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标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责 [打印本页]
作者: 浙江秘书    时间: 2012-5-1 19:13
标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 " ], t9 g* B- m7 w4 y# p7 D  S5 }
; f7 U: E  v8 q5 o6 t
　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 1 o; F6 R, m' A, ]5 [: K5 ?' X

2 ^7 g5 P7 i3 ]　　一、秘书的职能
. ~$ G9 P1 U  o9 X　　1.辅助决策 $ R( m5 `: b4 w9 ~" R
' S: ]* V" p$ U, A4 e
　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 3 Z5 C+ F* [5 I
/ r( x$ g3 C0 f
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： # s( k% E$ r- \6 ]
4 }1 O, i8 g) e6 D
　　辅助内容的综合性
* c+ J! W8 b' a, y/ L* [2 a1 V$ Q, C9 k
　　辅助时间的经常性 2 Y8 s6 G( ]0 r$ D8 R. r
8 i( Y& H2 ~3 |. r9 X
　　辅助环节的全过程性
, z& o" i9 _9 I8 Q  y
! M% p' p3 q$ ], m- J1 C　　（3）、辅助决策的原则 * e/ G' }( ?2 x9 t% |' `
' S8 f5 H+ B! v; i
　　超前原则
2 M8 q; T3 a( n* f5 D" {$ F6 v+ a, b$ m- k( {$ Q) G
　　定位原则
1 V/ n: G" `" |' F$ J$ a; O) G! L7 Q% n7 |& z3 u( _1 Z
　　信息原则 9 j9 ?2 b. U5 c; _

4 _% z5 i( \4 H% Z0 U　　谏诤原则 - N9 {6 N  x) F) k
' I/ D7 P% s: P, m
　　（4）、辅助决策的过程
; d, u( U1 f  `( q! F3 v
. i- ]# T, o0 r- E　　协助领导确定目标 ' V# C* ]9 P# p0 h5 @: u

1 B( I# |: w0 e  \7 W) a: |　　协助领导设计方案
9 Z, g( n3 X( _% F7 J) \' L
3 M, L3 G% W5 k4 h8 c/ G& A　　协助领导评优选优 / g8 h0 u9 \: z
. |  k+ M: d& F4 t! o+ O
　　协助领导实施反馈 : e2 x" J3 |- f/ E5 d, t0 ]
( n1 g9 T/ J  t- ^8 H. G" k1 l
　　2、协调关系
% Q. C3 C. R; v% h: N4 P5 e8 X$ |( X9 `9 A$ N  R
　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 : x: Z/ ]5 B& q5 m& N6 T. @9 v

$ ~7 z. D9 K: t7 q$ p) \% d　　（2）、协调关系的特征
2 _; ?) w* _* |
9 K8 F3 \+ Z: h* a( V3 u! _6 P: F　　从属性
) F" `* ^- `3 r0 E
4 p; V! h) W" `9 u* c　　广泛性
; S4 s. n# G, h2 y! `8 g2 ^9 \- h' ?( Z9 r) e, z5 q
　　间接性
1 L6 s/ y& w  m% e: s8 [" O; y1 T, i+ u- R1 a9 _8 V
　　（3）、协调关系的原则
2 V2 E# N" L; x" t  p7 u2 F% y7 E% E0 r- Z7 e% \
　　政策指导
. T. _- I( @2 F
# o& {6 w0 K- N　　客观公正
6 H8 K  B: Z: {  ~( g+ e! F; Z, k! [' E
　　平等协商
' A7 u, v9 j7 W* K8 h* J. D6 ?! }/ N
　　注重整体 $ J# T$ p3 v4 m* j) g% M% H
1 o$ a5 \8 _0 s$ T
　　灵活适度 6 u2 T6 {! m, V
( C6 t9 o2 x8 Y$ ]
　　（4）、协调关系的过程 0 \2 X  N; ?) D4 l! `0 I$ o8 m- Q" \
1 O- [9 k5 I9 l9 [. c1 U2 I
　　摸清情况 % ^* _9 t- s+ x8 a* o0 z6 J' z
# L7 P9 \' Y( z4 c# s4 Z# }
　　找出症结 ! `/ \( r+ ?# p2 E2 ~

6 T! x; ~0 D& O/ }! D　　恰当协调
- K" k7 ]7 {0 ]# N# u1 D& N
2 a4 [" ]0 E8 X0 q- z' G+ l　　督促落实
3 I8 Y  d2 [  j0 y2 @2 b6 j, L% ^+ n  s  z8 u2 {/ l2 |; }
　　检查反馈
: P' [/ c2 C( u- l3 \: d: j
/ u6 K' R+ F. u! V　　3、处理信息
. i; |% L( J$ m0 o  ~  W) q
" J. u& ?- D& R2 s5 k1 E1 F2 I　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
) @$ y# w1 P9 _, \$ I7 T- B5 i6 d6 s. C
　　（2）、处理信息的原则 " R+ x5 E9 U- a% r3 X* C

% {. H- F; _) y0 D　　及时性原则
/ _# g: v+ L  O
- S2 a8 c* {) P- z+ h' V) e' ~　　保真性原则 0 I- o4 \4 A* E7 Q# h4 o2 {' |% A$ C" L
, Q$ Z1 o5 Y, `% `- P! k
　　适用性原则
2 ]+ k7 U" F3 [& O& E* S8 h9 f9 g
　　预测性原则 & ^/ V$ \9 P/ q' q. \: x7 F
4 N/ q# H: a, A, C. j- I! e3 y$ ^& L. {
　　（3）、处理信息的内容
' W7 p6 x1 y( ]; o+ g( s. N, x! i# c4 M5 B0 w- }: ]
　　历史信息 5 t$ u' D! ^- I! ^

; z. m; T: e/ [( S+ U" E　　上级信息 , p1 v) I$ A  Y3 ]4 \. L& K0 Z$ E/ {

% f2 E8 s. Z9 p( V' h9 H　　内部信息
  q- F1 ]8 Z& }  u  i3 a1 c" t7 i! i3 Q; [5 d, b- F0 C
　　公众信息
- v# Z. A7 j& [' j7 K" g
! [4 ^2 D3 k; r4 p2 K　　社会信息
+ a) R' d5 q$ {4 L2 h
( K4 ]8 w1 ~2 a5 z4 G7 d　　（4）、处理信息的过程 $ T, X- `, |% u$ w/ I
& k! q4 }  b5 w! v. i
　　信息的收集 2 L" k1 F, Y! _
2 A" V7 o# ^5 P: Y" n' o, e4 K
　　信息的加工 3 ~: A3 w- o' R$ l) ]* _- g

$ H* T! U) E' d9 G　　信息的传递
) I7 D; w0 k) R& U' f% ~* @+ h8 L; E9 J: K; J9 n( v
　　信息的反馈 / n/ a# o7 E( |: L$ j

& `$ K) f% x4 T7 ]5 |. O9 z　　信息的储存
, ?: a% T7 _$ d% T+ X( a/ W- ?6 a% `/ J, C7 [4 v8 ^
　　4、办理事务
! d5 r$ D5 r- @3 @4 x# R  u. N, z/ E) E2 |0 d& N! w  z  z6 S4 v
　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 + G+ d, D' w7 V* ]) Z: b0 |; d& z

+ u, `- c% A: r" L1 y　　（2）、办理事务的特征
- w/ S! j7 k/ A1 w2 b* H7 G! d% {) X: J, C+ q
　　综合性 * m0 z' J  X$ B: @8 C* x
8 R/ S6 f* W) O! [% A) |
　　服务性 # q( `" S5 S( t& g+ p, {

5 m4 ^' W: Z, c4 M: w6 R, \　　繁琐性
/ `, l2 O: P* o3 G0 Y* h3 n
* ?( ~! j  u0 W# o　　突击性
9 ^' r$ `2 j+ J! K% e& `0 B+ y
4 S7 B; W2 ]3 H8 y% s  k) k  E　　（3）、办理事务的原则 + W% ?* _& m% P" H7 Q

" f9 \8 E& f% V# E0 m# x/ b: h　　被动中求主动 # {& {( J" b8 w5 C
7 e! b# s' x' ~7 V$ \8 T. {
　　原则中求灵活
  `5 }9 q( A- Z7 l
: ]# {: a, h, u. j: R0 D　　繁杂中求规范
3 C5 S+ ^; o' p9 E+ c+ q1 D5 B9 @, ^( n. Y" [& I
　　（4）、办理事务的程序
3 L. y7 P8 H6 k4 j; b
4 B' h" S. H9 [% M, Q4 Q/ s$ y/ ^1 J　　自然程序
, S1 ^& Y5 g# [% p7 X, @+ u
7 {+ K3 ^9 S( H  I: i; x- m# C3 U3 E6 {　　理论程序
6 R6 P6 I7 x2 N$ a( A; z! X7 @$ R/ W. b' T) c/ p  Y1 ~2 t7 x6 {
　　指令程序
" c8 y3 m' e3 u' @2 Z, Z; s4 \7 }* Q! {5 r9 H. x" F
　　法定程序 ; [9 r4 h: t% L: U* q
% Y  q1 u7 y- w" p; Q' L
　　技术程序
' c1 `8 X5 S  O7 U) R* C$ X! s2 b5 s$ L5 e
　　习惯程序
! q- S) R8 `& r" P& z! t
% w! b; C' R- s/ Y4 B　　二、秘书的职责
& j% J& |' G, Q1 V6 t1 [% b　　大致也有以下11个方面：
: y4 G& |2 H; e7 ~: ^8 c# ~3 c) `0 g) H9 w+ T% l
　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
/ e- T+ N. g1 J, R6 @7 z( c- c: s7 F( {8 o" Y: Z) _
　　接待事务（来访接待、安排服务等）
" W: s9 o1 ~% [7 t# K/ l  ]
- Q3 j7 v7 w& y: E7 l. n( F　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
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　　行政事务
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# k& G+ Z$ @1 H4 l　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） # V# O. z* p, D0 u8 q) ]. Q6 }

# B6 Z6 p" p3 {: b1 m% {　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） 5 |4 Y/ D2 e8 J

& d" l1 ^6 p  @4 \; v　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） ( o# O- U) s0 N  K9 m
8 ~- x" e$ \. A$ W7 V+ M2 S
　　写作事务（各种文体的写作） 0 r( K" B1 `  `$ v( p

0 M4 O6 y* p3 ^: t: x/ a; ]7 w　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 0 ~" {8 G: P+ ~& p% I

( _& v7 `/ @: d3 i: F: Z2 _* I　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
; Y5 d$ Y1 K  t+ |5 C+ _6 u0 n0 L) L% z
　　其他领导临时交办的任务



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