! N9 x" D9 }1 V1 P0 `# s; ]6 Q4.无纸化办公在新型综合办公室的横向发展。* M& k- ^& E- Q: Z, |- h( v7 a
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随着无纸化办公的发展,信息管理水平的不断提高,将为档案管理工作带来重大变革。因为上级单位的各类文件和材料的流转不使用纸质方式。所以笔者所在的单位指定专人负责对电子文件的收集、积累、归档实行全过程管理,保证管理工作的连续性,但存档还是以纸质形式进行,无纸化办公对档案管理提出了新的挑战。7 f4 |( ?" Q3 e/ v& q4 a3 i
. c" c0 c7 l! }. P5 W) z) N4.1档案部门参与归档工作的新挑战。无纸化办公,与以往的纸质文件归档既有相同的地方,又有不同之处。相同的地方是归档流程相同,但归档的介质有所变化,转变成电子文件,与纸质介质不同。负责档案管理的档案室档案种类繁多,办公自动化产生的文件只是文书档案整理归档来源中的一小部分。档案室如果已经实现档案信息化,借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段,就可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来,将电子文件导入档案信息管理系统,由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。+ Q, k) i) j+ Y `; D' \( Z
$ [0 D% |9 w/ B+ n, j4.2电子文件档案利用的新挑战。电子文件的查询利用将是无纸化办公的重要组成部分,档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。档案利用人员能够申请查阅,提交的查阅申请能够实现流程化,并实现多级审批,档案管理人员能够审批的可以直接审核,需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批;审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记,利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能,必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读,不能由其它软件打开阅读,避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制,授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。 5 r; y7 |/ e, J/ P+ n3 x
! m8 z5 }9 D$ v E/ ]3 N: N档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法,使档案资源得到充分利用。 2 [+ v1 `" k& W1 f, V4 F
& X5 x( |. n0 y/ Q6 M+ B2 I4.3电子文件保管的新挑战。电子文件整理归档后,能够借阅和利用,但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化,都会给档案管理部门带来新的管理规范。 / E. ^1 R) B: Q3 r- m. n
9 c1 R4 f: \& J由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性,电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中,为保证电子文件的安全性,避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失,最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份,并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份,而且还需要对备份的数据进行刻录保存,有条件的还可以进行异地备份,保证档案数据和电子文件的绝对安全。 % K: w2 E8 S) G7 q( w: a! }) X' n
电子文件需要依靠计算机、数据库的支持,同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定,电子文件才能得以正常利用。 3 ~+ X* m4 C% u7 { 9 C1 X- E5 w$ v) O5 d Y5.结束语 5 {# I! N c! m. G9 { 9 l' K7 J0 @- s8 `办公自动化系统是人处理信息的系统,人是系统第一因素,以笔者为例,除了传统办公室的工作外,现在又要承担系统管理员的工作。然而办公室是领导进行决策的场所。领导做出决策,发布指示,除了文件上的往来之外,更深层的工作,实际上是信息的收集、存储、处理,从而辅助领导做出决策,信息是现代社会的宝贵资源,正如世界著名学家阿尔温.托夫勒预言:“谁掌握了信息,控制了网络,谁就掌握了整个世界。”信息时代的到来,给秘书工作既带来难得的发展机遇,又遇到严峻的挑战,迫切需要提高信息素养,通过办公自动化系统开展秘书工作,以提高为领导工作服务的效率和质量。文/魏冉 " b( h4 x8 R3 h " E+ c% x1 d, [! x3 D# j. N& b : R& |4 q6 k" ~ h( w. O; x8 b , [8 X9 c6 g1 p0 Y7 t