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标题: 浅谈如何当好办公室综合科秘书 [打印本页]

作者: 河南老秘 时间: 2012-2-5 10:13
标题: 浅谈如何当好办公室综合科秘书
综合秘书在企业中担负着参谋助手、办文、办会、办事等主要工作职能。由于工作涉及面较宽，随机性强，对秘书的综合素质要求较高。正因为此，当好综合秘书要有过硬的文字功底、超前的谋划能力、良好的沟通能力和信息汇总传达能力。

一、勤于学习，提高综合素质

秘书工作对于综合秘书的综合素质要求较高，不仅需要有写作、经济、管理、政治、法律等各方面的专业知识，更需要有过硬的文字功底，敏锐的思维和一定的前瞻性。

首先，一个合格的秘书必须具有过硬的文字功底。文字功底是一个合格秘书必须具备的基本功，也是秘书最重要的看家本领。所谓“基本功”，就是起草日常各种公文写作的基本能力，包括机关公文的种类、格式、行文规则、写作要求、处理办法等等。实践证明，要想尽早通过文字关，最好的办法之一就是要做到“三勤”，即勤积累、勤练笔、勤比较。勤积累，就是要求秘书时刻留意日常学到的、看到的有价值的东西并及时摘抄积累，方便日后备查、方便引用和学习。在日常工作中，秘书人员应主动积累与企业相关的国家、省市领导重要讲话和重要言论、单位领导经常强调的内容，管理格言，廉政理念，公司或者行业大事、要事、重要科研成果；企业生产经营情况和先进典型等，并分门别类，归纳总结。所谓“勤练笔”，就是从日常通知、请示等小公文写起，反复模拟训练，不断练笔，不断总结，才能有所进步。所谓“勤比较”，就是反复研读那些质量较高的文稿，看看人家怎么写的，设想如果自己来写会写成什么模样，从中发现自己的不足。在工作中，一个比较好的办法就是要及时把自己起草的、领导改过的稿子好好保存下来，然后逐段逐行逐字逐句地进行对照分析，仔细研究，努力体会其中奥妙，并从中获得启发和教益。

其次，要具有敏锐的思维力。秘书人员要有一定的思维能力，要能及时从领导口头或者讲话中捕捉到有用信息，做到脑子反应快、完成任务效率高。尤其是在完成领导交办的公文写作时，接受任务的时候，秘书必须快速反应，迅速弄清楚领导的想法、目的、意图，并根据领导平时习惯和工作重点深悟领导意图进行起草，只有这样写出的材料才能符合领导观点和想法。

第三，眼光要有前瞻性。文秘人员作为领导的得力助手，办任何事情都要用发展的眼光看待问题，尽可能看得长远些，高度一定也要站到位。例如，为领导起草一个新建项目奠基仪式讲话稿，就要站在讲话者的角度或者高于行业的高度，用统领行业的眼光去“说话”，也就是说，站位一定要有高度和前瞻性。

二、敏于思考，时刻超前谋划

秘书尽管不是领导者，不是决策者。但需要站在领导的高度去观察和分析问题。所以，秘书应努力学习领导所掌握的各种知识，努力像领导那样敏于思考，时刻超前谋划，以充分发挥助手作用。

秘书的助手作用更为重要的表现为帮助领导出谋划策，尤其是公司行政机关的综合秘书。作为一个秘书人员，一定要勤于思考，善于思考，找到解决问题的最佳方法。如，领导近期关注的公司大事、遇到的重大决策、棘手问题等，秘书都可以从日常的接触中了解，针对这些问题要有重点的查找资料，想领导之所想，努力为领导提供可借鉴的意见。再如，领导布置某项工作之后，作为秘书要努力超前考虑，尽可能按照模拟实际的样子想得仔细一点，努力查找并发现其中的关键点和更好的做法。“作为一个秘书，手脚可以不动，但是头脑不能停止思考”正是对超前思考的做好诠释。

除了勤于思考以外，秘书人员无论做什么事，都要掌握一个尺度，讨论问题或者形成材料不掺杂个人感情，努力做到公正全面看待问题等。

三、加强沟通，了解领导思想

秘书的工作重心是服务领导，而做好服务工作的关键之一就是要主动与领导沟通，及时了解领导所思所想，努力做到想领导之所想，关注领导之所关注。能否有效地与领导沟通和服务的决定因素有秘书的能力、品德、性格等，这些是搞好同领导关系的基础。

能力，即业务能力，这包括秘书的一定政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思列定主义理论修养，认识问题的能力，对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力、办事能力、办公自动化水平等等。这些都能达到熟练程度，一旦接到领导任务，在最短时间内立即高质量完成，取得领导的认可，日积月累才能在领导心中留下精干的好印象，也就有了与领导搞好关系的基础。

品德，秘书的职业道德，即爱岗敬业、安心工作、为事业献身的精神，严格按领导意图办事和处处谦虚待人的精神，以及埋头苦干、爱岗敬业、任劳任怨、苦中作乐的敬业和奉献精神。

工作中，为处理好同领导的关系，非常有必要关注领导所关注的工作或事情，如果能在领导交流中正确阐明自己对领导关注问题的看法和见解，或者处理问题的办法，会更加得到领导的赏识，与领导的距离也将进一步拉近。工作上如此，其他事情也是如此。

此外，作为一名秘书，时刻要有保密意识，在没有正式形成文件和下发之前，严守秘密，不做任何泄露等等。

四、收集信息，及时反馈领导　　

秘书人员作为领导身边的工作人员，其工作的服务性、辅助性等性质决定其必须要做好信息的“上情下达”与“下情上达”等工作，而领导工作布置安排之后的进度跟踪、效果收集和反馈则是“承上启下”必不可少的重要环节之一。同时，秘书人员的跟踪反馈对于领导的决策有着重要的参谋作用，良好的信息反馈方式将有助于领导决策。

首先，要对领导安排的工作的进展、落实情况进行持续性跟进及追踪处理。秘书人员的有效跟踪能够及时了解公司政策的落实效果与主要工作的进展情况，为领导决策层提供准确有效的反馈信息。因此，秘书人员开展跟踪工作要以服务决策为根本出发点，紧扣本单位的工作中心、段性重点工作及领导关注、群众关系的工作，并深入实际了解和掌握真实情况，及时向领导反馈信息。

其次，要善于从本公司全局和战略高度出发，关注领导分管工作，以及涉及单位重点、热点问题，分清轻重缓急，分别做好各项工作的跟踪工作，努力变被动服务为主动服务、超前服务。

第三，秘书人员要本着对组织、领导、群众与本人负责的态度，合理筛选和反馈信息。因此，秘书人员要做好筛选工作，剔除无效信息，保证有效快速反馈给领导和公司决策层，秘书才能真正发挥应有的作用。文/马晓伟

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