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标题: 说说文秘人员必备的“听。说。读。写”能力 [打印本页]

作者: 夜归人 时间: 2012-3-19 15:11
标题: 说说文秘人员必备的“听。说。读。写”能力
听说读写，是文秘人员提高领悟能力和表达能力的基本途径。下面，就文秘人员的听说读写，讲一些粗浅的看法与体会。

一、心领神会听好音
听，是指敏捷接受并正确理解信息的应变能力。研究表明，信息交流花费在听力上的时间超过60%，其余时间才用在交谈、阅读和写作上。由此可见，听对于文秘人员搜集信息，了解情况，具有不可忽视的作用。口头语言是声音和意义两个部分组成的。由于语音的线性排列与语义的多通道、全方位无法比拟，使我们很难一下子就听出说话人的根本意图。这就需要我们反复揣摩，认真领悟，透过语音听语义。

（一）听好领导的话。领导所处的位置高于秘书，工作经验与生活阅历比秘书丰富。领导所讲的话，是秘书必须听从、必须谨记、必须落实的。领导讲话时，秘书必须管住觜巴，只听不讲，全神贯注，专心静听，不仅用耳朵来吸收声音，而且要投入整个身心来理解。领导讲话，有时直言不讳，一听就懂；有时闪烁其词，意在言外。文秘人员在这种情况下，不仅要注意倾听领导话语的外在信息，注意观察说话时的一颦一笑、举手投足、眼波流转、神色变化等信号，还要从当时所处的特定语境，依靠经验、背景知识去揣摩意会，听出领导的言外之意、弦外之音，甚至难言之隐，真正领会话里话外的全部含义。
会议纪要或会议记录是文秘人员一项日常性的工作。据专家研究，一般的听众听完10分钟的演说后，能记住内容的一半，两天之后只能记住25%。这就要求我们边听边记，边记边想，不仅用笔记，还要用心记。有的秘书起草的会议纪要，不得要领，一塌糊涂。这除了文字表达方面的原因外，与没有细心倾听、认真记录、反复思考有很大关系。比如，有些秘书参加会议时，对别人的发言，似懂非懂，一字不记；对领导讲话，一知半解，只记标题。这怎么能够起草出符合领导意图的会议纪要呢？

（二）听好同事的话。由于同事与文秘人员所处的岗位不同，熟悉的情况不同。听好同事的话，把同事当做良师益友，是文秘人员掌握情况、取长补短的重要途径。文秘人员听同事说话时，不仅要专心致志，而且要主动参与，鼓励对方把话说下去。如边听边伴以“嗯”、“是”、“对”等有声语言，或通过微笑、点头、目光交流等势态语言表示赞同和肯定；或适当插话，与对方在情感上彼此沟通，营造一个亲切友好的谈话环境。

当然，秘书也要冷静分析、正确对待同事的话。比如：有的同事可能批评你是书呆子，只爱读书，不善交际；有的同事可能表扬你勤奋好学，独善其身。有的同事可能批评你写的材料严谨有余，活泼不足；有的同事可能表扬你写的材料文从字顺，有条不紊。这就需要我们认真鉴别，想想这些评价是站在什么角度，出于什么用意；想想这些话与自己的工作目标有何异同。只要是站在全局的高度，出于促进工作的目的，并且与自己确定的目标基本吻合，就应该积极采纳，认真改进。否则，就只能留作参考了。

（三）听好群众的话。人民群众是我们的衣食父母。“父母”的话肯定要听。但由于“父母”与我们的年龄不同、文化不同、职业不同，对问题的看法也有所不同。这就需要文秘人员善于从人民群众的话中，听出哪些是事关全局的问题，哪些是部分人关心的问题；哪些是合情合理的要求，哪些是蛮不讲理的要求；哪些是民意、民情、民生、民利的反映。凡是代表着广大人民根本利益的话，都必须引起我们重视，都必须给予高度关注和认真答复。

二、雅俗共赏说好话

第二次世界大战时，西方人深知语言艺术的巨大威力，曾将舌头和原子弹、金钱称为三大战略武器；到了今天，又把舌头和美元、电脑视为赖以生存和竞争的三大战略武器。出人意料的是，高新科学技术取代了武器炫耀，而“舌头”的地位竟丝毫没有动摇。这也印证了我国古代的一句名言：“一言之辩，重于九鼎之宝；三寸之舌，强于百万之师。”

一个企业或事业单位犹如一架机器，说话犹如润滑剂，它渗透、滋润着各个零部件；没有润滑剂，机器根本无法运转。秘书部门是一个单位联结上下、左右、内外的枢纽。可以说，一个单位的全部工作都离不开秘书部门的参与，搞秘书工作也就离不开说话。秘书需要说话，是由其工作性质、内容、作用决定的。秘书要为领导的决策及其实施服务，要汇报工作、传达指示、开展调查研究、传递信息、接待来访，处理日常事务等，除部分使用书面语外，大量运用的是口头语言。

文秘人员口头语言必须遵循以下三个主要原则：

1、标准规范。秘书部门素有“门面”、“窗口”之称。人们往往从一个单位文秘人员说话的态度、内容、方式、效果来判断这个单位的工作水平。文秘人员的说话关系到一个单位在公众心目中的形象。所以，文秘人员口头语言必须标准规范。
所谓标准规范，主要是指词汇的规范化和语法的规范化两个方面。一是词汇的规范化。文秘人员在工作语言中应尽量使用共同语中的词汇，慎重、规范地吸收和使用方言词汇、外来词、古语词和新生词。二是语法的规范化。遵守搭配规则，防止搭配不当；保持成份完整，避免残缺不全；注重前后关系，正确排列语序。

2、词简意达。语言简明是一种艺术。恩格斯在马克思墓前的演说不过1200字。其中第一句话是：“3月14日下午两点三刻，当代最伟大的思想家停止思想了。”这句话才24个字，但提供的信息却十分丰富。它交待了马克思逝世的确切时间，表达了作者对马克思的无限敬意以及对马克思的高度评价。

要做到词简意达，就必须注意选词的准确，去掉口语中的口头禅、重复罗嗦、拿腔作调等语病。同时，还要努力消除语言中的歧义。消除歧义的常用方法有：一是更换词语，二是更换句式，三是利用上下文联系使表意明确。例如：①有关领导/应当处理；②通知开会的/还没到。例①中“有关领导”有两个意义，一是施事主语，处理别人；二是受事主语，被处理。如果要表达第一种意义，可改为“有关领导应当处理某人或某事”；如果是第二种意义，可改为“应当处理有关领导”。例②中的“通知开会的”可以是发通知的人，也可以是接受通知的人。

3、措词得体。《论语•乡党》中曾记载孔子在各种不同场合对语言表达得体适度的高超艺术。他同家乡父老在一起说话，总是表现得恭顺和似不善言；在宗庙仪式或朝廷上，总是明白流畅地说话，只是说得不多；上朝时，君主来到以前，同下大夫说话，总是表现出温和而快乐的样子，同上大夫说话，总是表现出正直而恭敬的样子，君主来了之后，则表现出恭敬而不安的样子。作为文秘人员，应该在各种不同场合，综合把握和运用适位、适人、适时、适情，而且做到适度，从而使自己的交际语言能做到得体。

——对上级的语言原则。处理好与领导的关系，是每一位文秘人员所面临的现实问题。要协调好同领导的关系，文秘人员在说话时应注意以下三点：第一，由衷地尊敬领导。文秘人员必须端正为领导服务的思想，主动、创造性地做好服务工作。决不能自恃有才干，以己之长比领导之短，说话中带有自吹自擂之意。第二，全面地了解领导。文秘人员对领导的工作习惯、性格特点乃至兴趣爱好，都要了解。文秘人员同领导相处，主要是一起工作，但闲暇时也可以谈心、聊天，山南海北，无所不谈。例如，朱德喜好栽培兰花，秘书对他培育的兰花很为欣赏。有一天秘书说：“总司令，不知你能不能送我一盆兰花？”朱德说：“当然可以。不过，你得学会养育，不然会枯死的。爱兰的人，送花如送子，不愿看到它有什么不幸。”秘书说：“我一定会向种兰的人请教，把兰花养育好。”这段话谈的不是工作，而是兰花。但秘书与朱老总之间的深厚感情，朱老总寓意深刻的教诲，秘书对领导的尊重与爱戴，充溢其间。第三，真诚的劝谏领导。首先，要根据对方的思想水平、接受能力等因素，考虑采用不同的方式，或直言相谏，或婉言相劝。其次，要选准时机，选择领导心境最佳的时机进言。当然最后的决定权，还在领导。领导未被说服，文秘人员也就只能下级服从上级了。

秘书除了协调与领导的关系外，还要协调领导者之间的关系，特别在中、下级机关单位，常常是一个文秘人员同时为几位领导人服务。文秘人员工作在领导者之间，对领导布置的工作，不可厚此薄彼，而要一视同仁。由于对问题的认识不同，处理方法的差异，领导者之间产生分歧和矛盾，不足为怪。因此，平衡领导者之间的关系，是文秘人员一项艺术性很强的协调工作。实际工作中，行之有效的协调方式有：

① 提醒式。两位领导的决定相抵触，却都要文秘人员去执行。这时文秘人员可以提醒后作决定的领导，前面已有决定，是否共同研究一下？也可提醒先作决定的领导，今后再作决定，最好与有关负责人互通情况，协商一致，共作决定。
② 忍耐式。某领导对另一位领导有意见，不直接给对方提出，却批评文秘人员，说文秘人员的某项工作处理如何不当。文秘人员此时不要分辨解释，更不可说“这件事是某某布置我这样做的。”而要以大局为重，有充当“出气筒”的气量。
③ 撤火式。某位领导因另一位领导的工作失误而大发雷霆，说些过头话。文秘人员万不可火上浇油，推波助澜；而应为失误的一方说点公道话，给发火的领导泼点冷水，撤撤火，使之冷静下来，恰当地解决问题。
④ 保密式。文秘人员夹在几位领导之间，对他们之间的矛盾最了解。文秘人员要将这些作为“最机密的材料”，装在脑子里，
对谁也不能说，更不可借此搬弄是非。

——对同事的语言原则。第一，不要随便对同事进行褒贬。第二，不要对同事的某些隐私津津乐道。第三，讲话中不要以自我为中心，一味地自我标榜或倾吐苦衷，如自己对待工作如何认真，自己的工作又如何艰苦等等，这很容易导致周围同事的反感。第四，注意说话语气，多用陈述句和一般疑问句，少用或不用祈使句和反问句；多用委婉的商量语气，少用或不用命令式语气。例如，某个人曾因“你懂吗？”的口头禅而被人看作是个骄傲的人。后经人提醒，他把“你懂吗？”改为“你说呢”。果然，人们改变了对他的看法。其中的道理就在于“你懂吗”语气生硬，有一种居高临下、盛气凌人之态；“你说呢”虽然语义差不多，但语气委婉，显得礼貌亲切，所以效果也就大不相同了。

三、学以致用读好书

“社会也是学校，一切要在工作中学习”。文秘人员大都是科班出身，或专科，或本科，在学校里读过不少书。走向社会，才发现所学专业知识，或许只有十分之一能够应用于实际工作，剩下的十分之九“要在工作中学习”。
我认为，要成为一个合格的文秘人员，关键是要读好理论，读好政策，读好语法，读好文史，由此及彼，触类旁通，既要钻进去，又要跳出来，把吃进去的知识，变成自己的思想再吐出来。在此，我向各位同仁推荐一些书刊，并讲一些读书的心得体会。

1、理论方面：《老秘网》设立了时政热评、经济论从、写作教程、老秘问答、思想观潮、民主法治、哲理社会、史海勾沉、科教文化、国际战略、学术视野、连线学术等栏目。去年以来，我在“经济论丛”浏览了很多文章，如《“三农”问题的历史渊源、国际现状和全球化对策》、《从司马迁到班固——论中国经济思想的转折》、《中国与欧美政府经济职能演进的历史比较》、《中国县域经济转轨中的四大矛盾》等等；并结合老秘网特色，推荐发表了县政府领导署名文章《“三农”的出路在“三化”》、《政府与市场共舞》、《发展县域经济的理性思考》。

2、政策方面：《湖南政报》是党中央、国务院及省委、省政府现行政策的窗口。其内容和形式，都是文秘人员应该遵循的典范。有些秘书搞不清党政公文的套路与格式，多看看《湖南政报》，应该会受到一些启发。

3、语法方面：《现代汉语“构件”语法》，认为构件（词、词组）是组成句子的直接单位，并以构件观分析了语段和篇章，与传统语法大不一样。以“构件”语法可以看出语段中存在的语法错误，并找到恰当的修改方法。

4、文史方面：《毛泽东瞩目的风云人物丛书》，整理汇编了毛泽东在他的著作中和各种场合评点过的帝王宰相、文臣武将、世界名流、文人骚客，既有毛泽东评点，又有人物小传和作者点评，较好地总结了历史经验，普及了历史知识。另外，省政协主办的《文史博览》杂志，也值得一读。

“书山有路勤为径，学海无涯苦作舟”。当今时代，是信息时代。理论、政策、语法及文史等方面的典籍和著作，实在是不胜枚举。勉强所举的目的是为了抛砖引玉，希望同仁们进一步重视学习，加强学习，缺什么，补什么，用什么，学什么，为提高自身素质，吸取丰富的营养，打好坚实的基础。

四、精益求精写好文

“文秘”是“文字秘书”的简称。写好文字材料是文秘人员的首要职责。虽说文字材料的好坏，没有固定的标准，甚至领导署名文章以领导满意为标准，投稿的材料以刊物发表为标准。但是文秘人员应该树立“精品”意识，不仅做到领导满意高兴，还要做到群众喜闻乐见；不仅做到编辑采用，还要做到读者欢迎。文秘人员几乎天天都与文字材料打交道，对写材料也各有各的看法，各有各的体会。下面，结合工作实际，简要谈谈如何写好政务信息、典型材料、会议讲话、理论文章等材料，供各位参考。

（一）大中取小，写好政务信息。信息可以用最精炼的文字将最充实、最精彩的内容直接了当地表达出来，其篇幅一般应控制在500字以内。写好信息，是秘书的基本功。

（四）虚实结合，写好理论文章。写理论文章，一般自己心里要“跳三下”才动笔。第一跳是碰到一些有意义的事情，引出一个重要而紧迫的话题，心里跳了一下，如鲠在喉，不吐不快。第二跳，是对这个话题进行全面深入的思考，悟出一些道理。第三跳，是在前两跳的基础上，再跳一下，跳出一个好标题。标题是文章的脸面，没有好脸面，谁都不想多看一眼。写理论文章，还要讲究虚实结合。可以说，碰到的事情是“实”，悟出的道理是“虚”，对事情的陈述“实”，对道理的阐述是“虚”。只有做到以实论虚，虚实结合，才能写出集理论指导性与实践操作性于一体的好文章。

秘书自己署名的理论文章并不多见，其原因可能是秘书不宜发表什么理论；既使发表出来，影响力也不大。但是，秘书代领导起草理论文章，却是一件非常有意义的事。一方面，起草得好，领导认可，对自己是种鼓舞。另一方面，发表出来，提高了领导的知名度，指导并推动了某项实际工作的开展。

以上所讲，很难“举一斑而窥全貌”。大中取小、吹沙见金、有的放矢、虚实结合等方法，不是只适合某一类文章的写作，也不是写好某一类文章的唯一要求。但是，只要真正掌握了心领神会、融汇贯通的学习方法，真正树立了精益求精的写作态度，就一定能够写出雅俗共赏、人人称道的好文章。

作者: wblcj 时间: 2012-3-19 18:00
好文章，小学生的听说读写与我们更为适用

作者: cyt 时间: 2012-4-8 11:53
经验之谈、经典之文、经国之大业，不朽之盛事。

作者: cecilia 时间: 2012-5-21 21:17
写的真好，多多学习~~~

作者: 勿忘心安 时间: 2012-5-22 10:01
好文章，感谢楼主！！！

作者: 風筝╙╮yin 时间: 2012-8-25 00:01
文章合为时而著，有感而发吧

作者: syymj820111 时间: 2012-8-31 15:54
好文章

作者: jinjiaoling 时间: 2012-9-2 08:39
极好的心得体会，谢谢与我分享。。。。。。。。。。。。。。

作者: km长腿 时间: 2012-11-17 16:07
很有必要补习一下的知识，谢谢

作者: fengld 时间: 2012-12-11 15:51
机关文秘人员要有综合能力,要成为杂家,所以,听说读写样样要有一手.

作者: 合肥林园 时间: 2012-12-19 17:34
听，说，读，写，文秘人员必备的技能，但要真正学透学精，灵活运用，不容易。

作者: 小明 时间: 2013-1-21 22:47
学习学习！！！！！！！！！！

作者: 依米萧萧 时间: 2013-1-22 16:14
学习啦，好东西，书山有路勤为径，学海无涯苦坐舟

作者: loya71 时间: 2013-2-26 15:02
谢谢老秘们，学习中……

作者: 时间飞鸟 时间: 2013-3-23 14:37
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