标题: 老秘谈对公文写作的几点粗浅认识和体会 [打印本页] 作者: 福建老秘 时间: 2011-10-12 08:03 标题: 老秘谈对公文写作的几点粗浅认识和体会 提高公文写作水平，是提高党政机关施政水平的重要环节，也是创建文明机关活动中不可缺少的内容。根据县委组织部的安排，让我给大家介绍一下如何写材料、怎样写信息，说实在的，惭愧得很，只能谈一点对公文写作的粗浅认识和体会，供大家参考。不妥之处，敬请指正。- P2 u/ ?. h u% t6 U0 x- e
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一、起草公文应具备“三要素” + q, V* V& ` a8 ^7 @! M4 I / L! T s2 a' H$ o Q8 [/ S2 {- K党政机关的文字秘书，是党政领导的重要参谋和助手。他们的主要任务是起草公文。怎样才能起草好种类繁多的公文呢?最主要的是具备三个条件，即政策水平、熟悉情况和写作能力。这也可以说是起草公文的三要素。" c. [7 l' G F: h! a& H* J
/ P* a% u$ _& @+ E2 _( F! u( }' G# I2 p（一）政策水平是起草公文的重要前提 ! ~7 {6 }. S. X6 N! j , U0 G( H3 U- V: B; X文秘工作者总是自觉和不自觉地在他起草的文件中表明自己的立场观点，渗透着自己对党的路线、方针、政策的思想感情，当然，也反映出自己的政策水平。他对方针、政策理解得越深，在自己起草的文件中所阐述的问题就越深；反之，对方针、政策理解得很肤浅，那么在自己起草的文件中所阐述的问题就必然一般化。假如对党的方针、政策很不明确，那他就无法起草文件。 ( a! |, c5 E Z) g9 b6 Z% l' e6 B( k
一个文秘工作者的政策水平，直接关系到他起草的各种文件的水平，就以写工作经验总结来说，同是这么些素材，落在政策水平较高的文秘工作者手里，他可以提炼出具有真知灼见的经验来。而一个政策水平不高的文秘工作者，却只能将这些素材拼凑成一篇说明不了多少本质问题的文字材科。即使是同一个文字秘书，在对有关的方针、政策比较明确时，起草的文件水平就较高；反之，起草的文件水平就较低，甚至不能符合要求。7 O( K' q6 \6 k' E( n
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政策水平是政治思想水平的体现。可以说，它是文字秘书的灵魂，无时无刻不在支配着文字秘书的笔杆。衡量一个文字秘书是否成熟，首先应以他的政策水平作为最重要的标志。不断提高政策水平，是文秘工作者始终要坚持的努力方向。对于这个问题的重要性，新担任文字秘书的同志并不一定很快就能领会到，但随着时间的推移，认识和体会必将越加深刻。 ) a0 A! G$ O$ w; f6 _) P: \- p5 p 9 i* |& j3 C! \（二）熟悉情况是起草公文的坚实基础; w" R- i, u U, q0 E$ L) N9 t
8 q' H/ i4 F. w5 P8 `党政机关的文件，是理论联系实际的产物。文秘工作者必须熟悉情况。对现实情况毫无所知或知之甚少，是断然起草不好公文的。俗话说，巧妇难为无米之炊。同样，熟悉情况可以说是起草公文的基础。 9 p% z6 x/ P' f7 g6 B9 z& L7 z7 V! T" ] I/ i
搞文秘工作的同志，可能都有这样的体会：起草文件时，假如情况了解得很全面，就会感到心里很踏实，也较有把握，尤其是起草经验总结和调查报告之类文件，只有掌握大量的情况，才能进行分析和概括，从而也保证所阐述的问题的可靠性和准确性。我看过两份有关乡镇领导班子工作情况的调查报告。一份写得很具体生动，作者运用丰富的第一手材料，进行定量和定性分析，从德能勤绩全面衡量，分别指出优秀、称职、比较称职的领导干部占多少比例，并且各举典型事例加以说明，这样的调查报告，就具有科学性，因而可供县委领导在判断这方面的问题和作出决策时参考。另一份调查报告，却写得抽象空洞，既没有必要的定性定量分析，又没有生动的典型事物，一看就知道作者没有掌握多少情况，因而无法进行科学分析和概括，当然起不了调查报告应有的作用。4 v4 _+ U* E6 H) q% S: z
( I1 S0 R9 a) |4 z+ u3 p5 ]" C9 _文字秘书一定要有从客观实际出发的牢固观念。就是说，当他起草公文时，脑子里就要考虑掌握的情况是否充分和可靠。如果离开了这一点随意行笔，就有可能出纰漏。要使自己所掌握的材料充分可靠，除了常深入基层向基层干部了解外，还要倾听各方面的意见及反映，因为有些情况看来似乎没有问题，或者不起眼，但往往经多方面反映和当事人核实后就显露出差错来。只有对实际情况的充分掌握，才能使公文变得准确扎实，以保证它的质量。 2 G1 t6 M- @) W. j% L# I' ?4 ^4 u [) c. t9 ]# f
（三）写作能力是起草公文的必要条件 ( V; W2 v7 j6 J; E/ j( X( K 3 G) r2 {+ F4 W: C s对公文的起码要求是文字通顺。公文是党政机关传达党的方针、政策，指导工作和上下左右沟通情况的重要手段。具有权威性和严肃性，如果文字表达不清楚，甚至语病很多，内容颠三倒四，乱用标点符号，那么人家就看不懂，或者产生误会。 ( j# k" n5 Y3 A( o1 b 0 r% [+ D7 ?5 J' H$ g# ?6 X当然对公文的要求，不仅仅是文字通顺。更重要的是要做到“三性”，即准确性、鲜明性和生动性。这“三性”是以科学性为前提的，主要表现为观点正确、鲜明，材料丰富、典型、生动，结构严密紧凑，说理透彻有力，文字精炼得当，这是就整体而言，对不同的文体，要求不完全一样，例如通告、通知、决定之类文件，要以极其概括精炼的语言将内容表达清楚；情况简报之类文件，必须用事实说话，即主要用典型事例来反映一些本质问题；经验总结之类文件，必须将具体的材料提炼成经验，要有严密的逻辑性，论证材料也要典型生动；调查报告则要求有大量可说明调查所得结论的事实材料，既有面上的，也有典型的。 " j5 f* ]) s' C8 @( u/ p * s- W3 N: F# P) ]+ M( F二、文书写作要做到“三性”+ z- ]3 l+ g: e6 X
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文书写作怎样才能取得实效，达到预期的办事目的呢?这就要求文书写作者采取各种有效的手段，总结长期实践的经验，文书写作经常采取的有效手段主要是要做到主题的单一性、内容的可行性和文字的可接受性。这就是文书写作的“三性”。 , s) X- v3 F a& z! |6 G, m: l4 H 1 z+ G& _' \+ v7 G! f（一）主题的单一性 4 R) W8 H$ S4 j3 F( r 1 @* L* C( n, M( E一件文书必须有一个主题并且只能有一个主题，这就是主题的单一性。我国文书工作历来有“一文一事”的优良传统。从唐宋开始，一文一事制度就已普遍推行。文书工作的长期实践证明了“一文一事”的必要性，所以这个制度一直沿用至今，一文一事也就是主题的单一性。/ h* w' }/ H2 I+ N% @% O% a4 e
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怎样才能做到主题的单一性呢? - X# A% H" h8 _. a : ~0 }" F4 n! j' C' U第一、要提炼主题。撰拟文书往往要涉及许多有关的材料、问题和观点。拟搞人必须对它们加以整理、加工，进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的分析综合工作，从中找出全文的主题，提炼主题的过程也就是拟稿人从感性认识提高到理性认识的过程。拟稿人对某一事物有一理性认识，就能抓住这一事物的整体、本质和内部规律性，他在拟写处理这一事物的文书时就能抓住主题，做到“意在笔先”。 8 ?1 L" g( ~3 z; S5 e6 [$ \ 0 j" {; [& F; K) w- s第二、要写好标题。文书的标题应当准确、简要地概括全文的主题，使读者一看标题就知道这件文书是讲什么事的，标题必须确切地反映主题的内容，做到“名符其实”。不要写得笼统含糊甚至“题不对文”，使读者看后不得要领或者发生误解。 $ w" H4 [8 C3 F _! |1 F6 K* @3 u( j3 B" E7 ?
所谓“确切”，就是说标题要扣合主题，这正如每个人戴的帽子要扣合头部一样。目前写标题的通病是喜欢用“大帽子”。例如某银行为了加强对各建设单位自筹基本建设资金的拨款管理，拟定了一套会计核算具体处理办法，准备印发，原拟的标题是“关于加强自筹基本建设资金管理，严格控制基建规模的通知”。但是正文里只讲了会计核算具体办法，根本没有“控制基建规模”的内容。这个标题就是犯了笼统含糊和“题不对文”的毛病。后来把标题改为《关于加强自筹基本建设资金拨款管理的会计核算具体处理办法的通知》，就比较确切了。 E0 ], N, w8 F0 [6 i
9 b( X: x# G) t5 p8 a2 l一件文书必须有一个明确的主题，并且还要有一个能够确切地反映主题的标题。拟稿人做到了以上两点，就把握好了主题的单一性。 2 b7 H4 |! S# R9 v" ^ ) z. B! ^+ |" k4 I（二）内容的可行性 2 c- P( P+ Z: M5 w( X- P/ \# b$ G# I" `( g
一件文书所提出的要求、规定、措施、方案、办法等，必须在实际工作中行得通，做了可以取得实效，这就是内容的可行性。文书只有内容切实可行，才能达到行文的目的，否则，即使主题明确、言之成文，也只是纸上谈兵，于事无补。' m- w- U/ I9 a p* }4 `' M; m6 m
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要使文书具有可行性，必须吃透两头：一头要吃透党和国家的有关方针、政策、法律、法令和上级机关的指示精神；另一头要吃透有关的实际情况。这两头缺一不可。 ) o8 M( F; [& O7 _ ' d, |+ W5 D% H4 e. _! w对方针、政策、法律、法令和规定，平时要努力学习、积累，搞好检索；运用必须认真查对原文，领会其精神实质和适用范围。在引用时要写明引文的文号，并尽可能逐字逐句抄引原文；不能凭记忆或“想当然”随便转述原文大意，以防歪曲原意或断章取义。对领导同志的讲话要注意这是在什么情况下讲的，是否代表组织决定。凡未经正式文件下达的讲话，一般不宜随便引用。# C7 G3 t- q1 }, w
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对实际情况，拟稿人在草拟文书时，首先要搞清楚有关案件的整个来龙去脉。为此，他必须收集一切有关的事实材料并逐项核实。对关键问题要深入基层进行调查，掌握第一手资料。选用材料时既要掌握全面数据又要掌握典型事例；防止用个别事例代替全面情形或者罗列事实，“眉毛胡子一把抓”。对涉及其他部门、单位或地区的问题，特别是对涉及对方的缺点错误的问题，在行文以前务必要同有关各方核实材料并交换意见，如有不同意见应该在文中写明。0 Z3 ~* w f* N
6 Z9 t2 s* C' y ^9 I（三）文字的可接受性 # k- |4 |- S$ ?' y( t" P3 U, W9 A& t7 x9 J. V7 p
一件文书在具备了主题的单一性和内容的可行性的前提下，还必须在文字上采取受文者容易接受的方式，使受文者一读就懂，愿意读下去，并且越读越感兴趣。这就是文字的可接受性。如果一件文书虽然主题明确、内容切实，但是在文字上却写得晦涩冗长，使受文者读不懂，读不下去，接受不了，那么这件文书也就起不到行文的目的。 & D, L0 u3 _9 z ( n" ^; h n( A3 C0 ^ D要使文书具有可接受性，首先，要认清对象。对不同的对象要采取不同的写法。例如：上行文书是写给领导看的，一般要多写事实，少讲道理。下行文书则既要摆事实又要讲道理，既要有明确的指示，又要给下级一定的机动权。平行文书则要尊重对方的职权，采取平等协商的态度；不要自以为是，越俎代庖。又如发给内行看的文书可以多用“行话”和“术语”，发给外行看的文书则必须力求浅显通俗。 ; ]3 Y& x' [- G5 o+ _4 [: s8 ]. h8 f$ g* i
其次，要写好导言。导言就是正文的开头第一段。导言应该具有“引导”受文者通读全文的作用。现行文书的导言一般包括两个部分：(1)说明行文的目的(“为了……”)和根据(“根据……”)；(2)揭示全文的主题。近几年来，文书的导言正在逐步突破上述模式而试行采取新闻导言的写法，如概括式、结论式、提问式、对比式、引喻式等等。无论采取哪种，导言都应该抓出最新鲜、最吸引读者的事实、信息、观点或问题，发挥引人入胜的引导作用。9 m3 f& W: @# S$ g
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第三，要写得精炼。使文书写得精炼，一是要克服“文章越长越好”的错误观点，树立“以少胜多”的正确观点；二是在写作过程中要“挤干水份”，要舍得“割爱”，把与主题无关的部分全部删去，把次要部分改用略写。8 g: c$ @3 f8 ?
& q2 F- ^6 k& y4 C, X) ^. I" j# B第四、要灵活多变。有的文书经过精炼以后篇幅还是很长，怎么办呢?目前常用的有以下两种办法：一是把正文中的某些专题或具体细节部分抽出来作为附件，而使正文压缩成为一个简洁的提要，二是在正文前面写一个《内容提要》，揭示全文的主题和要害，这是我国历史文书制度中“贴黄“和”“案由”的发展。现代每本长篇著作的扉页都有一个《内容提要》。目前国内外新闻报导中也已广泛使用《内容提要》的写法，这些都是值得学习的。* N; H; j& ?; R
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三、写材料必须先立提纲8 W7 B% R+ ^0 `$ x/ B% w T' _
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从多年的动笔中我悟出一个小道理：写小材料要立简要提纲(见于纸，或记于脑)；写大材料须先立细提纲。“磨刀不误砍柴工”。写大材料的提纲要立得自己满意。提纲见纸，材料也完成了七成。因此，可以说：“七分提纲，三分写作”。 5 ^0 A+ _0 ~% L9 |7 L5 u
- c* Z/ n x% d7 n8 G) g7 s(一)写提纲的指导思想。。& n. \+ h) r7 n5 w& \/ W
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2、选定结构。按照所写材料的指导思想，依据提炼出的观点，进行排列，设想几种结构。再将它们进行比较，最后决定最佳结构。结构的内容是：材料一共分几部分，每部分有几大点，每大点中又有几小点。大点应能充分说明部分，小点应能充分说明每大点，安排结构的原则是能较全面、完整地说明通篇材料。要求既层次分明，又紧凑。应该明确，大点、小点都是观点。它们都是为体现指导思想服务的。一定要使人看了清晰，有说服力，不勉强，不啰嗦，这一点十分重要。# U. b; x: t1 }" S/ p
`2 u+ l$ `: u* L& q3、安排素材。必须将精选出的素材恰到好处地安排在有关的大、小观点中，如果把文章的观点喻为红花，那么，丰富、生动的素材就是片片绿叶。它们是相辅相成，互相辉映的。我的体会是，待到素材在提纲中安排妥当，通篇材料已在脑子中形成，只差“搬”到稿纸上去了。素材安排得当颇不易。它可以说是一台衡量笔者业务水平、工作经验，写作能力的天平。 % @- n+ Z; a% W5 l! V% a% k- ^2 W3 y& x5 h& p
(四)提纲的好处* p8 t1 E1 U; S! H Q1 c
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l、保证了不误事。秘书工作者误事就是失职。写作水平较低，由于按提纲写作，没偏离领导的要求，虽然质量差些，几经修改也能通过。写作水平较高，按提纲写作，一定能写出领导同志很满意，或比较满意的材料。比较好地发挥了参谋和助手作用。 & t: W3 e5 {3 ]; F3 d- |3 V7 F8 D) d) @3 ?4 U6 P
2、保证了文章的质量。提纲如骨骼，使文章未成先立，文成后立得更稳；提纲如血管，保证丰富、生动的素材四通八达，使文章有生机、活力；提纲为建筑师制作的建筑模型，可供审检、修改、防患于未然。3 |% X: O% Z/ X6 c$ R/ [
& P! r" Y0 [9 d6 }3、促使材料写得快；不走或少走弯路，事半功倍。9 t" n/ c1 F3 T k7 L: T7 p4 B2 x