标题: 机关公文写作常见问题分析 [打印本页] 作者: 办公室秘书 时间: 2012-4-10 09:50 标题: 机关公文写作常见问题分析 1、文种使用不当：有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等两三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。 从公文写作实践来看，具体有以下公文要注意区分：" i' ^9 {% w# K4 P5 W" B
①“请示”和“报告”的适用与区别。“请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准，上级机关不批准，你还办不成。“报告”是阅件，一般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决:一是将“报告”和 “请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。 7 \4 \7 N% [8 u* ? ^( F0 G( @ ②“报告”和 “意见”的适用与区别。在新的《国家行政机关公文处理办法》中，“报告”的适用范围删去了“提出意见和建议”这一规定，也就是说，现在在 “报告”中不得再提意见和建议。向上级机关提出意见和建议，可以使用 “意见”这个文种。“意见”可以是上行文，也可以是下行文，还可以是平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。 5 J" V' e6 Q2 n: D4 v
③“请示”和 “函”的适用与区别。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”和 “请示”容易混淆的主要在 “请求批准和答复审批事项”这一适用规定上。“请示”的主送机关必须是直接的上级机关，而“函”的主送机关则是不相隶属的机关，可以是上级机关，也可以是平级单位，还可以是下级单位。某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机关请求批准和答复审批事项，只能用“函”，而不能用“请示”。 ; B+ R8 t$ C. ^' V ④“批复”和“函”的适用与区别。“批复”适用于答复下级机关的请示事项。如下级政府或部门向上级政府或部门报送请求事项，上级政府或部门应用 “批复”给与答复，而经政府部门同意后，其办公厅 (室)则应用 “函”来答复。对不相隶属机关来函商洽工作、询问问题、请求批准事项的，受文机关也应用“函”来答复。 # z* U2 U$ T& K- u$ | ⑤ “公告”和 “通告”的适用与区别。“公告”的行文方向是面向国内外，必须通过媒体公开发布，其内容必须是重要事项或者是法定事项。“通告”的行文方向是面向社会公众，公开发布，可以张贴，其内容是社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。“公告”、“通告”混淆，主要是将“通告”错用成“公告”，如《ＸＸ市人民政府关于加强滨江路管理的公告》、《ＸＸ市公安局关于对ＸＸ路实行交通管制的公告》等，都不属于向国内外宣布重要事项或法定事项，应把“公告”改为“通告”。 " [! N) s" S8 E" k. }! F9 r# G
⑥“命令”和“通知”在制定公布规章和转发规范性文件上的适用与区别。用“命令”制定公布规章，这规定适用于有制定公布规章权的行政机关，即国务院直属工作部门、省级政府、省级政府所在地的市政府以及国务院批准的较大市政府。如江苏省有规章制定公布权的是省政府、南京市政府、无锡市政府、徐州市政府、苏州市政府，其他地级市政府没有规章制定公布权，因此也就不适用以“命令"制定公布规章。在实际操作中，没有规章制定公布权的市发布规范性文件可以用“通知”进行转发或印发。 $ w" ~6 y. e/ ?6 b 2、格式不规范：主要有以下表现： - g# [& w% c7 E x ①公文文头不规范。一个机关发文，理所当然以本机关文头制发；若是几个机关发文，应以提起发文机关文头制发。（“联合行文”见后文）6 x1 [) ^9 `2 D& o+ w7 s
②发文字号不规范。下行文要用“发”字；上行文要有签发人，发文字号不用“发”字。 7 g5 G9 s: O5 U3 V. z# E. Y ③标题冗长、混乱、残缺不全。具体体现在：“关于”用得多、书名号多、涉及文种多的时候，不好把握。 , d' Y+ E- A: |$ f& | ④主送机关排列混乱。乡镇党委、政府向县委、县政府联合行文，如事由以县委为主，主送机关则为“县委、县政府”，县政府的阅知；如政府为主，党委又有必要了解，其主送机关则为“县政府并报县委。”5 f+ B; e* f3 T6 u7 k+ U. E
⑤结构层次序数混乱。（见后文）9 K {0 b/ |" U, B7 Q
⑥附件不符。附件标题应与文件后所附材料标题相符。 & u9 b$ b/ b: E6 J$ U4 @+ C ⑦文本署名不规范。以党委名义发文，文本要署名，日期用小写；以政府名义发文，文本不署名，日期用大写。# d5 U! F3 T8 [ Q5 z1 A
⑧抄送单位不正确。若是党委、政府向上一级党委、政府联合行文，应抄送上一级党委办、政府办；若是党委向一上级党委行文，只抄送一上级党委办公室；若是政府向上一级政府行文，只抄送上一级政府办公室。 6 Z9 W( x% J- L5 M/ v! W+ }5 M/ L ⑨主题词使用不当。公文主题词应包括反映公文内容的类别词、反映公文主题的词、公文文种三个词组构成，如《中共XX县委办公室关于做好庆祝中国共产党成立86周年纪念活动的通知》，其主题词是“党的建设、建党节、纪念活动、通知”。其中“党的建设”是类别词，“建党节、纪念活动”是反映公文主题的词，“通知”是公文文种。除了以上固定的三个词组外，有时公文还需要标引自由词，主要范围是：一是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等；二是人物、时间和年代称号；三是地区、组织机构名称。其标引的方法是：在自由词后标上“△”符号，并适时将新词登记在主题词表上。这里，同时还要注意一点：选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作“△”标记，如毛泽东思想、邓小平理论等虽然《主题词表》中未列，但已经成为了专用名词，在标引时不加 “△”符号。 1 I. Y7 X4 @! S8 t/ v2 t 以上所列只是部分表现，在实际工作中，还有其他格式上的问题，在此不一一列举。因此，各单位公文起草人员应随时加强对公文格式的学习，细心观察县委、政府公文的格式要求，弄清各自的区别。2 z& F& e. B8 k) s
3、行文规则混乱：主要有以下几种表现：①越级行文；②多头行文；③请示一文多事；④党政不分。在此不一一阐释。 1 G ?9 y; x! {1 \9 F5 |$ g6 w5 _# s 4、词汇使用不当：这个毛病看起来似乎没有什么大不了，其实这与意思表达准确不准确、文稿质量好不好直接相关，严格说来是对工作不负责任、对文字是一种糟蹋的表现。所以，每一个文秘人员在词汇运用方面都应有一丝不苟的精神。具体说来，词汇使用不当有以下几种表现：①滥用与领导同志有关的专用词汇。如X领导的“重要指示”、“重要讲话”，这要看用于哪一级的领导，对中央领导可以用，对其他级别的领导则不能用，这是上级有明确规定的。同样的道理，地方领导到基层检查工作不能用“视察”一词，只能和“考察或检查工作”、“检查工作”、“指导工作”或“调查研究”等，中央领导同志下基层才可用“视察”。②滥用副词。不少文稿为了加重语气、强调某项工作的重要，加上一大堆副词，如“进一步坚决落实”，又是“进一步”，又是“坚决”，其实“坚决”本身就已经很确定、很有力度了，所以要么用“进一步”，要么用“坚决”，不宜将二者重叠起来使用。当然，有时可以重叠运用某些副词，但要根据需要，而且要用得恰当，比如某项工作过去要求“加强”，但进展的情况不太理想，就可以用“进一步加强”。③滥用指令词。作为公务文稿，“要”怎样这类词肯定经常会用到，但用得太多太滥也不行，如有些讲话稿、文件，满篇都是“要”字，让人觉得烦。更有甚者，有些不适宜用“要”字的文稿也没完没了地“要”，比如工作汇报中使用“要”字，就好象是向上级下指令似的；工作总结，本来是谈情况和体会的，也老是用“要”字，就好象是谈未来的打算了。④过多重复用词。同一篇文稿中多次出现公务文稿常用词是不可避免的，但我们应该而且可以做到的是，短距离内尽量不要重复，尤其是在一句话中不要重复，比如这样的句子“我们一定要认真传达和贯彻好省委和省政府关于深化改革和加快发展的一系列重要文件精神”。这句话意思是说得通的，但同一句话出现三个“和”字，显然不合适，把第一个“和”字拿掉，第二个“和”字改成顿号就可以了。⑤乱用时髦词汇。时代在前进，知识在更新，公务文稿的常用词汇也需要不断注入新鲜气息，如WTO、知识经济等都已经走进我们的公文了，但新词汇也有一个潜移默化、约定俗成的过程，不能过于“前卫”，否则就会“曲高和寡”，让人不知所云。如把“网络时代”说成“宽带时代”就不适宜，因为除了业内人士，基层干部没有多少人能懂。还有一些同志喜欢“引进”港澳台的某些词汇来改造自己的词汇，如改“提高”为“提升”、“通过”为“透过”、“本次”为“今次”等就不好了，好象他们的词汇是貌材夜思郎，自己用惯的词汇是丑陋的，其实又有多大必要呢？领导讲话稿写得好不好，关键不在于新词汇多不多，而在于写作功力深不深。⑥乱用助词。这方面最突出的是“的”、“地”、“得”三个字经常被混用，“的”字用于定语，“地”字用于状语，“得”字用于补语。⑦用词不当。这个毛病在许多文稿中俯拾即是，好象也“约定俗成”了。如“公开曝光”，曝光本来就是公开的意思，难道还有什么不公开的曝光？又如“严格会议纪律”，严格后边缺了睦动词，应加上“遵守”一词。还有如“强化（领导）”应为“加强”、“增进（认识）”应为“提高”或“深化”、“提高（本领）”应为“掌握”。如此等等，不一而足。1 O$ w" p9 J% K; ^! b
5、提法不当：有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。 ' Z) k# m0 H+ H- R" u7 Q 6、名称表述混乱：公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：①单位名称不准，应以公章名称为准或用规范化的简称。如“中共苍溪县委”、“县委”（规范化的简称），“中共陵江镇委员会”、“陵江镇党委”（“中共陵江镇党委”是错误的）。②同一名词在一篇公文中几次出现时表述不一致。③随意用简称。领导讲话稿中用简称可以节约词汇，但这种简称必须是符合规范、大家都已接受、一说就明白的，比如“邓小平理论”，大家都知道是“邓小平建设有中国特色社会主义理论”的简称，“三个代表”大家都知道。而有些简称只有某系统、某行业的干部职工知道，如某单位开展“学文化、学科学，比技能、比奉献”活动，简称“双学双比活动”，如果写进党委、政府文件或领导讲话中，就不能用简称了，要用就要附加说明，要不就会让人莫名其妙。还有如过去经常提到的“扫黄办”、“打拐办”等简称的运用，都要注意这个问题。有些专用名词则不能随便使用简称，如有些文稿中用的称“三代办”、“先教办”等，就显得很不严肃，要用简称，也要与上级的口径保持一致。' u m6 y1 D9 |0 m" z
7、数字使用不统一：公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确。具体说来，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，如三心二意，其它均应使用阿拉伯数字。 5 x( ]' I4 Y; V' ]% w3 J* ~! o) a ８、请示性公文应注意问题：给上级机关的“请示”性公文应注意四个问题：①“请示”应一文一事；②一般只写一个主送机关；③需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；④不得将“请示”夹带在“报告”里，因“请示”必须批复，而“报告”不必批复。 + h6 L2 h& ?% t 9、有双重领导关系的上下级之间行文应注意的问题：受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责办理、答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关。 ' f* u1 j2 z7 h ], k6 a 10、行政机关与党委机关在行文关系上应注意的问题：各级行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容涉及党的工作，应与同级党委联合行文。5 K- M0 w* d: D
11、公文的结构层次序数应如何标注：按照《国家行政机关公文处理办法》规定，公文结构分为4个层次，具体标注法 是：第一层为“一、”，第二层为“(二)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。' S. @# Q k4 D7 d2 G* \# X
12、联合行文应注意的问题：①联合行文有两条规则：一是必须是涉及两个以上部门职权范围内的事；二是必须明确主办部门。②两个以上部门行文要注意充分协商，尽量取得一致意见。取得一致意见后，可由一个部门行文，也可以联合行文，不得交叉重复行文。未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。③联合行文时应使主办机关名称排在前，其他机关自上至下排列，"文件"二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，可能出现把正文挤出首页的情况，如果首页没有正文，是极不严肃的。发文机关过多，只能挤发文机关，不能挤正文，挤的办法是，可将发文机关标识字号缩小，行距缩小，保证公文首页留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。4 w& M- n4 E$ t+ v+ w- p% b
附：公文写作常见错误实例分析4 }% D7 T5 B" R, U) ?: ^$ z; D, h; \# U8 u) I
关于邀请x校长、x书记参加“10356211”工程奠基仪式0 X$ |6 F% E9 r8 `, w: L8 k
并致辞的请示报告: r. E& a) c6 U9 a* I
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校长办公室、党委办公室并呈x校长、x书记：$ Z6 y" O! O2 T- V1 J1 m
根据“校长办公会议决”，我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请x校长、x书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来！" ]2 j/ a) M' \5 `+ N3 r! X9 a
此致8 h4 r4 p% S4 r/ _9 b+ u$ i* `0 M K9 C
敬礼！$ L# A6 \9 P) u. I9 z
附件一：讲话稿；; f/ S8 Y9 L: [% L
附件二：议程。9 i% L& M0 A5 }- a( W
资环学院9 x" V5 g3 Q4 `6 I7 F3 T4 u! c7 U6 \
2005年10月11日( J6 [1 [4 |* g' N
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一份完整的公文由文头、内文和文尾组成，内文是主体，上面展示出来的就是公文的内文部分，本文主要探究内文部分的常见错误和对策。 2 R/ P8 r; v4 ?- q/ x V 一、标题：标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。6 a) d, }; K; |2 U" D
1、多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知。上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。作者: 大明老秘 时间: 2012-4-10 11:08
根据我司的企业性质，在我们的日常工作中，除行政部文秘组以外，每个部门都会接触到各种各样的公文格式，无论是小小的通知，还是重要的请示、报告，其中都有一定的标准和规格，而我们的文职人员经常在工作中比较容易忽略这些问题，造成了文件不规范、质量不高，重返率较高，既影响工作效率，又影响个人情绪，为减少此种不良影响，现就实际工作中容易出现的问题列举如下，与大家共同学习和分享。 / {& ]4 F5 v0 t* u. _9 @ 一、文种使用常见错误( V- y( e8 s- e3 ^* [# X
1、上行文中“请示”与“报告”不分 % u6 `" K. A5 |“请示”和“报告”均是上行文，但有很大区别。“请示”适用于向上级机关请求指示、批准；“请示”应当一事一文；一般只写一个主送单位，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关；“请示”只能事前汇报；上级机关对下级机关的“请示”，应予以回复。 ) l6 Z5 f5 [! {4 d “报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“报告”不得夹带请示事项；“报告”可以事前、事中、事后汇报；上级机关对下级机关的“报告”，一般不予回复。 \9 J- [. s9 j0 G6 `
我司行政公文“请示”和“报告”的错误使用表现形式有3种：该用“请示”时用“报告”，例如《关于推荐XX同志职务任命的请示》，应当采用请示形式；“报告”中夹带请示事项；请示报告合用，如《关于某某问题的请示报告》，这些都是不正确的行文格式。9 h" I( u2 T0 s7 G& h- J+ a
2、“请示”与“函”不分 & k$ H$ f- w$ Y! \ “请示”适用于向上级机关请求指示、批准。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。根据这些规定，我司与不具有隶属关系的单位行文，如大雁塔景区、海洋公园、大明宫集团等单位，不应使用“请示“文种。主送文旅集团，请求指示批准应使用“请示”。+ T7 S5 d. N7 C* h6 r# n$ a
3、“报告”与“意见”不分 9 H% p5 Q. D- z+ g q “报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。“报告”只适用于上行文，而“意见”可以用于上行文、平行文和下行文。“意见”作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。“意见”作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。“意见”作为平行文，提出的意见供对方参考。 * j. N; n+ \! u# Y 4、公文成文日期 : M8 }6 ?1 f e2 N 公文成文的日期，新《办法》明确指出"以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准"、"电报以发出日期为准"。由于不重视这一点，很多公文成文的日期是用拟稿者拟稿的日期，或用印发日期作为成文日期，从而使公文的时效性受到了影响，甚至严重影响到文件的贯彻执行。. [# t" A/ u, a0 }
另外，《标准》规定公文成文时间应用汉字将年、月、日标全。常见错误是成文时间采用阿拉伯数字，有的国家行政机关公文成文时间将Ο写成零。例如“二〇一〇年五月六日”，不应写为“2010年5月6日”或“二零一零年五月六日”。 , W2 P" L" G( G/ {1 M 5、空白处处理。 : Q, I! U, g, M+ K2 ? 新《办法》规定：“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识‘此页无正文’的方法解决”，再如印章使用的规定、“请示”文件应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话等等，这些地方都要求我们在实际的公文写作中要特别注意，以避免出现错误。, f- x/ k/ n' z' I: a
二、公文版记常见错误 + M: {. G( C/ X8 L8 O: d 公文版记由主题词、抄送机关和制文机关名称和日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后一行。在这一部分中，最容易出现错误的就是主题词随意乱写。另外在以下几处也容易出错：4 ?" j& \: W7 L5 e8 }" p
1、抄送机关标识不规范或仍有抄报字样。 # d h9 z2 O9 c( e3 S7 D8 ~ 2、印发时间未用阿拉伯数码标识。 5 C4 D* g2 T" T# g2 V 此外，在公文版记部分，新《办法》已经取消了“份数”“起草人”“校对人”等项，但仍有不少的单位在公文中标识“份数”。& h2 n, j8 H+ x# g) n0 Y
三、行文程序错误 3 G- _, m9 M3 g4 {+ K 行文没有按照拟稿——部门负责人核稿、主管领导审核——行政部核稿——公司领导（具有文件签批权限的总经理或副总经理）签发的正常顺序进行，而是没经核稿直接请公司领导签发，这不仅降低了工作效率，而且在一定程度上也影响了公文质量。 ' J' P% t* r, B 四、随意撰写公文主题词 ! q2 D1 y& m5 a, I( _# P/ W+ a 主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化的词和词组。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。标引规则在标引数目、顺序、选词等方面有特殊的要求。标引的每个主题词，必须从公文主题词表中选用最专指、最恰当的词或词组，不得采用主题词表以外的词或词组。由于多数文职人员不太了解公文主题词的标引规则、方法和要求，在实际工作中易出现随意撰写公文主题词的现象。0 G$ B; A7 G, K, l1 `9 d
五、数字使用和标题标点符号使用不规范" \. R% E+ q& d& r! Q
《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布）第二十五条（九）款规定：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”另外党委系统发文日期和行政系统发文日期有所区别，行政公文用汉字，党委公文用阿拉伯数字。 ) p. u! B* w# n* @' F- v. p& _3 ]+ h 《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布）第十条（六）款中规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。例如《大唐芙蓉园景区管理分公司关于申请文化产业发展专项资金的请示》的红头文件，就应改为大唐芙蓉园景区管理分公司关于申请文化产业发展专项资金的请示。2 U. C% q9 R3 N2 t" P, U
以上是大家在公文中最容易出现的问题，也希望各部门文职人员能够与行政部共同努力，今后在各方面多加改进和规范，进一步提升公司的公文水准，同时提升自身的公文素质。作者: 大明老秘 时间: 2012-4-10 11:09
内容提要：本文对公文发文字号编写、标题拟写、主送机关标注、引用公文、结构层次序数标注、公文叙事等六个方面常出现的错误进行了简要分析，以求公文写作的日臻规范化。 ' {' I3 Z; Z% c$ b 9 n) ] n- ^0 Z+ O' o. u- z7 f5 ~ 关键词：公文写作 错误 例析 x: N2 I! c) O , W( s4 f6 ^1 O L, G 目前在公文写作实践中存在着诸多问题，从格式到内容都存在不规范之处，造成公文写作的混乱状况，影响了公文的质量。本文试就写作中常见错误例析如下，以求公文写作的规范化。 $ z; g1 v6 _7 V9 ]' | D# q" F6 k
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一、发文字号编写不当 7 [/ K$ u: V. K, n3 p, X! @" R3 y. \; u" r2 u
发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，是公文特定的标志。正式公文均应标注发文字号，它为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文格式》GB/T9704—1999（以下简称“新国标”）规定：“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号‘〔〕’插入；序号不编虚位（即1不编为001），不加‘第’字。”在实践中，常出现以下错误： 4 j7 K6 z: y% R' h9 e' @5 O% W7 f5 F/ S% `. i/ V$ W1 x
1、机关代字混淆。机关代字是发文机关全称的简缩语，就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。如国务院制发公文,其代字为“国发”，川省人事厅发文,其发文字号为“川人”。若简缩不当，易造成混淆，起不到代字作用。如“华东师范大学”，它的代字不能写成“华师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”，如用“华师大”就不能分辨，而应写为“华东师大”。 ' m5 I: J, j+ a# T( A6 B, d. q0 L- M1 w& o1 e7 J& ^# J& w
2、年份不全，乱用括号。例如：①金计生（96）第15号；②夹民政(2003)16号。 ' A/ U6 x, }% ^ S9 h4 c% ]" V: _6 |' q$ d) m
例①年份不全，应写为“1996”；使用圆括号也不正确，应用方括号“[]”；“第”字多余，应删去。例②年份应置于六角括号“〔〕”内。 G+ Z2 |& ?. E* V/ x0 x* u! z: K
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3 机关代字、年份、序号次序颠倒。例如：①成保[96]劳人字第51号；②[2000]外经贸发展函字第2691号。 8 r! O* O( u% |: J; P9 g+ g1 |* s# c/ w5 M
例①的错误是机关代字分列年份两边，且年份不全，“第”、“字”多余，应该是“成保劳人[1996]51号”；②年份在发文机关代字前，“字”、“第”多余，应改为“外经贸发展审函[2000]2691号”。 * p4 A6 O7 Q, ?3 X5 p( G
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二、标题拟写不当 ) \( l B4 A5 i% w+ y2 g" P
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公文的标题与一般的文章标题不同，其拟写有严格的规范要求。国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”规范的公文标题一般由“发文机关+事由+文种”构成，又称“三要素”式，如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定》。也可以是由“两要素”构成或由“文种”构成，但“两要素”构成的或由“文种”构成的，一般应是下发的带有固定版头或对外公布可张贴的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。在实际写作实践中，不合规定的情况主要表现为以下几个方面的错误。 ) m& [4 i2 ~) q1 _4 v% P9 d3 a' f ; G" a: H9 h3 n$ m$ p9 o 1、文种错用。对于文种的选择，应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。写作中常出现以下几组文种错用现象：+ k3 V7 F: z, a
8 m0 x% ~% t) W! |. z2 E( i6 u/ m& @& W (1)请示与报告错用、并用。请示和报告虽然都是上行文,但是二者有不同的用途和要求,是两个不同的文种。请示“适用于向上级机关请求指示、批准”，上级对于请示必须有答复，必须事前行文。而报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”，不需要上级作出答复，可事中行文，也可事后行文。在写作中，由于没有掌握二者的区别，常把请示误用为报告，或并用请示和报告。例如，①《××公司关于急需购买碱性电池的报告》；②《××县人民政府关于请求将××风景区列为省级自然保护区的请示报告》。$ p2 i: h: F2 K- ?: p
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从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将例①的“报告”改为“请示”，例②的“报告”去掉。4 ^4 y6 K* s7 I( D8 V0 c
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(2)函与请示错用。《办法》明确规定：“函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”“请示，适用于向上级机关请求批准、指示。”从这两条规定可看出，函与请示都可用于“请示批准”，但二者行文方向不同。函是向平级或不相隶属的机关“请求批准”，而请示是向有隶属关系的直接上级“请求批准”。但在实际操作中，人们总认为用请示显得对对方尊重，容易办成事，而用函则显得不那么郑重其事，不易引起对方重视，难达到目的。因此，常把函错用为请示。例如有一篇公文的标题为《××市司法局关于拨付法制教育经费的请示》，主送机关是“××市财政局”。市司法局与市财政局是平级关系，不是相隶属的上下级关系，完全符合函的适用规定。因此，该文标题文种“请示”应改变“函”。* d1 G* |1 S& B4 @ d; a
# g6 j0 S! e+ ~/ H' @7 R (3)通告与公告错用。通告和公告是现行法定行政公文中唯一的同类两个文种。通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”，公告“适用于向国内外宣传重要事项或者法定事项”。二者都有公开告之的功能，但在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别。公告的发布机关级别较高，多由国家机关发布，受文对象广泛，宣布的事项重大。而通告发布机关广泛，机关、团体、企事业单位都可发布，受文对象范围较小，限制在一定的范围内，宣布的事项涉及的是一般事项，多是业务工作方面的内容。在使用时，人们往往对凡需要对外公布事项，不加区别都用公告。例如，①《××商场有奖销售开奖公告》；②《××县人民医院关于新设保健门诊的公告》。8 ?5 j# g, z" s% u0 {8 I
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以上发布机关都属企事业单位，发布的事项都是涉及业务工作方面的某一事项，因此“公告”应改为“通告”。9 N' o; N. B# ?& R- H3 n% a$ x( t
/ v* n$ E, T4 @5 { 除文种错用现象外，还存在着决定与决议相混、通报与决定不分、通知与通告等同等等。! q, n. \3 v. @- z( q$ W( ?+ B! s
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2 事由表述重复、罗嗦、冗长、空洞、不明确。公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括，是标题的核心，要求准确、简洁。而有些公文标题的拟写没有抓住公文主要内容，以致事由部分表述重复、罗嗦、冗长、空洞、不明确。例如，①《××公司关于申请增加超计划出口指标的请示》；②《××县人民政府关于表扬营业员×××同志的通报》。4 k9 Z7 i& P8 q N; Y7 k) E
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例①的错误是词义重复，文种“请示”已含“请示”、“申请”之意，故应删去标题中“申请”二字；例②事由部分只提到了有关的人，而没提有关的事，即要表扬的事迹未写出，显得空洞，应改为（××县人民政府关于表扬营业员×××同志×××先进事迹的通报）。 2 `$ {- I% ~* r8 J " `* u, F ^6 c# c 3、乱用标点符号。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。写作中，人们常常不该使用标点的却使用了，或该使用标点的却用错了。例如：①《国务院批转财政部〈关于加强国有企业财务监督的意见〉的通知》；②《中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知》。 s7 ]+ C) c) b; q- y0 P 3 l; S2 H0 G9 k7 Y4 Y7 ~" P 例①被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见”是公文，不属法规性文件，故应删去书名号；例②被转发的对象“中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故应加上书名号。 ; S3 x" s& _( g