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标题: 秘书如何在领导“夹缝”中求生存 [打印本页]

作者: 大连秘书 时间: 2012-7-18 06:29
标题: 秘书如何在领导“夹缝”中求生存
  秘书人员作为领导的参谋和助手，在辅助领导科学决策时，要和领导者和领导集体处好关系；在为领导或领导集体服务时，要认清服务角色，正确处理好与领导、下级的关系。秘书对上要处理好与领导的关系，对下要处理好与基层的关系，对内要处理好与同事的关系，对外要与各种机构、各色人等打交道。所以秘书应具备以下三个方面，才能求得在夹缝中生存。

一、秘书的素养

身为领导的秘书，工作压力大。被领导错怪，被同事误解，被下级记恨的事是常有的。而秘书的工作，又要求秘书不能乱发牢骚，不能在工作中闹情绪，这就对秘书的素养提出了极高的要求。那么秘书应具有什么样的素养呢？

1)才干素养

  什么是才干素养呢？那么我们先从业务能力谈起，即通常说的才干同服务的关系。什么是秘书的职业才干？首先应包括秘书的一定政治水平和文化水平。政治水平指的是马列主义基本修养、思想意识修养、认识问题的能力、对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这些是秘书才干的土壤和肥料，也是才干的构成部分。一个秘书，如果不懂一些马列主义基础知识，不充分了解党的现行方针、政策，那简直是不可思议的。这就给秘书人员提出了对学习的认识和态度问题。学识、文化功底，是秘书的必需条件。学习，才能掌握学识。所以作为一名合格的秘书，第一：要学会主动地学习。在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面；同时，还要在企业生产经营管理实践中学习，边工作，边学习，边总结、边提高，使撰写的文稿充实生动，向领导学习，向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个多专、多能的合格秘书。古代有一些苦学而既有才干又有品德的秘书。如唐代当过记室、学士、秘书监的虞世南，他不断地学习，有这么一句话来形容他，即“精思不懈，至累旬不栉”；后来从政则文词、学识和德行都有很高素养。唐太宗称："世南于我犹一体，拾遗补缺，无一日忘之"，今其亡去，再难找到这样的人了。（见《新唐书•虞世南传》）第二：要不断锻炼。秘书人员尽可能地深入企业基层调查研究，吃透“下情”，广泛获取第一手资料，这样，既能填充他们的“资料库”，增强写作能力；又能为领导的科学决策提供准确，可靠的依据。此外，还应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会其意图。第三：要学会加强规范。严格遵循政策法规和公文规范；以实事求是的精神，忠实地体现组织意志；准确把握客观法律、政策法规、组织意志和领导意图。第四：要努力钻研业务。作为一名成功的文秘人员，我自认为能让领导满意放心是天职，要想做到这些，必须得具备过硬的业务技能，必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。如：对问题的理解，分析和处理能力，应变能力，社交能力。在顺境中，能让领导更借东风，在逆境中能帮领导力挽狂澜。第五：要不断地积累经验。秘书的办事才干有许多方面，如领会能力、语言表达能力、组织协调能力等。秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。秘书只有把意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。秘书的表达能力在发挥办事职能方面起着重要的作用。

  才干是做秘书的基本功，若是你不能胜任秘书职务，不能完成任务，比如说：办事，丢三拉四、拖拖拉拉；传话，天南海北、走弦跑调；写材料，词不达意、不知所云；出主意，云里雾里，不得要领，等等。这样的人、这样的事，一次两次也许没多大关系，三次、四次还是这样，总会导致领导人的不满意，哪里还会处好关系！秘书的才干，大体上分为三种类型：一是办事型，要求精明强干、思路敏捷，办事利落。秘书的办事能力主要体现在：

  1）理解和领会能力：就是要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力，机智的组合力和精湛的品评力。

  2）条理和驾驭能力：善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。

3）口头表达能力：这是对秘书职业的特殊要求。会说话，这是一门学问，而且是事关办事成败的基础。什么是会说话呢？起码要做到：①口齿清楚，②达意准确，③有点说话的艺术。前两条是最基本的，第三条是进一步的要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等等。
  4)应变能力：世界上的事物总是瞬息万变、不断发展的，人们办事的计划和预案，常常会与现实不大相符，甚至大相径庭，有时会突然变化，把原来的计划和预案完全打乱。在这种情况下，秘书人员要胸有成竹，临机不乱，迅速做出抉择，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置。

  5)交际能力：处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问，人情练达即文章”。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么，办事的成功率就比较高。秘书的交际能力，多半是体现在工作协调中。尤其要注意处理好与领导的关系。秘书与领导的关系是工作关系，秘书要处理好与领导的关系，关键是出色地做好为领导服务的工作。二秀才型，是主事写文章的，较强的文字表达能力。他的办事能力不一定很强，但写文章很擅长，同样要求思路清楚，头脑灵活，有学有识。三是技术型比如打字、印刷，办公设备（传真机、计算机、电话机）使用和维修、机要译电等。三种类型的人员，都要把自己的本事掌握好，达到熟练程度，才能胜任愉快，才能与领导的需要相适应，也才能把关系搞好。

2)品德素养

  秘书人员的职业品德，最主要的一条是在政治上与党中央保持高度一致，即坚持四项基本原则，坚持执行党的路线、方针和政策。秘书人员是绝对不能偏离党的政治轨道的。

  其次，秘书人员还有职业性的高尚道德。它通过秘书人员的信念、习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度。一个秘书人员，如果不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”、“张良之才”，也不能算是一个合格的秘书。比如说，热爱事业、安心工作、为事业献身的精神。还有严守本份、严守纪律、严守机密等等。做秘书，根本的一条就是踏踏实实、尽心尽责地工作。邓颖超同志曾经为《秘书工作》杂志写过一篇文章，说秘书的高尚可贵之处，恰恰在他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计较报酬待遇的精神。秘书，总得要一心一意对待工作。其次辅助领导，当好参谋。秘书之职，重在参谋。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是企业领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。秘书在辅助领导进行决策时要注意：一不要指望领导人采纳自己的一切建议；二不要以为自己的意见就是对的；三要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导人采纳自己的意见。小平同志说过："我们的组织原则中有一条，就是下级服从上级"，"对于上级的决定、指示，下级必须执行"（《邓小平文选》第291页）。下属而不以正确者自居。领导人的指令、意见，在“出台”前秘书如发现有不足之处，应当提出补正意见供参考，这是正当的。为人正直，人格高尚。秘书在企业领导人身边工作，随时随地需要向企业领导人汇报情况，提供对企业管理的各种看法。这种工作条件要求秘书必须公正、客观、超脱。接着秘书为人要正直，人格要高尚。秘书在企业领导人身边工作，随时随地需要向企业领导人汇报情况，提供对企业管理的各种看法。这种工作条件要求秘书必须公正、客观、超脱。公正的对待一切事情。然后秘书要谦虚谨慎，平易近人。秘书的工作性质决定企业秘书人员应服从领导和上司，关心体贴下属。如果秘书人员自恃有才干而不服从领导或因为自己有地位而不尊重下属，那他就缺乏了最起码的职业品德修养。最后要事求是，恪尽职守。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个企业的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护企业的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，才能真正提高秘书工作的质量和水平。

  所以在这个变化多端的形势里，秘书必须具备以上的素养，才能具有生存下来条件。除了具备良好的素养还是不够的，一名合格的秘书，还要处理好各种人际关系和学会对自己的角色的正确定位

二、处理好领导之间关系的方法

  从体制上、职务上说，两者的关系只有一种：工作关系。这种工作关系，在职能上，秘书要为领导人服务，即做领导人工作上的助手和参谋，具体任务就是办文、办会和办其他的事；在组织上，秘书与领导人是上下级关系，领导人领导秘书，秘书执行领导人的指令。秘书如何处理好与领导之间的关系呢？

  1)顾全大局而不介入矛盾。即回避法。

  当几位领导人有了意见分歧、有了个人矛盾时，秘书怎么办？一种意见是宁可当"和事佬"，另一种意见不同意当"和事佬"，在领导人之间，特别是在中下级领导人之间，有时是会有分歧、有矛盾的。而在中、下级机关，常常是一个秘书同时为几位领导人服务。所谓"神仙打仗，凡人发慌"，秘书夹在当中是会很为难的。但是，这里有一条原则：秘书不能也不允许介入领导人私人间或工作中的分歧和矛盾。秘书介入这种纠纷，支持一方、反对一方，不但于事无益，而且会把事情搞得更复杂。秘书人员不能在领导之间说不利于团结的话。如回避不了，最多只能表示：领导之间的事，秘书人员不便说什么，希望以党的利益为重，相互谅解、搞好团结。这算不算“和事佬”倒不要紧，重要的是，对于领导层内部形成的矛盾，作为下级一般不要介入，议论是非曲直，而应“回避”，让领导者自己逐步消化。因为领导之间的意见分歧往往涉及到决策过程、决策方向，作为下级一般是没有权力参与这一过程的；秘书就是秘书，秘书的原则是不能介入领导之间的矛盾和纠纷。同时，作为下级和秘书，指手划脚，无论说得正确与否，都会使领导感到不受尊重。甚至还会引起更大的误解，无助于事情解决。回避的办法就具体情况而定。第一种情况：在矛盾形成时，作为下级和秘书正好在场，这时，应采用沉默或脱身的处理办法，避开这一场合。我以前听过这样一个小故事，差不多是这样子的，有一个领导秘密会议，只有三个人出席，那就是市长A、副市长B，小张。小张是负责这次秘密会议的记录，刚开始，领导两个人在讨论关于“如何搞好市文化建设”，没过多久，两个人因为意见不和，开始吵了起来，吵着吵着那些脏话就说了出来，这时小张为难了，根据对秘书会议记录的要求，小张要把领导说的话一字不漏的记下来，可是这两位领导当时都在气头上，这些话是不能记录的，小张为难了，这时市长A对小张说：“你把他说的话全给我记下来，不许漏记一句”，而市长B说：“你不要记”。小张更加为难不知道怎么办，他突然拿起笔，对市长说：“市长，笔没水了，我去换一支。”小张走出会议室后，就坐在会议室门外，等里面不吵了，才进去。所以，秘书要学会去顾全大局。第二种情况：秘书或下级并不在场，但领导者双方都向你谈起事情原委，希望得到支持或感情上的宣泄，这时应当采取不涉及事情本身，而围绕冷静、稳妥地处理问题这一思路进行适当分寸的开导和疏通，切忌自作聪明，大发议论。

  2）沟通法：对于当事人双方由于不太了解事情真相，导致冲突发生，而矛盾并不涉及实质问题这一类型的“夹缝”，作为下级或秘书可以客观公正的说明发生过程。使双方全面，真实的掌握情况，达到消除误会，团结工作的目的。比如：某单位两个领导研究物色一个人选，其中领导甲推荐A，A也确实能够胜任此项工作，表现较为优秀，领导乙对A也比较满意，但由于领导甲在征求乙的意见时，没有找到乙便事先定下人选，事后才给乙通报情况，使领导乙感到程序不对，受到冷遇，因而造成不合；这种情况下，作为下级或秘书就应及时给领导乙讲清楚：甲找乙征求意见未能见面的细节，说明甲是尊重乙的，尽力消除双方的隔阂。

  3）协调法：对于两个下级或同级单位同志之间的隔膜，可以采取协调的方法帮助解决问题。协调的具体办法无外乎三种：一种是将双方当事人召集起来，从工作角度、团结角度讲明消除矛盾的重要性和互谅互助的必要性，讲明今后应注意的事项。第二种是分别做工作，搞疏导，分清责任，区别对待，使双方多做自我批评，达到团结共事目的。第三种是配合上级机关或上一个层次领导进行疏导协调工作。

  4）冷处理法：当作为秘书人员或一定级别的领导自己和不同层次的同志发生误会或矛盾，应采取冷处理法。具体办法：对上级领导的误解甚至不恰当的批评采取沉默，不解释的态度，用行动来验证；对同级或下级的误会甚至排挤、反对等，采取不吵闹，不影响工作，不破裂关系的态度淡然处之，用时间来澄清是非；待工作持续发展到新的阶段时，谁是谁非自然就会明了，作为对方也就会不点自明，团结和谐的关系将会更加稳固。冷处理可以保证工作和同志关系不受大的影响，但作为自身要受一定时间和一定程度的委屈，必须要有一定的肚量，才能做到这一点。

  5）间接传递法：有时甲对你有意见，但不明说，而是通过乙来传递给你，并且在工作中表示出明显的不合作态度，这是一种隐形的“夹缝”。遇到这种情况，你可以采取相应的办法，把自己的想法、困难，对事情的认识以至对甲的意见，通过乙传递给对方，让对方冷静反省，研究你的意见，当你和对方都达到思想一致时，矛盾自然消除，“夹缝”也无形消失，而双方因为没有直接争执，不会因“情面”上的问题影响工作与团结，这样由“面和”达到“心合”，更有利于工作开展。处于“夹缝”之中，的确是每个人都经常遇到的一个敏感问题，正确处理好这个课题的确是一项颇有深度的工作。愿我们用更好的方法，更好地处理这一问题，为创造更好的工作和人事环境而努力。

三、秘书正确定位自己的角色

作者: 范文轩 时间: 2012-7-20 09:24
办公室工作人员工作必须严谨，要认清自己和领导的关系，在办公室的作用和职能
作为办公室文秘人员，在日常工作中，应该忠诚服务、牢记宗旨，把握特征，特别要做到说实话、办事实，应认清自己和领导的关系，认清自己在办公室的作用和职能。
（一）文秘人员是领导的口、眼、脑、手、足的延伸
“不是领导贴近领导，不在其位当谋其政；谋而不断，督而不办；没有权利但附着权力。”从这段话上，我们不难看出文秘工作的基本特征。这就是说作为办公室的工作人员，作为领导的参谋和助手，平常和领导贴的最近，做任何事、说任何话都要站在领导的角度和全局的高度去思考问题，要做到眼里有活，脑里装事，多动手勤跑腿；要做到贴近领导边，埋头作奉献；参谋不决断，服务不添乱；行动守规矩，三办（办文、办会、办事）要规范；切莫先得月，淡薄名利圈。要做到做人踏实，做事踏实，实事求是。
（二）新时期秘书工作要努力把实现“四个转变”与灵活性结合起来
在工作中，一是要努力从单纯的收发向搜集信息化转变；二是要从单纯的办文、办会、办事向参谋、助手转变；三是要从单纯凭经验办事向科学化管理转变；四是要从被动服务向主动服务转变，做到会说、会写、会办，并力求优质高效。(“会说”就是汇报情况，概括问题一说清楚、二说简练、三说得体、四说深入、五说艺术。“会写”就是要会写办公室常用的文种，还会写文书、应用文、计划总结，调查报告、领导讲话等，还要准确、规范、精练，要做到从办公室出去的都是精品。“会办”就是既有原则又灵活机动，要把按规定办与领导指示办相结合。不管是文件的审核、信息的采集、文章的撰写、会议的准备，还是事务的处理，都要事无巨细，干净利索，认真谨慎，办的完美、圆满。)
（三）核心是提升参谋助手意识
办公室人员综合素质的提高，特别是政治意识、公文的制作格式和文字表达能力，都将影响着参谋和助手的作用，特别是工作措施和各项计划的质量。这就要求办公室人员，既要具备一定的政治理论水平，文化知识和业务素质，又要善于学习，掌握科学的工作方法，吸收先进的工作经验，在紧张的工作中理清思路，培养良好的工作习惯，成为领导的好助手。

作者: 携笔从戎 时间: 2012-7-21 20:48
秘书部好做啊！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！

作者: 雪狐 时间: 2012-7-21 23:55
辛苦的秘书们,鼓励、同情、携手、共享

作者: 塞北老秘 时间: 2012-7-22 12:37
看看什么意思

作者: 小狗钱钱 时间: 2012-10-31 14:30
认真虚心地学习，尽快适应秘书岗位！

作者: 满是风吹 时间: 2016-1-9 12:14
什么是秘书的职业才干？首先应包括秘书的一定政治水平和文化水平。政治水平指的是马列主义基本修养、思想意识修养、认识问题的能力、对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。

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