老秘答如何做好会议筹备和组织工作 - 老秘网_材夜思范文

现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？

会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。

　　开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。

　　3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。

　　6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。

　　11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

　　为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。

　　29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。

　　34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

　　一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。

　　51.开始发言前先作深呼吸。

　　52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。

　　53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。

　　54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。

　　55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

　　56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。

　　57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

　　58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。

　　59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。

　　60.必须按照议程顺序作会议记录。

　　61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

　　62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。

　　63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。

　　●主持会议

　　每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。

　　64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。

　　65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

　　66.尽量于会前认识新来者。

　　67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

　　68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。

　　69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

　　70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

　　71.要制止支流辩论和私下交谈。

　　72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。

　　73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

　　74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

　　75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。

　　76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。

　　77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

　　78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

　　79.必须清楚每次会议的规则。

　　80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。

　　81.要改变会议气氛，须先改变议题。