标题: 如何做好办公室这些事儿？ [打印本页] 作者: 老猫 时间: 2012-3-19 16:07 标题: 如何做好办公室这些事儿？ 办公室这些事儿千头万绪、琐事缠身、没有规律，这就要求办公室人员谦虚谨慎、戒骄戒躁、泰然自若，有效把控开展工作的原则性、灵活性、有序性，不能置工作于忙碌、盲目、迷茫的状态。 4 u4 V" k0 K1 ^ 4 q6 V/ F& J0 r 如何做好办公室这些事儿？ $ ?2 ?2 y, ?. D- y+ y ! v5 m( M; ~7 O+ _4 L 其一、提升软实力，发挥服务职能 7 p- u Z" L/ M& F * _2 S' M" e' d' v2 S2 z' r7 H 办公室，从企业组织架构看，处在承上启下、沟通内外、协调各方的枢纽地位。办公室工作，从企业内部管理看，是参谋助手、服务窗口、后勤基地。因此，办公室人员要树立“为全员服务”的意识，融通高层、中层、基层及来访者。1 U. X3 p! b0 u2 g
' @& R4 X# |+ B5 Y8 O 为高层服务的职能，就是为领导制定战略提供信息、整合资源；为领导决策选主意、出主意；为领导催办、查办、督办任务的执行；为领导选人才、育人才、用人才、留人才，如司机岗位，就要甄选会扮演、能扮演“驾驶员、服务员、警务员”的对象。有重要的事情要提醒领导办理、重要的信息要及时向领导汇报、紧急文件要提醒领导批阅。站在全局的高度、领导的角度，想领导之所想、之应想、之未想。有时候，领导一天里要参加多个会议或活动，要与相关部门有效沟通，做好时间管理、行程管理、外交管理、信息发布管理。; n% ^4 T2 k. l) d( d; o
& b D$ }4 b1 m z& O' x 为中层服务的职能，就是主动与公司所属各单位加强沟通、互通信息、密切合作、营造和谐氛围，了解他们工作中的需求和瓶颈问题，积极为他们排忧解难。认真搞好协调服务，凝聚人心，集成战斗力，为公司运营提供更可靠的保障。( w3 o/ s: ~2 X8 o0 S$ o
o" G( W: w5 k4 L c 为基层服务的职能，对基层员工要给予财施、法施、无畏施；对基层的报料，要及时转交有关领导或组织有关部门办理；对基层请示或反映的问题，要耐心倾听、给予答复或解释，能够解决的要马上办理，不要拖沓。积极创造良好的工作环境，让员工更好地为公司创造效益。 $ B% [0 U4 q1 `0 s0 e , {3 F5 A& Z' ~" L$ x* X 为来访者服务的职能，就是要树立“接待是第一生产力”的服务意识，做到一张笑脸相迎、一把椅子请坐、一杯清茶解渴、一颗诚心服务、一声珍重再见。用饱满的热情接待股东、员工、顾客、供应商及社会各界的来信来访。让股东单位有信任度，让员工有支持度，让顾客和供应商有满意度，让社会各界有认同度。% e. k- i; P# E5 |! F
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要充分发挥服务职能，就需要办公室人员加强学习，提升自己职业化的工作道德、工作态度、工作形象、工作技能，夯实自己的软实力，学会思危、思变、思退。还需要集办公室工作要求的主动性、工作性质的辅助性、工作开展的灵活性、工作落实的原则性于一身，方能连横合纵、捭阖有度；方能如鱼得水、举重若轻。' C/ c2 u) U2 n7 v: \8 x
# C$ L- f: q" Z, ?' X, |( [& t6 y 其二、提升执行力，发挥监督检查职能9 ~3 c3 o, O' v8 Z4 J" ]/ E1 S6 c
' Y* A: M. f. | 员工不做你希望的,只做你检查的。检查力就是执行力，不检查等于不执行。执行力就是贯彻公司战略目标、领导意图，完成预定战略目标的操作能力，是把企业战略规划转化成为效益的关键。2 u9 q/ v0 k0 N. I# X' B
1 j0 M/ X* h1 W4 Q: u+ O$ x 发挥督促检查职能，就是要求办公室人员督促检查公司所属各单位及时完成各项工作任务，发现问题及时向领导反馈。用大战略、大目标、大格局、大思维、大出路导航，抓好重心工作、重要部署、重要会议、重要文件和领导批示件的督促检查，把好政策执行关、工作程序关、文字材料关，从而推动公司高效运转。! Y5 i& t- N, j5 u9 h
7 n+ m+ ^+ N. \) P. N 一是把好政策执行关。对上级的有关政策和指示要认真执行、不折不扣、不乱表态、不迁就照顾。譬如，接待费用是合理的，是必需的，经审核就可以支出；有的车辆维保费用是不合理的，经审核就不能同意支出。3 d: w9 D6 H7 i
( Q7 {+ }* \% o: o1 B* E7 {7 o3 T H) } 二是把好工作程序关。无论是办文、办会，还是办事，都要按规定办、程序去办；要认真去办、用心去办。办文，起草文稿要仔细推敲，语言表达简介有力，审阅文稿要细心缜密，收发文件流程办案，签批文件及时规范，行文不越级，请示不多头报送，文件不直接报送领导个人等。" M" j# x: |( X. N5 T% I T
( U8 ]0 K6 h% @! ? 办会，要细准备、定议程、发通知、开会议、勤服务、做记录、划任务、定责任、限时间、发纪要、抓落实、重检查、做流程，吃透领导意图、把握会议主旨、着眼发展态势，将领导意图和任务布置融会贯通，确保召开高效会议。* N1 o' W0 y! }% i' k: N/ m7 o2 y
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办事要求谨慎、高效、灵活。既要参照管理标准、工作标准、技术标准执行，还要沟通、圆通、变通，还要知轻重、知主次、知进退，还要明职责、握分寸、拿火候，还要不干预、不盲从、不糊涂。有的事先报告后做，有的事先做而后立即报告，有的事边做边报告。乱了程序，会欲速而不达，影响工作的进程。3 i7 B* v! Y- n" } d' O
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三是把好文字材料关。办公室承担着文稿起草、传真邮件收发、请示报告等文字业务工作，对各种文字材料要字斟句酌。特别是领导事情比较忙，没有时间再去仔细审阅，我们更要认真把好关，让领导签发文件时更放心。( f* j9 {. M: ]% `
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发挥监督检查职能，就要求办公室人员提升自己的洞察力、思考力、组织力、领导力，具备战略眼光、总揽全局、经始大业、理事自若的韬略，还要具备核心竞争力：别人不知道的你知道；别人知道的，你比他知道得更多；做别人不愿意做、不能做、不想做的事；看别人看不到的地方；算别人不会算的账。: o3 g8 C; ~5 J, @1 O P5 B7 j
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其三、提升合作力，发挥综合协调职能。2 p- T y9 o$ R9 Q; V
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合作的前提是要求办公室人员要着眼全局，统筹兼顾，树立“尊重为本”的意识，即尊重上级，保贯彻有力；尊重下级，保鼎力相助；尊重同事，保密切配合；尊重敌人，保和谐氛围；尊重客户，保企业利润；尊重所有人，保驶万年船。1 `, N6 D$ c; \! M2 H0 R4 n3 |" n
. ?: D, b, o, J) m( o 提升合作力，就是协调上下级、各部门、各科室、各班组，促使政令畅通、贯彻有力，当上级要求与实际状况不一致时，能够找到结合点；当领导之间不一致时，能够找到相同点；当部门之间不一致时，能够找到平衡点。确保各项工作又好又快的推进。2 Z2 E% W" A9 W) H. W' p/ y
: G/ v- A9 i# g- |6 |6 A: O 要发挥综合协调职能，这就要求办公室人员提升自己的影响力、协调力、整合力、咨询力，树立“不以事小而不为、不以事杂而乱为、不以事急而盲为、不以事难而怕为”的意识，打好“游击战”，没事做就“游”，“游”就是走动管理，上下协调，了解公司动态，有事做就“击”，“击”就是集中目标，循序渐进，有的放矢，运用“游中击、击中游”的战略战术，不断累积经验，为解决办公室这些事儿，选取合适的主意、用合适的对象、在合适的时间、采用合适的方式、从合适的角度、解决目标任务。- f6 _* U' k: c