! [$ t3 v( ~- y8 i0 ?+ u2 B１．掌握基本状况．秘书一定要充分掌握来宾的基本状况，尤其是主宾的个人情况，如姓名，性别，年龄，籍贯，民族，单位，职务，专业，偏好等等，必要时还需了解其婚姻，健康状况，政治倾向与宗教信仰等．如果来宾尤其是主宾曾经来访过，则在接待规格上要注意前后一致，无特殊原因不宜随意升格或降格．来宾如报出自己一方的计划，比如来访的目的，来访的行程，来访的要求等，应在力所能及的前提下满足其特殊要求，尽可能对对方给予照顾． 2 i/ z& o# [! J* J 4 \4 C [/ R+ e0 P! R２．制定具体计划．为了避免疏漏，一定要制定详尽的接待计划，以便按部就班地做好接待工作．根据常规，接待计划至少应包括迎送方式，迎送规格，交通工具，膳宿安排，工作日程，文娱活动，游览，会谈，会见，礼品准备，经费开支以及接待，陪同人员等基本内容． 5 w" w; I" n- D# s' E8 b) K % H- I v5 Z2 X! C# ^4 b1 L9 A３．确认抵达时间．有时候，来宾到访时间或因其健康状况，或因紧急事务缠身，或因天气变化，交通状况等的影响，难免会有较大变动．因此，接待方务必要在对方正式启程前与对方再次确认一下抵达的具体时间，以便安排迎宾事宜． 0 s- l+ t: Y4 H1 m7 W/ p. z" ]0 n! @" X2 | U1 `! H8 u) l' w& c
二，迎宾礼仪 9 ]% i1 o: F, W7 F0 o9 |! j+ a6 q, D% W$ @* s# Q) \$ c
１．迎宾人员．一般来说，迎送人员与来宾的身份要相当，但如果己方当事人因临时身体不适或不在当地等原因不能前来迎送也可灵活变通，由职位相当的人士或由副职出面．遇到这种情况，应从礼貌出发向对方做出解释．另外，迎宾人员最好与来宾专业对口．２．迎宾地点．来宾的地位身份不同，本文由老秘网推荐，迎宾地点往往有所不同．一般情况下，迎宾的常规地点有：交通工具停靠站（机场，码头，火车站等），来宾临时住所（宾馆），东道主的办公地点门外等等．在确定迎宾地点时，还要考虑以下因素：双方的身份，关系及自身的条件． ) b: k# s6 F! u, c + o3 ~8 R1 D% }% i" k3 T３．迎宾时间．到车站，机场去迎接客人，应提前１５分钟到达，决不能迟到让客人久等．客人刚下飞机或下车就能瞥见有人等候，一定会感激万分；如果是第一次到这个城市，还能因此获得一种安全感．若迎接来迟，会使客人感到失望和焦虑不安，还会因等待而产生不快，事后无论怎样解释都无法消除这种失职和不守信誉造成的印象． * R, W4 G/ l" G, @3 I# | 7 ]) } l- v. X- t, j) k3 d４．迎宾标识．如果迎接人员与客人素未见面，一定要事先了解一下客人的外貌特征，最好举个小牌子去迎接．小牌子上尽量不要用白纸写黑字，这样会给人晦气的感觉；也不要写＂先生到此来＂，而应写＂先生，欢迎您！＂＂热烈欢迎先生＂之类的字样；字迹力求端正，大方，清晰，不要用草书书写．一个好的迎宾标识，既便于找到客人又能给客人留下美好印象一一当客人迎面向你走来时会产生自豪感．在单位门口，不要千篇一律地写上＂＂一词，而应根据来宾的国籍随时更换语种，这样会给来宾一种亲切感． 0 p4 k* x6 b' _8 E( `! Q/ o% i1 `5 }7 I
５问候与介绍．接到客人后，切勿一言不发，漠然视之，而要先与之略作寒暄，比如说一些＂一路辛苦了＂，＂欢迎您来到我们这个美丽的城市＂，＂欢迎您来到我们公司＂之类的话．然后要向客人介绍自己的姓名和职务，如有名片更好；客人知道你的姓名后，如一时还不知如何称呼你，你可以主动表示：＂就叫我小或好了．＂其他接待人员也要一一向客人作自我介绍，有时可由领导介绍，但更多的时候是由秘书承担这一职责．秘书在作介绍时，态度要热情，要端庄有礼，要正视对方并略带微笑，可以先说＂请允许我介绍一下＂，然后按职务高低将本单位的人员依次介绍给来宾．对于远道而来，旅途劳顿的来宾，一般不宜多谈． " Y4 e. L) {$ k/ X( G9 ]# w/ y7 \/ J$ {. N3 u, M; b
６．握手．握手是见面时最常见的礼节，双方相互介绍之后应握手致意．握手时，要注视对方，微笑致意，并使用＂欢迎您＂等礼貌用学习与修养语．迎接来宾时，迎宾人员一定要主动与对方握手．, {+ g; O# l @+ E+ T
; Q3 z* ?* m" Z. p７．献花．秘书人员有时迎接重要宾客还要向其献花，一般以献鲜花为宜，并要保持花束的整洁，鲜艳．在社交场合，献什么花，怎么献花，常因民族，地域，风情，习俗，目的的不同而有所区别．一般情况下，应注意从鲜花的颜色，数目和品种三个方面加以考虑．) I4 u4 G- S ?& y