, H) n X) D0 H6 q# m4 Q6 F 之所以把“会议”与“公务活动”并列,是因为会议作为公务活动中最重要的内容,服务工作的要求更高、量也最大,会议服务工作做好了,其他公务活动的服务工作可以借鉴甚至移植会议服务的具体做法。? 7 {, g" }& ^4 b$ i5 J5 ] g
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2、会议与公务活动的区别? : f" j2 k$ `6 b: A% }9 B& }
9 r3 R/ u# {" ]8 `2 B0 N. k + n" M; D m Q* E4 B: R ) j1 `/ i U3 A3 D 一般的区别,在实际操作中有的会议作为公务活动来搞服务:党委领导同志出席其他部门召开(主办)的会议。? ' d1 } b; G, u- @9 n6 p1 N. f( ^. P4 T/ i) T$ e
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今天所讲的公务活动,仅指需要办公室筹办并安排领导同志参加的活动。? ! U' V J) [4 e+ u2 I1 h* y' V
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3、会议和公务活动的主要形式? 5 X, w+ h" m/ P! @5 m* Z! x/ k
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党委会议的主要形式:书记办公会、党委常委会、党委全体委员会议(党委全会)、党委工作会议、党代表大会、党代表会议、党委学习中心组集中学习会议,等等;每种会议都有不同的具体形式。? 5 C. m' g& I% ]5 Y# S6 d8 I
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公务活动的主要形式:出席其他部门或上级召开的重要会议,接待、会见重要客人或先进模范人物,下基层调查研究、检查指导工作,到外地考察,参加纪念、慰问、庆典活动,参加经贸洽谈,参加其他有重要影响的活动,等等。? 5 k; A% s& g; ?( S/ q; z a/ x4 _2 i% @! k: i4 \
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4、会议和公务活动的地位、作用? ' \, B. p+ S+ c2 @" J* [1 w- [1 V+ I4 }( g% n8 z) u: }7 x6 g. d
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召开会议、出席会议和参加公务活动,是领导机关和领导同志实施领导的重要手段和形式;会议和公务活动的效果直接关系到领导机关和领导同志的工作实效。? ; s+ f. M. d8 {1 m4 m7 Z6 {0 J
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筹办会议和公务活动,是办公室工作的重要内容;筹办会议和公务活动的水平直接体现办公室工作的服务态度、服务水平和服务质量,同时还直接影响领导机关和领导同志的工作实效。? & W: J Z' c- J+ e( e ?0 b
; H) x8 X& C9 t- M 办法和途径:一是认真学习上级文件和有关规定;二是注意从广播、电视、报刊等新闻媒介了解上级的最新精神和要求;三是及时、恰当地请示汇报。? - z8 Q1 l3 U; N% p3 r' ~; D
0 w2 l/ i$ @) I: r* d* l3 W J# T ' u x. r/ V( J3 S% F - e( i. a' h/ h! {1 O. |9 B 第二,注意围绕中心和全局工作,突出重点,兼顾一般。围绕中心、突出重点、兼顾一般,这是整个办公室工作都要遵循的基本原则,筹办会议和公务活动同样要遵循这一原则。? . E: W% P* y+ s# c7 [ : T' Y6 j; Z, j / s. L; M* q$ ], ^7 A" t0 U& v* G2 g
: ^7 t- u. F1 f; ] 要点:对于与中心工作联系紧密或对全局工作有重大影响的重要会议和公务活动,应当优先安排、高规格安排,对这类会议和公务活动服务工作的组织领导、力量配备等都要突出保证,对其拟议事项和活动内容的研究筹备、议定事项的督促落实等也要重点做好;对于不属于中心工作范畴或对全局工作影响不大的一般性会议和公务活动,也要认真做好服务工作,但应注意在规格、规模、时间安排上不冲淡或影响中心工作。? 0 k# v, @/ p+ g0 @, q: Y: {, i! _, w% a+ S) y# ^) ]- q$ L8 H
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第三,加强协调,力求各方面都满意。服务对象是否满意及满意度高不高,是衡量办公室工作好坏的根本标准。筹办会议和公务活动也要力求做到使领导、机关和基层干部群众“三满意”。? ) D4 [0 T- `8 a. Z6 p , d6 c/ K" N! J: E3 s6 i 3 h! [: W( ^0 u 8 q# N" u% c" f$ {! K) f3 [ 要点:对拟议事项事关重大或涉及多个部门且分歧较大的会议议题,要在充分调查研究的基础上牵头协调,形成比较成熟和一致的意见,如确实无法达成一致,一般应建议暂缓召开会议;确属事情紧急需要立即开会的,也应如实将各种分歧意见提交会议讨论。对于会议和公务活动涉及的有关部门,要保持密切联系,及时发现和协调解决会议和公务活动在准备、进行过程中的各种问题和矛盾。? : d( f5 w" M' G9 b( v# r! l1 p( L: e z
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7 q/ |. ?& k( h' c 第四,力求全面具体、周到细致,狠抓落实。筹办会议和公务活动是非常具体、细致的工作,如果哪一方面、哪个环节有所忽视或考虑不周,事到临头就很可能造成混乱,甚至有可能导致这次会议或公务活动无法进行。? % W7 ^- K' j1 h- N; S; k
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办法:一是讲求规范,严格按规范办事。规范主要是指党中央、国务院和省委、省政府制定的有关工作条例、工作规则,以及上级办公室系统和秘书部门制定的一系列工作规范。二是从实际出发,根据不同会议和公务活动的具体需要周密安排,一事一案制定详细的会议或公务活动服务方案,必要时准备好几套工作预案。三是明确职责,狠抓落实。特别是对重要的大型会议和公务活动,一定要职责分明,并及时检查督促落实。? 7 X: h4 M& \3 H9 j. H, w7 V
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第五,力戒形式主义,注重实际效果。精简会议和公务活动,力戒形式主义,注重实效,这是筹办会议和公务活动的一条重要原则。? ) I9 ]* \2 `+ W, r6 W9 x0 s/ h* E" d/ T5 T: ~! w! U1 L4 }+ I
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要点:对于有利于领导机关和领导同志研究解决实际问题、有利于领导机关和领导同志深入基层和人民群众的会议和公务活动,要尽量多安排、重点安排;对于图形式、争规格,对工作没有多大实际意义或不需要单独提交会议讨论的会议和公务活动,要理直气壮地不安排或予以修正;对能够合并即内容相近或不相斥的会议和公务活动,尽量合并安排;对于会议和公务活动的出席人数、时间长短、材料内容等,要严格把关,尽量压缩不必要的出席或参加人员、缩短会议或公务活动的时间、精减材料数量和内容。总之,形式要服从内容。? # o' t O$ t+ Q" n8 d8 r( J
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% _" T8 X4 A, c3 j/ I7 O8 j ' S) ^' h: i$ V 三、怎样做好会议和公务活动服务? % P& p& C4 g% O: ~
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总体来说,筹办会议和公务活动主要包括三个环节:事前服务,事中服务,事后服务。? - d! g, K9 t: ~# J E' B- w. k3 G+ a, G; o2 g; c
# h& M9 T* S( M0 m $ [5 ?, q) Y, G, h2 u& ^ 1、会议服务? ) B# r) [7 P' F9 u7 D' F
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第一,会前服务。按照对等原则、全局原则、时效原则、组合原则筛选和安排会议议题,报审后编制下一时段会议安排表印发有关领导和部门(即会议的计划管理);对需要决策的重大问题,按照重大问题决策程序充分做好前期准备,形成比较成熟的预案;对涉及多个部门且分歧较大的议题,先协调形成倾向性意见,经协调仍不能统一的应暂缓开会或将分歧意见如实汇报;议题确定后通知有关单位或人员准备好会议文件和有关材料,对大型会议或议题重大的会议,还应就会议的主题和内容、会议文件材料或现场准备、会议的开法、会议精神的贯彻落实等有关问题拟出建议方案送审;提出出席、列席会议人员建议名单(如果是大会,还应提出主席台座次、出席人员住房和座位及编组等建议方案)报审;根据与会人数确定会议文件和材料的印数,印制后提前(一般是三天以上)送办公室把关报审;对会议材料进行把关,对不符合会议要求的应及时通知有关部门或人员修改、重印;提前通知与会人员(一般要求提前2天以上),通知内容包括会议时间、地点、主持人、议题、出席和列席人员、会议要求与会人员所做的准备工作以及其他需要通知的事项;将会议文件和材料提前报送有关领导并提醒领导准备意见;按规定准备好会场,包括会场的整洁卫生、温度湿度、灯光照明、笔墨纸张、音像设备、保密保卫以及其他需要准备的有关事项。? 5 e, n5 y9 H% V4 `
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召开会议、出席会议和参加公务活动,是领导机关和领导同志实施领导的重要手段和形式。做好领导公务活动和会议服务工作,是办公室的重要职责,也是办公室 做好参谋服务工作的基本途径之一。 8 Z: b c; a5 y . [6 A q. _6 n一、几个概念性问题; s, v2 l* b$ `+ f: w u
3 H9 F' {3 n5 \" x. M: Y8 x6 Q1、关于会议和公务活动; R+ f; [6 a& ?% |1 M
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会议:是各级领导机关实施行政管理的一种方法,是一种有组织、有目的地把众人聚集起来,一起商量讨论问题的社会活动方式。 ! f% d& n/ l6 n- \1 c) |6 r, b! a* }3 w5 _( M; |* _% ?
公务活动:一般指需要办公室筹办并安排领导同志参加的活动。 }8 [) @, s* P2 B9 H n5 S# ~5 h% s: x. j& i
从广义上说,“领导公务活动”包括了领导工作的全部内容,会议也是其中之一。 在实际操作中,“领导公务活动”不包括处理公文的活动。! k. A3 n- E! V! U4 [
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2、会议和公务活动的主要形式?: E& k. |/ K5 _9 }: X
0 N" k, A" J0 m" W5 f, L会议的主要形式(以党委会议为例):书记办公会、党委常委会、党委全体委员会议(党委全会)、党委工作会议、党代表大会、党代表会议、党委学习中心组集中学习会议等等,每种会议都有不同的具体形式。? 0 [+ @1 o: }6 S+ e" m8 p# |3 `, L % `' \. V1 @4 L' {2 Z* Q公务活动的主要形式:出席其他部门或上级召开的重要会议,接待、会见重要客人或先进模范人物,下基层调查研究、检查指导工作,到外地考察,参加纪念、慰问、庆典活动,参加经贸洽谈,参加其他有重要影响的活动,等等。? - n/ Z9 p- U6 X6 z; y+ Z- j, o
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二、做好公务活动和会议服务工作的基本原则2 I: L' C# U% Q. L
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第一,严格按照上级指示精神和领导意图办事。上级有明确指示或领导同志已经明确表明意图的,就应严格遵守和执行,这是整个办公室工作的根本指导思想,也是筹办好会议和公务活动的前提和基础。? + H' y. V& U2 H 6 p2 o! }4 j4 u% T' q第二,注意围绕中心和全局工作,突出重点,兼顾一般。围绕中心、突出重点、兼顾一般,这是整个办公室工作都要遵循的基本原则,筹办会议和公务活动同样要遵循这一原则。$ z& X" `7 a2 `* Q7 v: A- N
2 M, p8 u0 @% |" m) m% H9 V! h' v1 N第三,加强协调,力求各方面都满意。服务对象是否满意及满意度高不高,是衡量办公室工作好坏的根本标准。筹办会议和公务活动也要力求做到使领导、机关和基层干部群众“三满意”。?* M- s' [" v! Q: |6 L7 f. z2 H: p
8 h6 O# O4 t( x8 E7 K( O, b第四,力求全面具体、周到细致,狠抓落实。筹办会议和公务活动是非常具体、细致的工作,如果哪一方面、哪个环节有所忽视或考虑不周,事到临头就很可能造成混乱,甚至有可能导致这次会议或公务活动无法进行。?7 P! r& D5 p3 }( Y5 v6 o; P
& Q" x7 R4 C1 D$ J& l6 F* d第五,力戒形式主义,注重实际效果。精简会议和公务活动,力戒形式主义,注重实效,这是筹办会议和公务活动的一条重要原则。? % X0 {9 o) Z( V7 j. ?* S% d" J4 f2 e& Z$ k+ N E
三、做好公务活动和会议服务工作的基本要求 * {. F; w$ y+ D8 j 2 }2 w. R: p" a! L" {省委常委、秘书长于来山同志对领导公务活动和会议服务工作活动提出了六个字的要求:“规范、精细、严密”。贯彻这一要求,要做好如下三点:7 K k% A# F! [# W) V
* k6 R$ L }5 A( d' P' F( f三是要胸怀全局,做好预案。组织活动和会议一定要做好工作预案,这是活动、会议服务工作的行动指南。制定工作预案要立足于领导工作的大局去思考、筹划和安排,从全局工作的高度统筹谋划。在工作预案中,内容要简明扼要、类别分明、一目了然。对重要的活动和会议,要坚持会同有关部门提前“踩点”,演练活动程序,堵塞可能存在的工作漏洞,确保各项工作细致周密,万无一失。要充分发挥前瞻性和预见性,对一些要求较高、涉及面广、情况可能变化的任务,作出两套以上的工作预案,供领导决策参考和以备不时之需。工作预案经过领导批准后,还要从每一个侧面、每一个环节进一步细化工作方案。. |4 }% k. Y1 v ^9 F
7 Q- P2 { \; z四是要责任到人,落实到位。活动和会议方案确定以后,要明确分工、责任到人。要提前召开有关工作人员协调会,将工作方案中的任务分解,逐一明确相关事项和环节的具体责任人,并严格执行承办责任追究制,出了问题任何环节都要追责究果,严肃处理相关责任人。要认真做好活动和会议的通知工作。对准备时间充裕的活动和会议,可用文字通知,做到及时、准确,无遗漏;对应急性的活动和会议,因时间紧急,应采取电报、传真、电话等快捷的办法,要通知严密、登记完整;需要被通知单位反馈名单和提供有关材料的,要及时催办、收集齐全。 * A+ l' b' O5 A5 l8 L- Y9 C* ~4 G, a' t. x) v: `& w/ s0 u7 k- B
第二,认真实施,严谨有序,确保活动和会议服务工作顺利进行 k. x: s% w& B# s4 i Y. ?8 q6 k& U& B+ @# e) B
一是要精心调度,严谨有序。活动和会议服务工作是一个严密的系统工程,必须确保各个环节有机衔接、各项工作有序运行。对每一次服务工作来说,工作方案就是系统说明书和规范依据,必须不折不扣地执行,没有特殊情况、非经领导授意,任何人不得随意更改。在具体实施过程中,切忌“胡子眉毛一把抓”或者多头指挥、各行其是,一定要分清轻重缓急,统一指挥、精心调度,确保各个方面、各个环节、各项工作都能规范有序、优质高效地运转。 9 W1 }' M8 i$ L9 P& x* }" m% ? / Q2 V& l- b4 Y' r4 o二是要认真检查,及时协调。活动和会议服务工作内容繁多、任务繁重具体,在工作中必须加强检查督促,全面检查各个环节、各项工作的落实情况,确保每一项工作都能准确及时地落实到位。活动和会议服务不仅涉及办公室内部,同时还涉及上级领导、同级有关单位、下级有关地方,由于各部门、各单位工作职能、工作方式都有有差别,在服务工作中必须密切配合,及时做好协调工作,包括上下协调、左右协调、内外协调、前后协调等。办公室要主动、及时地协调各部门和各环节之间的关系,强调积极主动、相互配合,不推诿扯皮;强调服从统一指挥,发现问题及时请示,不擅做主张;强调全局观念、保证重点,不各自为政;强调与相关部门协商一致,不强加于人,努力实现最佳服务,发挥整体功能和效益。 % H, B7 E% L$ E, H! }* I / u- C; a M+ G1 Y& e/ e7 r& R三是要临机应变,拾遗补缺。活动和会议一旦开始,原则上都应一丝不苟地按照工作预案运行,但在实际工作中情况是千变万化的,比如上级领导机关临时通知召开重要会议或部署紧急任务、突然发生重大自然灾害、主要领导发出新的指示、服务工作的重要对象发生变更等,在此类情况下,办公室应以高度的责任意识,眼观六路、耳听八方,全面掌握各方面情况,及时调整和修改工作方案、工作程序、服务方式和相关的文件资料等,努力争取在最短时间内快速、准确地调整到位,做到在任何情况下都能保证会议、活动的顺利进行和圆满结束。同时,对事前考虑欠周全的细节和在工作中出现的具体问题,要及时拾遗补缺,对服务对象提出的意见和建议要认真听取,该说明情况的要耐心解释,该改进提高的要及时改进。3 E$ M! s4 i3 F$ O9 u9 {0 [
( a. F0 v5 N7 x6 @. A四是要严格保密,确保安全。活动和会议直接涉及领导工作的核心机密,做好保密和安全保卫工作非常重要。要重视对每一次参与服务工作的人员进行保密教育,强化保密观念,对承办过程要落实保密规定,制订有效的保密措施,运用先进的保密手段和高科技保密技术开展工作;对有关新闻报道要认真进行保密审查,未经批准,不得公开报道有关内容。同时要认真做好住地和交通安全保卫、食品卫生检查、医疗保健等工作,确保活动和会议的周到、安全、万无一失。 + b. J1 _! [5 a) S7 G( Q b0 q# D; f' v d% m6 I6 ~) u
3、及时总结,不断完善,努力提高活动和会议服务工作水平* R$ t ~; g. u7 _6 Z0 [
1 g1 B' |% d( l一是要检查催办,督促落实。为了使会议精神和领导批示迅速得到传达贯彻,必须认真做好事后的检查催办工作。检查催办是活动和会议结合后不可缺少的重要内容,是使会议和领导讲话落到实处、发挥作用的有力保证。这类检查催办主要有两种形式,一种是对某些比较单纯的具体工作的催办,这种催办主要应督促相关部门按要求尽快办结;另一种是对一些重大部署的督促检查,这种检查一般应按照正常的督查督办程序办理。在检查催办过程中,要特别注意信息反馈,不仅最终结果要向领导报告,在落实过程中发现有值得重视或需要解决的问题,也应及时报告领导,以便妥善处理。$ S+ V+ s% n Q. S" }1 z# h
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二是要收集资料,归类建档。要及时把活动和会议服务工作的签批件、工作方案、文件、简报、会议记录、音像资料等一整套原始资料收集齐全,按规定归档管理。要特别注意收集和积累活动和会议涉及到的人员、部门和场地的基本情况,比如:出席各类会议和活动人员的情况,包括各领导机构的人员构成、排序及联系电话、联系人,各活动、会议场所的分布、容量、设施及道路交通情况,礼堂、会议室及主席台的大小、座位摆放条件,等等,形成尽可能完善的资料库和联系网络,以便于今后查阅使用。6 N9 Q! c/ _' t: n. C v( p3 R% d
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三是要总结经验,举一反三。每次活动和会议结合后,要及时对服务工作进行认真总结。对好的经验、好的做法要坚持和推广;对工作失误和纰漏要认真分析原因,追根究源,吸取教训,并举一反三,制定相应的改进措施。要针对服务工作从简单到复杂、从固定到流动等一系列新情况、新变化、新要求,努力探索和把握其内在规律,不断改进工作方案。同时,要适当组织外出参观学习,加强与外地办公室系统的工作交流,认真吸收和借鉴外地好的做法和经验,开阔视野,拓宽思路,取长补短,共同提高。; U. E- f- m) @- I. o, |
) H: B# V _% i$ e2 l+ m四是要完善制度,规范管理。在总结经验教育的基础上,对已有制度及时进行修订、增补,使之更加完善、适用,以增强活动和会议服务工作的规范性,减少随意性。要根据工作实际的需要,制定和完善各种活动和会议服务的工作流程、工作规则等具体制度和规定;要充分运用已有的现代化办公条件,开发、应用和推广会务管理系统、活动服务管理系统等计算机软件,推进服务工作的程序化、自动化管理,不断提高工作质量和效率,使活动和会议服务工作日趋科学、规范、有序。: C- y3 q: J) Q1 f8 B4 k; y* @. v
; `: c# T/ o. a" P/ v- l 四、与公务活动和会议服务有关的几个具体问题?' P0 W- t) u X1 y* u
5 ]9 c) Y( m- w1 l% i6 o2 L# Z) Q 1、人员排序和座次安排问题? - a/ D; Y) Y8 j; s u; K6 c1 S3 }5 W. {' Y9 {6 v6 w
排序方案主要有两类:2 z4 j; Z1 i$ C8 b- b
3 H0 m5 T0 B4 c0 h5 V
自下而上产生的一般按姓氏笔划排序;4 P" ^0 R0 e, `4 }$ Q