6 \$ u0 Z6 V. e# g 办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书，收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作等等。简而言之“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。针对办文工作，有对秘书人员撰制文书的要求，有收、发公文的处理程序，有明确的行文规则。这里，我重点谈一下关于文件的收发以及综合性材料的起草应该注意把握好的几个问题。- f3 u+ R* l+ R7 P. J
8 w( n' U! t. B （一）收发文程序) z+ [; O z7 @
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收文程序：文件签收——文件登记——文件送阅——文件转办——文件催办——文件传阅——文件归档。+ C) ]0 h0 }: ]9 _& n7 n
7 w/ s5 p. T& V5 [8 b3 b 发文程序：拟稿（起草）——审核——核稿——签发（会签）——编号、排版、校对、印制——分发——归档。 9 ?& J3 z; O0 p/ i' M y: l: H ' Y; _- h8 |3 I! B （二）公文制发应注意的几个问题 ( t) |0 Q( Y& e/ [2 B9 B. s7 A 1 J" P, b6 }* T4 U5 M7 W. o 1．注意是否符合办文的程序和手续。要特别注意以下两点：一是特定的发文对象是否正确。每一份文件都会有特定的知晓范围，需要办理的具体对象，所以文件发送时，不要不管对收文单位有没有必要都全部普发，这样，不但会增加办公室一些不必要的工作量，而且还会增加文件的印制费用等成本。二是注意该会签的单位是否都已经同意并会签，需要有关领导和部门负责人过目签字的，是否已经过目签字。“最终”签发人的意见是否明确，意见不明确的，应及时请示。 , o; @. S# m- c; R* z1 I 4 [# s' ~! [5 r/ m6 i+ v; K' a 2．注意是否符合党和国家的有关方针、政策。文件的审核把关，最重要的是把好方针、政策关。把关中要进行全方位的认真核对。一是“上下”核对。就是同中央和省州已发布的有关方针、政策、规定进行核对，不能相互抵触、冲突。二是“今昔”核对。就是对现行政策和过去所发的文件进行核对，使现行政策和过去的文件提法一致。三是“前后”核对。就是文件本身前后提法要一致，不能自相矛盾。/ R% R# T# L w7 m/ r0 x
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3．注意措施是否切实可行。措施是否切实可行是衡量文件质量效能的重要标准，为此，在办文过程中要通过“四看”来把关：一是看文件提出的要求和措施，理由是否充足，符合不符合实际情况，能不能办到、行不行得通；二是看文件提出的要求和措施，由谁执行，怎样执行，执行的时限是否规定得具体恰当；三是看文件涉及到其他部门的要求和措施是否已得到有关部门的同意；四是看督促检查的措施有没有遗漏等。 & ] ]; g+ K; q; R * [4 {. I7 A5 Z* J$ ]/ t9 l 4．注意文字表达是否准确、简炼。文件的行文一定要平实，要注意语体。文字把关中，一是文字修改一定要尊重原文，可小改的就不大改，可改可不改的就不改。二是要注意用语是否得当，词语搭配是否正确，把意图表达清楚。三是要尽可能保留文件原来的风格。 % Y% W. \4 L1 y$ E ' c2 {- U& _4 M+ R- n# F 5．注意文件是否工整和完整。正式印制的文件，字迹必须工整，格式必须规范，纸面也要力求清晰。对不符合规范要求的文稿，要按规定重新印制，确保文件的规范性。同时，还要注意检查把关文件的附件是否齐全（如附表、附转文件等）。/ e x, `& K: {3 X* V4 b! A
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（三）综合文字材料起草应注重的几个问题* p% o, O; a* F3 F7 e
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从某种意义上讲，秘书就是文字工作者，因此文字功底的深厚与否，是衡量秘书最重要的能力之一，也是我们作为秘书必须苦练的本事之一。下面，我介绍起草文字材料中应值得注重的几个问题，供大家参考。! v9 J# a1 R$ g4 C
