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标题: 老秘谈如何做好秘书工作 [打印本页]

作者: 第一范文网    时间: 2011-12-18 11:43
标题: 老秘谈如何做好秘书工作
一、“秘书”概说
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0 ]: V* |0 Y2 H9 X% H6 [% k$ a    什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。: s8 k, h  {) \3 z) E( g

7 J# g: ^8 |' N" R/ R" D    然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。
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$ m8 T, Q( ?- B* h5 m' q$ W+ Y    秘书一词的来源
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0 x  v- n. U+ U1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。, k1 H8 F# \) o* d2 R

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% S7 {( n0 ]) O- D7 |1 d5 `2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
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3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。
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4、宫廷里的藏书,尤指禁书。
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5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
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    秘书的类别
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1、从服务的对象上分:
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* t" i1 v) z5 \. G' b( y5 G/ z2、从所属部门来分
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3、从具体的工作性质分
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    (1)文字秘书( ?/ b" g) b! I) t$ y1 w* Y/ @

4 x  e4 D: r; A    (2)机要秘书& u* d: n" g! l0 a% v
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    (3)通讯秘书
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( b* S9 o9 R. `4 t$ r    (4)信访秘书
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  o5 O9 T6 z* ?/ H0 y1 d    (5)事务秘书6 N. G/ U& r" W4 B$ X

- S: x6 A6 x5 e    (6)生活秘书
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( k$ o; N* J! X8 j    关于秘书机构9 i7 p& H; J; l+ u$ S* o
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    (一)各级秘书机构, z; G' C9 Y7 O+ K& D: n7 O- L1 {

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1、中央机关的秘书机构
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8 l  B5 G" J* ^9 T9 }/ r; Z2、省、市、县机关的秘书机构
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1 c6 t3 q5 D9 G( Q, m: m8 Q3、基层单位的秘书机构
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" l. _. y$ X* G, t    (二)各类秘书机构7 ?$ T) A. d% N- M& `% l

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1、人民解放军系统的秘书机构9 H4 x' z+ c$ @. J7 f. q

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# b4 E. E8 R' o, }/ d2、企事业单位秘书机构1 x; D6 j" H$ c; a+ b; B

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3、民主党派, X) e2 U: x" T; H: o

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3 @; y- Z% \. w, o& L1 D0 }- t4、人民团体
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6 u' U3 G4 H$ _4 q" k' d    此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。
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    二、秘书处的工作性质
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    我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:
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1、法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。8 m  G! f6 M; l, n

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( a' z! M  B& T/ k* p. r  D2 v- a2、涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。( x7 e+ u; m3 I
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3 n8 y3 o% i6 x$ }8 o3、管理性:秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序,管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。) c6 h* _6 i( W0 p8 q2 j* t' I

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8 }: |( B* [% U3 I( ~4、服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。/ c: m. d$ ]3 g( n# |2 S) z
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    只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。
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! c5 e9 G6 L: W" w$ x    谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
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, }7 \  c. U1 b6 @  P; K    三、秘书人员应具备的素质
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    (一)、基本素质
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! S! A+ r  _% v0 x1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个
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5 j6 f- ?, a' @( ?    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
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2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左* S% K- g; h' f5 L' P. U+ H- E

3 h/ ?# k$ u6 n  O# ~6 J    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对0 O2 i/ @# s& G) H4 D

/ \6 j; O6 M9 ^5 f$ Y# Z" c    社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。8 R( W' `( N# g, l& ?

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# A( T* `  e" F; {8 u7 j: I3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一) h8 a! q0 U( i5 v1 o" B

" ?# V! O# w$ B' i4 R* z9 s    个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
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    神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
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. R( c' e. U0 n& R    在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!& W+ E9 i8 W! q2 ~+ d( P6 R# y4 z
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