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标题: 秘书之管实为分担领导职责，并非攫取权利 [打印本页]

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作者: 小材大用    时间: 2012-4-9 15:42
标题: 秘书之管实为分担领导职责，并非攫取权利
       “秘书”者，三代之史官也，自古为要职。其产生之初，主要职能为“结绳而治”，将绳上大小各异的结作为记录部落大事、辅助主官处理政事的主要方式。此后，“秘书”一词体现的官职名称和职责范围也在不断发展变化。如今秘书所具有的部分管理职能，则与信息化工作令领导分身乏术，秘书从业人员素质大幅提高，及科学管理学研究日益深入有较大关联。
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5 d" U* w. X# v, W7 P; w       现代管理学之父德鲁克认为，要成为有效的管理者，必须养成四种思维习惯：正确的时间统筹观念；明确的成效结果意识；知人善任用人眼光和具有明智的决断能力等。【1】秘书在辅助管理中，恰好与上述四种领导者思维特性相契合。简言之，秘书在领导授权下的的时间管理，日常事务管理和必要的参谋决策，是对领导正确决断的有力补充。以下将从这几方面方面详加论述。


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一、时由我待——领导与秘书时间的双重变奏

1 @5 \- b! b9 h# u9 i这个世界上根本不存在“没时间”这回事。一切完全取决于是否能够成功管理自己的时间，这就是所有成功的秘诀所在。

                                                     ——阿兰·拉金《时间管理经典：如何掌控自己的时间和生活》

# G3 E* E; X* v2 k" U6 V* } 秘书之管分为日常事务管理和适时适度地参与管理层决策事务两部分。对领导的时间管理从属于这两部分，是其管理能力的综合运用，可充分考量秘书的管理艺术。领导与秘书的时间双重变奏在于，秘书在服从领导工作安排的同时，又有管理领导时间的职能，其时间观对自身及领导均有影响。秘书管理领导时间，应充分考虑领导工作习惯和高效工作的要求。“如果不会管理好时间，一切管理就都没有意义了” 。【2】
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（一）时间管理工具

$ p1 V3 Y  z5 F2 @% O, w2 d  1．工作日志

6 ^/ l* f" N$ C( I工作日志首先运用在电影领域，是拍摄工作的每日进程依据，对秘书工作也有借鉴价值。填写的信息内容主要包括会议情况、约会安排，及个人安排等。领导可在日志中了解下属任务达成情况和具体操作中存在的各类问题，及时做出合理决策；秘书也可借此加强自我管理与约束，提高管理时间的能力。
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   2．时间表

时间表是管理时间的一种手段。它是将某一时间内已明确的工作任务条理化记载的表格，是提醒使用人按时行动，以期有效管理时间、保证完成任务的简单方法。图一为《第四届中国国际生物医药发展峰会日程表》，表中将为期三天的峰会安排明晰化列出，相关人员可依此赴约活动，办会有条不紊。
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; T' w) `& p+ g: }; p& C" d（图一）

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（二）时间管理艺术

5 \  @/ }# E- t5 H, n时间管理以更有效的运用时间和如何降低事件发展的变动性为目标，既是一门科学，也是一门艺术。实际工作中应把握及时适时的原则，有时甚至也包含拖延艺术的运用。
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1 \9 ?1 W4 z# r 1． 善于为领导时间掌舵

  ① 事分轻重，科学规划时间
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$ n8 S) J! w! ~      下图为帕累托原则模型：

4 z6 w; s: `) W* V: m（图二） (, 下载次数: 17)

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依据这一模型，处理公务分清轻重缓急，进行如下的排序：

A 重要且紧急——必须立刻做。
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B 紧急但不重要——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。
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C 重要但不紧急——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。
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9 r1 C1 q/ {8 j7 X6 ?D 既不紧急也不重要——有时间再说。
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, x# Y, U# J: R: g4 ?# r3 h 该模型旨在将事情依重要紧急程度排序。帕累托认为，生活中80%的事情只需要付出20%的努力，而只有20%的事情是值得做的，这部分应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，合理分配时间。

' @" o+ `5 }4 C; G8 N; C. o   ② 留有余地，创建机动时间

领导时间可分为“被动时间”与“可支配时间”两部分。“被动时间”为应对突发事件或为领导例行事务需事先预留的时间，不由管理者控制。秘书对领导时间的管理，实际仅限于可支配时间。科学有效地管理领导的可支配时间，为应对突发事件留有余地，是秘书时间管理的重中之重。在科学的计划指引下，本文由老秘网推荐，领导可在有限的时间内优先解决关键问题，从而达到领导效果最大化。

: O- s) `( E" k$ }    ③ 适度谨慎，合理运用时间

领导活动是否有序有效，直接影响组织运转的秩序和效率。秘书协助领导在来源众多、内容繁杂的活动中统筹安排，应把握适度原则。如安排过多活动，会分散领导精力，干扰正常工作；安排过少，也会影响领导与相关部门的交流与接触。因此，安排领导活动应做到分轻重缓急，有序安排，从而提高工作效率。要求秘书工作者讲求高度的准确性和细节的敏感性。
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2．经营工作环境增殖时间
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有序整洁的办公环境无疑给人一种美感，简洁与条理会提升工作效率。以处理文件为例，秘书将文件送给领导之前应先按轻重缓急将文件分类，条理清晰；文件阅后迅速归档，以免弄乱甚至丢件；失效文件应及时销毁，以免造成空间和时间的浪费。

3．适时运用拖延艺术

$ s+ P7 P' n& c有则谚语：机会先把其前额伸向你，如果不及时抓住，它会给你容易抓到的瓶颈，如果你仍未出手，即使是难抓的瓶身，它也不再留下分厘。似乎凡事速战速决不拖延才是成事唯一途径。实际山鲁佐德长达一千零一夜的拖延记录，也应被视为智慧的典范。工作讲求高效，“效”并非仅指速度之快，还应有较好成效的意味。秘书在日常事务管理中应有快慢适宜的节奏意识。“快”自不必说，作为下属，领导交代的任务要在期限内完成。真正考验秘书时间观是否成熟的恰恰是能否适时做到“慢” ，欲速则不达。
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* ]/ n# n4 x  B. j, ~  B“拖延”可以给决策者留有必要的冷静思考时间。中国式管理之父曾仕强认为，“推拖拉是最好的管理，一推一拖一拉，又省力，又省时，又不费劲，问题也就没有了”。时间管理的目标并非将所有事情做完，而是如何更有效的运用时间。圆通与圆滑有差异，关键就在如何运用拖延艺术。拖延之后没有解决问题叫圆滑，这是推卸责任；拖延最后解决问题的叫圆通，是成熟管理之道。【3】管理领导时间，应客观分析事件的轻重，适当运用拖延艺术。

（三）克服帕金森定律，领导智慧对合理用时的有效指导

3 X  d8 \7 |/ Z3 O/ P2 d帕金森定律定律表明：只要还有时间，工作就会不断扩展直到时间所剩无几。领导事必躬亲，无法从繁杂工作中抽身，势必造成时间无端耗尽，工作效率降低。因此应抓大放小，统筹管理，适当授权。反馈与控制是领导授权而不失权的必要手段，领导可在授权过程中掌握工作进度，并要求被授权者及时反馈工作情况，对偏离目标的行为做到及时引导和纠正，领导智慧可以为时间管理的双重变奏增色不少。
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9 F/ i9 s$ u. R3 p0 E+ | 三、心怀帅谋——秘书自我管理妙诀

几乎没有一个人是因为缺乏经营知识而从组织高层领导岗位听跌落的，真正的原因始终是盼断失误和性格问题。这就引出另一个问题，人才培养机构往往忽视判断力和性格的培养。

2 a+ b9 K1 o( \( U5 y" t                                                                                                 ——沃伦·本尼斯《领导者：成功谋略》

秘书的主要职责是协助领导处理行政事务与日常事务，为领导决策及其实施提供服务。从某种意义上说，秘书职责行使得好坏，直接关系到领导决策质量，管理工作水平及工作运转效率的高低，可谓意义重大。而秘书职责行使的质量，则在很大程度上取决于秘书的个人综合素质。【5】不善于自我管理的人，不能充分合理地利用自己的时间、精力和技能。自我管理的能力是秘书之管的基础。

（一）勤勉慎思——知能管理
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2 a7 |- L$ [% {6 e  决策者的大智，指具有相当的专业知识，大慧指有智慧也有德行，三者合一，才是大智大慧做决策。多智才能多谋，足智才能善谋。有参谋之心，无参谋之才，只能望洋兴叹。

1．知识结构宽博性，培养策划全程的能力
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5 ]. }+ y2 C) @1 t; l6 A; h& O1 |- g   秘书应具秘书复合知识结构，应有广博的知识，这样才可真正发挥出补偿和辅助的作用。高级秘书会参与领导工作的全程服务和总体研究策划。如果没有宽博知识的积累，秘书在高层次的服务中就会手足无措。宽博性不仅是书本知识素质，还应包括实践素质。    2．知识结构中心性，培养不易被取代的专业能力  秘书知识的营建不是盲目的，应从自身出发，具有明确的中心性。秘书辅助管理，知识的广博必须与专业相结合，才会产生实际效果。只有围绕专业知识这一中心，各项知识才得以串通，相互作用，才能发挥出最大的效益。（二）反思冷静——情绪管理

情绪没有好坏之分，它只是人们对环境的一种反应。但在秘书工作中，稳定平和的情绪有助于工作任务顺利完成。情绪管理，就是掌握自我，及时缓解紧张的心理状态。勇于承担决策责任是危机时刻必要的情绪管理。以韩国进口美国牛肉引起民众抗议示威中，总统秘书反应为例。韩国新政府在漫长的论证和商讨后，达成进口美国牛肉的协议，然而这一决策却遭到国内民众抗议示威，**当天总统七名高级秘书集体引咎辞职，以此为备受争议的美国牛肉进口事件承担责任。首席秘书官朴佑益表示：“无论辞呈是否被接受，大家都是辅佐总统的参谋，理应承担责任。”进口美国牛肉协议签署过程中，总统秘书虽只是起到辅助决策作用，但决策引起消极影响，秘书也应承担相应责任。
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# q3 s, w! `( w' R; q （三）信用忠诚——道德管理
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# ~7 B1 Y4 G# f3 q4 A3 U! f“德才兼备”是人们对秘书人员的基本要求，其中思想和道德素质位居首位 。上文提到秘书应尽力维护领导形象，绝非要求秘书与腐败的领导沆瀣一气。在我国，也有秘书利用领导干部“身边人”的身份进行腐败的现象，利用“安排权” 弄权敛财，已逐步成为一种具有隐蔽性和欺骗性的腐败新形态 。究其原因，我国有些地方秘书角色依旧官、职不分，秘书多是分享和递延了领导干部的权力。秘书应加强自身道德管理，对领导起到监督作用，管住领导是杜绝这一现象的关键。此外，秘书在辅助决策过程中，实际存在黑箱效应：

         
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   上图“黑箱”指下属完成目标的具体过程，其中有秘书创新意识的加入，体现秘书的主动性；“输入”，即上层管理者向下属设立工作目标，秘书在充分领会领导意图后才可做出辅助决策；“输出”是对领导决策的辅助成果。这种管理艺术要求领导对下属只须管理“黑箱”两头，在黑箱转换过程中留有权力空白。除非下属遇到困难，不能完成任务，转换机制不能正常工作时，上级才去打开“黑箱”解决问题。

  “黑箱”并非暗箱操作，与制度上的监督并不矛盾。东方政治常显现交互关系中的“环链式”决策，决策双方以信任为基础，提倡“用人不疑”的领导艺术。“黑箱”的确可充分挖掘秘书潜能，但在“黑箱”转换过程中，也存在腐败现象。如韩国前总统卢武铉的总务秘书郑相文利用职务之便，在职权“黑箱”中运作敛财，影响总统声誉，同时破坏了政府人事任用的公正形象。由此可知，“黑箱”留有的领导权力空白，绝非等同于监察制度的盲点，授权须谨慎，应在法制监管下将“用人不疑”与“疑人不用”相结合。 秘书行使辅助管理职能时，可以探寻“绿箱”之道，即在有效监督下的策划辅助，绿化“黑箱”。因此要在管理黑箱“用人不疑”中探寻“疑人不用”的监察绿箱。
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8 R% l3 b* J& }  m0 k) N! i7 y: N. ]四、 高端前景——文武双全行政助理

在美国，秘书常常被形容为“八爪鱼”。 日程安排、内勤接待、后勤服务，会议策划、公关服务、出谋献策等都属于秘书的工作范畴。正因如此，1998年“国际职业秘书协会”更名为“国际行政助理协会”，助理职能归入秘书职责范围之内，秘书协助管理作用得到认可，更是有从单纯的管家型向管理型转变的趋势。
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& J& f# x% H% g) R0 f: c5 ` 美国公共联络办主任陈远美一直专注于社区在白宫的声音与存在，她在“公共接触办”与国民接触，起到上情下达的作用。因其工作卓有成效，现已晋升为总统助理，并担任第一夫人米歇尔·奥巴马的办公厅主任一职，将辅助第一夫人解决美国少年儿童的肥胖问题，制定政策拓宽军人家庭的服务工作，她被称为被称为“白宫公关一姐”，作用不可小觑。相较陈远美，总统贝拉克·奥巴马的新闻秘书、白宫发言人罗伯特·吉布斯更是在总统工作中起举足轻重作用的高级秘书。他不只是传统意义的总统发言人，更是奥巴马最有力的支持者，在白宫幕僚中发挥中心作用。吉布斯在总统任期内辞去发言人职务，直接导致白宫西翼人事大变动，奥巴马不得不进行政治、经济团队重组，以应对失掉得力助手的挑战。日本政治中，秘书的管理范围也很大，既是政治家的参谋，又是竞选顾问、新闻官，但秘书“管”的实质是对领导的辅助，这种辅助管理意在“助”，为分担领导责任而管；而非“利”，不是在越权得利，因此管理应做到有节适度。
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秘书有从单纯的管家型向管理型转变的趋势。管理型秘书集现代秘书职业技能与职业素质于一身、具有高度执行力，在辅助领导决策的同时，也有管理团队的职能。经过授权的行政秘书具有相当的权利，他们通常是行政秘书中心的核心人物，可指导秘书们围绕领导层展开行政工作，有效地筹划组织和安排工作程序，或在领导授权下行使部分主管职能。
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德鲁克认为，管理即任务，责任，实践。秘书之管也同样适用。秘书之管与其他权力部门的管不同，作为领导的助手，秘书多扮演幕后功臣的角色承担隐性管理职能。  秘书之管并非权力的攫取，而是对职责的分担，似“管”实“助”。

' L6 b) S5 f: I' E  M参考文献：
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# O$ P: i( W9 j  T5 w3 l; O5 Z  ]- a【1】组织行为学张贯一，任慧军。科学出版社P266
5 G' ~8 K& b9 B! p7 v2 e5 X
* P5 ?0 a/ W5 t【2】彼得·德鲁克《管理实践》，1954

/ Y" H' c- G4 I; {0 p【3】曾仕强《中国式管理之组织行为学》
! }/ U8 Z$ e; P& Z6 W$ ?
7 S( ]: h% O  G% [; k) }【4】武迎新《现代秘书职业操守刍议》. 《学理论》 2009年10期
; K( n3 K+ i- H4 R* @
【5】利克特《管理的新模式》
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【6】侯典牧《管理心理学》

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作者: 全新登场    时间: 2012-4-9 17:29
一篇很好的论文，学习借鉴了

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作者: tangyun    时间: 2012-4-11 09:43
新手上路，敬请多多关照！

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作者: sweet030515    时间: 2012-4-12 16:44
很好~~~~~~~~~~~~~~~~

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作者: 九色鹿    时间: 2012-4-12 21:27
新手上路但愿有用。。。。。

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作者: 文鉴    时间: 2012-4-13 09:32
窃以为，《论管》之特色，一是能有效结合管理学的理论。秘书必须具有一定的管理学知识，而运用管理学的知识来阐述秘书学更让人眼前一亮。二是图标与文字相结合，十分清晰。三是提出了一个“黑箱”理论，这个黑箱理论为加强秘书监管提高秘书素质提供了很好的借鉴意义。四是提出了拖延艺术，很有创意。其实这个方面还可以进一步阐述，让读者了解怎样提高效率和实现拖延艺术结合起来。
我认为，这篇文章还有几点可以改进：一是引用较多。本文共有五次引用，且多集中于开头等较为明显的位置。这样会显得自己的观点较少。二是在第二部分的日常事务管理中单独把档案管理列出来而未说明单列的原因有点突兀，因为第一节已经在日常事务管理中已经提到了档案管理，作业论述档案管理也只是常规提，所以显得有凑论点的嫌疑。三是作者在秘书自我管理的章节中提出了情绪管理要反思冷静。但是下面所叙述的内容是从用于承担决策责任方面说，题目跟叙述脱节。四是我认为作者应在最后对文章整体做一个总结，为前面所叙述的内容下一个定论。

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作者: 攀登小9    时间: 2012-4-14 23:17
                                                                                                               看每篇文章要回帖真的很蛋疼啊！

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作者: 火云天    时间: 2012-4-16 10:36
感谢{:soso_e100:} 分享

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作者: safe11    时间: 2012-4-16 11:59
我也是新手，感觉写的很不错

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作者: ‖Dà辉郎oO    时间: 2012-4-18 13:50
谢谢分享，共勉！共勉！

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作者: mrzoil    时间: 2012-4-28 09:26
好的，学习学习，感谢楼主。

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作者: mrzoil    时间: 2012-4-28 09:40
好的，感谢楼主，学习了。

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作者: ppsh86    时间: 2012-4-29 08:25
{:soso__3120337288745165133_3:} 感谢分享。

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作者: ppsh86    时间: 2012-4-29 08:33
提醒一下，“黑箱”那块的图传错了{:soso__875439738199758913_3:}

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