, L$ g( }/ ]76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
8 z, Q4 F% z: V3 R) m/ w9 @9 |) W9 Y78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
79.必须清楚每次会议的规则。
6 ?1 [9 n. x, f. v, l+ {# n; w' Q80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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