标题: 老秘答如何提高公文写作的能力? [打印本页] 作者: 宁建老秘 时间: 2011-9-29 07:38 标题: 老秘答如何提高公文写作的能力? 尽快提高公文写作能力，以更好地适应工作的需要，这是众多基层文秘人员对自身的迫切希望。笔者在近几年来应邀为一些机关、企事业单位的有关工作人员进行公文写作培训时很强烈地感受到了这一点。这里尝试谈一谈提高公文写作能力的途径问题，供有志于从事文秘工作的朋友们参考。! e% R7 U9 i5 U& K ^9 o2 `+ e
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据考察，在提高公文写作能力方面，一些基层文秘人员往往不同程度地存在几种认识上的偏颇。试析如下。/ S% V C5 c2 B5 V9 k* W G
0 q0 O! X4 E+ v: z$ F" i ! t7 Q& `7 j3 V( b 唯格式是重。从实际情况看，很多基层文秘人员极为看重公文格式，甚至把它当成公文写作能力中的根本性因素。诚然，准确掌握公文格式，并在实际公文运作中规范地体现出来，这确实是很必要的。但从公文写作的角度看，达到这一要求，只是浅层次的能力，并不难做到。因为公文格式是极为程式化的规定，完全属于记问之学。如果把格式放在提高公文写作能力的首要位置上，就势必一定程度地忽视公文内容方面的深入学习和训练。 & z/ F. w. _$ X8 V" W 3 S: o7 F/ z7 ]/ q& G% \. n s% V) k, E7 W; J 通过听培训课以提高公文写作能力。笔者在与接受培训的一些文秘人员的交流中感到，他们对这种培训课十分渴望，并为能参加听课而格外兴奋。应当肯定，这种积极性是极为可贵的，而且通过听课也确实可以开阔视野，更多、更准确地了解公文写作的各项要求，从而有效地避免一些不规范现象的产生。但如果认为听了课即可以使自己的公文写作能力自然获得提升，就未免有些不切实际了。因为能力是无法直接传授的，而必须通过自身的反复实践才能逐渐形成和巩固。公文写作能力亦然。过于依赖听课而忽视有意识地进行写作实践，就难以使公文写作能力获得扎实的提高。4 l) w9 H& m9 |7 t$ i! C" l4 z, H
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完全依赖遵循本单位发文惯例进行模仿以提高能力。应当承认，这样做对熟悉公文运作实际，了解一些公文文种模式是有相当直接的作用的，因之，它不失为提高自身公文写作能力的一个有效方法。但有必要指出，一些基层公文运作状况，往往难以与相关法规、规章的调整、变化同步，因而出现明显的滞后性。如国务院《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行，以下简称《办法》）撤销了“报告”中“向上级机关提出意见和建议”的适用内容，而由新增加的法定公文文种“意见”（“适用于对重要问题提出见解和处理办法”——《办法》）来承担这一功能。但有一些行政机关向上级提出建议时仍使用“报告”（“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”——《办法》）。再如一些基层机关单位尽管文秘人员几经变动，但仍几十年一贯制地将转发上级机关“通知”的公文“通知”的标题拟成“关于转发……关于转发……的通知的通知”。这与《办法》中关于“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容”的要求很不相符。又如1994年1月1日起国务院办公厅修订、施行的《国家行政机关公文处理办法》在“函”中增加了适用于“不相隶属机关之间”的全指限定，从而使行政公文“函”不能再用于上下级机关之间，《办法》保留了这一要求，规定“函”“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。但时至今日，一些基层行政机关和单位仍将“函”用于上下级之间。凡此种种，都充分说明，不了解相关法规、规章的规范性要求，完全依赖遵循本单位发文惯例进行公文运作，是很容易出现不规范状况的。 - J3 d! N+ H. }/ U3 n$ c4 F1 ]( C1 k' L' @: J8 I
( {4 j, y7 g( F5 Q" ^8 t- u 前已谈及，能力是无法直接传授的。公文写作能力只有通过自身的不断实践，才能逐渐形成并得以提高。这是根本性因素。公文写作的实际练习，可以考虑从以下几个方面来进行。! i' Y7 D/ D( x: p
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1.表达方式的单项及综合练习, s6 m9 U+ ]3 U0 n6 l
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3 g8 T: Y. ^% U2 j3 k$ u1 X8 Y 公文的主要表达方式，包括叙述、说明和议论。这些表达方式，与语文教育写作训练中较普遍存在的偏于文学化的状况相比，体现出很强的应用性。对于这一点，进行实际练习时应有明确的认识，从而力避文学化。通过写作实践，切实体会公文写作对表达方式的基本要求——叙述简洁庄重，不曲折、不修饰；说明平实确切，不失真、不渲染；议论精当凝练，不繁琐，不铺展。如针对本单位出现的错误现象，可以有意识地进行属于公文“通报”（“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精种或者情况”——《办法》）所含内容的多个单项练习：叙述错误情况，议论分析原因，说明处理结果，总结归纳教训，提出希望要求。进行这样的单项练习时力求符合、体现上述对表达方式的基本要求。嗣后即可以进行综合，从而形成一篇段落清晰的完整公文。这样的写作实践，可以说完全摆脱了粗放式，而是进入了集约化。坚持这样的集约化练习，对公文写作能力的形成与提高，无疑有事半功倍之效。 C3 n9 f% e) ~( v, d1 ]; t
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2.锤炼反复修改的写作习惯 3 ?" s" s8 z$ H( N" P6 R z+ b! b2 ?9 ?/ ?9 V! o: x
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好文章是改出来的，公文写作亦不例外。尽管许多文秘高手写作一般规模的公文常常可以一挥而就，但这是有多年文章修改经验积淀在其中的，而且是迅速打腹稿的体现。袖手于前，方能疾书于后。应当坦率指出，在各层次的语文教育中，“修改”这一极为重要的写作训练环节常被严重忽视，以致为数不少的文秘人员在刚走上工作岗位时，并没有形成善于修改所拟文稿的良好习惯，往往是写成后即送审，这自然很不成熟，也难以顺利通过。这里有一个很能说明问题的例子，笔者在为某机关文秘人员进行公文写作培训时，曾布置了一道针对某镇政府文教办主任××为庆贺其父八十寿诞大摆酒席、广收礼金问题写作批评性“通报”的练习题。多数练习者写作时将“大摆酒席、广收礼金问题”作为内容的重点，详尽铺叙，诸如宴会时盛况、酒席规格、会后安排的一些活动等，悉数写入，读后使人如身临其境，可谓具体生动。但由于忽视了批评性“通报”必须体现“剖析根源，归纳教训”的核心之点，因而削弱了“通报”应有的教育意义和警示作用。笔者在强调了“通报”的有关写作要求后，布置练习者有针对性地进行修改。最后基本达到了目的。由此，参加培训的人员切实认识到公文写作反复修改的必要性。这一例子告诉我们，进行公文文稿的修改，最主要的，除检查是否符合国家的法律、法规及其他有关规定外，就是按所用文种的内容要求来检查文稿，其前提是必须明确各文种在内容上的要求。这样修改起来才有依据和针对性，而不致盲目进行。这里不妨再举一例，××县教育局向其上级××县人民政府汇报乡镇中小学校舍普查情况，并提出核拨校舍维修专项经费的请求，以“报告”行文。该公文被××县人民政府办公室退回，要求重新制发。有关文秘人员按“报告”的写作要求来检查这一公文，才发现“‘报告’不得夹带请示事项”（《办法》），于是删去了原公文中“请求核拨校舍维修专项经费”的内容，改为单纯地汇报情况，而另以“请示”（“适用于向上级机关请求指示、批准”——《办法》）行文呈请核拨有关经费。试想，如果该文件的起草者熟悉“报告”的内容要求，并在文稿形成后再检查、修改，这样不规范的情况就不会出现了。教训不可谓不深刻。至于公文语言上的修改，将在下面与语感的培养一并谈及。 S/ ^" z5 I- E; X/ X* u- `