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标题:
浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
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作者:
浙江秘书
时间:
2012-5-1 19:13
标题:
浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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) F. h5 r8 y' v+ h3 X
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
- L% m( z" b" }$ M
1 J) h( |. I* w# o1 L) ]
一、秘书的职能
C8 d) w2 N+ M' b7 s* _
1.辅助决策
% h+ e( H2 ^1 d6 d. e! C
& \9 F; m. {+ e9 N4 o( p
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
6 L& `4 f4 @$ R5 o) d
- m) P g) b1 G# t
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
# n* o3 G Z+ D* s
! ~& n4 b" V, F! i ^+ r. A- x2 d! W9 }
辅助内容的综合性
& Y7 J# ?0 F) h
. s+ m& k3 j3 `8 N" R( J$ n
辅助时间的经常性
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- @2 E R' G k# N
辅助环节的全过程性
# h& q$ U' \9 @
0 y) x3 j. |7 i/ c3 P$ Q/ @
（3）、辅助决策的原则
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9 M; H% x: Q) P) W0 q% ~( ~9 i
超前原则
) S' w# y+ V j q
+ S" H/ r( ?& [8 M; v
定位原则
! v1 Z- d9 L) c
) s+ n' v" M, W/ ]7 d6 S9 q1 M
信息原则
6 E F1 H, ]+ B+ l8 ]5 u: S' U- v
1 i/ d5 o# z1 B# O' a. \ q) H
谏诤原则
; p4 h: i( m, s/ M+ d5 w0 p
( D% S; z+ }+ g
（4）、辅助决策的过程
: m. I K" l2 z6 M' H
/ Z3 b, V9 W. l9 R6 C
协助领导确定目标
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; T; ]) _2 @# c1 D( s: P6 R
协助领导设计方案
0 C h/ } E6 M/ M# p7 ~6 l
" J& a8 g1 A( O+ Q) P2 [6 a
协助领导评优选优
. a0 P9 |; w3 g+ h
$ Y$ `6 w1 O" \5 _' |: L. Q, B
协助领导实施反馈
+ w# j- y9 N$ t6 D0 n. v
- {4 K) R1 t* U4 q' Q
2、协调关系
" B* T$ n' B' }0 ~6 a m$ E* G* c
4 e) O) ]' N: N2 h9 a3 b
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
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& u! S% |- p$ [0 c; Q
（2）、协调关系的特征
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0 V% V2 T" y$ R) i
从属性
( I; z, ]: ^2 F7 a$ K
) b1 A+ m) T9 o+ C1 S
广泛性
0 w! F+ J; d' q- ^; r3 H! \
: { P4 Z' F' n; k9 E
间接性
6 f- r, t# G, C, h& b, U# O
7 G! C; f9 c7 H! Z: d: C! z
（3）、协调关系的原则
E& r0 @# v0 R) g& T
8 R6 p# O( o4 U/ Z9 s
政策指导
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2 o; E1 [* Y: n* a. Z- D
客观公正
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, Y! F6 {$ ~' ~8 B& }! d
平等协商
- _+ T/ x5 Y! b; ?
6 p+ R8 e5 o7 g. f. n) ~
注重整体
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* [& j: L. \( ~+ O. L" J
灵活适度
# ^9 e% n- z2 o8 J" k7 d
; }5 D4 W: m8 P' s
（4）、协调关系的过程
4 p$ ?1 u: b8 H q, Y5 ]; K
& k5 Q- x7 h" `8 D7 O: E! R' r! x
摸清情况
( A* ?+ T) l1 P+ p* y6 G
0 C" a- C( G" P- k' l* D) S' V
找出症结
) t, o% N) U' c- v
: o9 X7 r T D. V
恰当协调
5 |6 {9 U0 o9 [
! D- e% R9 K/ X' @
督促落实
; \- q0 Q3 A- p3 E2 ^
- L( Y1 y9 v( Y9 z
检查反馈
2 g/ T+ j3 ^1 k1 g) D
) }! A1 q- N3 o
3、处理信息
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* i& I" G$ y" ]
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
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( F! ^" x8 Q* X9 D: g, e' x1 j4 l
（2）、处理信息的原则
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@) u4 W: A F. u4 {& T
及时性原则
- e& x0 t% d$ ?0 {8 W0 |& s
& y+ g8 z/ G6 s% X4 t k
保真性原则
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( P1 [4 l8 ]2 {4 r5 Y3 D/ D! } M
适用性原则
+ W) s: a, Y4 p1 E1 d) z& n
) [- w- k) T, G- J
预测性原则
& F2 {; q. k9 C
: Y. U0 i, a9 ]1 e H
（3）、处理信息的内容
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! `* E, V6 w& ^, ~' C1 o
历史信息
. N6 M+ [3 s2 k! p! t4 e5 T$ F
0 i+ s M# j$ g# T* }5 G' X! G
上级信息
$ g& A* _" D1 x' }7 l, O
$ T! l# E# r# j7 m) |
内部信息
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6 u* z( {5 _' T6 I. W
公众信息
) o0 o$ ^8 d0 _9 V. ~
% r9 L& F6 e" [5 s
社会信息
1 N# a- W G% d3 {! J
" q z# v) y: D8 I1 i- {4 Z
（4）、处理信息的过程
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9 y( ]6 F% V; c9 O
信息的收集
. ]3 x3 O6 r1 u; G
8 }8 c) M Y, ^: z5 L
信息的加工
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! U. I7 r7 U5 j, v" |# M
信息的传递
d/ ~ i2 @. b( s7 l: v
4 t# @/ s; a( ~# |( L, Y3 k7 R
信息的反馈
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* e) M2 {! w" I* Q1 p
信息的储存
7 S) L* k4 M: p+ k5 Q8 T1 O
' y) x' z7 {+ A# j) e
4、办理事务
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（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
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' ]' T, X* \1 C3 ]+ I3 U' N5 Y
（2）、办理事务的特征
8 y5 u0 x" q5 r/ H# z4 F+ M# f
) R0 B4 n3 {2 V, Z
综合性
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# q4 i' o, h- Q
服务性
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8 X" H w6 j' j% I3 K8 R8 `; D0 {8 o+ O
繁琐性
' H1 [* {" I8 B$ G ?6 f
* O- ^1 H- m" o2 @
突击性
# z/ N& W9 @: t$ d3 `' @8 L
$ [% |* t, m6 {
（3）、办理事务的原则
3 @3 w; h1 `; J O9 t
5 w! U% B6 f4 J' v: |7 y1 F7 {
被动中求主动
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! f/ t" N: b, _2 Z* e
原则中求灵活
" x3 F4 `8 o* J9 Z4 d% A
; H. U" P5 Z* j8 {! j
繁杂中求规范
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8 K. r% M2 R: K( O* c/ W( N
（4）、办理事务的程序
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( R! m* b. x' |
自然程序
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$ w* d. o) V9 Z* j& V
理论程序
5 x3 K3 @% L! P
t3 u# o( |6 g: v* n. y
指令程序
: @+ \( F) b% K2 s! O5 K
, i; H* s1 e( m R) \) B
法定程序
* l0 ]( X# Y! J" l
2 s, q0 b$ R& r+ G' ~' v
技术程序
5 R& K! Q/ L+ a
; @/ n& B3 G2 R& \- C
习惯程序
5 V% T6 K+ ~# @& X( y6 K; @
. C* w6 `, e2 {1 _( t* V' D
二、秘书的职责
( M6 Y8 A% |$ _+ t# v4 I4 b
大致也有以下11个方面：
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k: L; K4 c) c* G* J1 _; x
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
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接待事务（来访接待、安排服务等）
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) m- d! z# W! ?' b/ w! Q+ S
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
B; U$ E) g+ }2 K
6 E$ C4 l& f7 I6 ?0 W/ P8 C. o5 W: z4 o
行政事务
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2 C* z+ C9 a4 s: c
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
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$ ]4 D9 |* [ G6 B: ?9 w3 |# g7 W
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
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文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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" H4 x+ V9 [' l4 n) y- _+ f8 U& r
写作事务（各种文体的写作）
! Q+ o; o( e! K
4 `: i0 `$ Q) F) \
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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8 c( }* Q+ x' K8 P
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
6 h! ]! ~6 s( Z9 H2 F* q
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其他领导临时交办的任务
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