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标题: 浅谈如何做好秘书工作 [打印本页]

作者: 贵州老秘 时间: 2012-7-23 07:05
标题: 浅谈如何做好秘书工作
　已近不惑，但从事文字秘书工作时间只三年，只能算是入门者，谈不上经验和心得，但三年的工作经历若有所悟，略作小结，权当抛砖引玉。

以心态促状态，变被动应付为主动应对

　　由于秘书具有服务性、被动性、潜隐性等工作特点，工作中难以做到“我手写我心”，有时甚至有功不能言，工作久了，有可能产生失落、振作不起等心态。但秘书工作的全面性决定了秘书工作需要全身心投入。所以从事秘书工作者要的应当是不求闻达、甘为人后的良好心态。只有心态平和了，工作状态才会出来，被动服务才会变为主动应对。平衡心态应从以下几个方面下手。

　　一是要着眼全局，找准位置。要从工作团队的将秘书看作是团队中的一个普通岗位，不要因自己在领导身边工作，而拔高自己的地位；也不要因自己的辛勤付出得到领导的肯定而自我满足。只有站在全局角度，理解工作的性质，你才会在平常的工作中，摆正自己的位置，平和自己的心态，遇到工作时就不会有推委与人的心态，闲时就会主动思考下一步工作，自然工作的服务质量就会逐步提高。

　　二要眼快手勤，甘心奉献。秘书部门是各单位的枢纽性机构，内外来往的公文、电话、信件，都要经过这里，各种公事，大都要经它做出安排，每天都要面对和处理一些事先不可能估计到的事件。在多数情况下，谁也不能事先计划未来的一月、一年要处理多少问题、办多少事情。所以在工作中一方面要手勤，以自己的勤奋落实好各项交办事项，同时要眼快、心快，时刻绷紧“随时应战”的神经，及时预见可能下达的任务，增强工作的预见性，以预见性实现服务的主动。

以务实促落实，变但求无过为劳而有功

　　秘书主要围绕辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办会办事而工作，从事秘书工作必须树立以“酸辣苦涩，陶冶情操四要素；任劳任怨，练达文章两支撑”的工作理念，在落实工作中推进务实，以务实推动工作效果。

　　一要要加强学习，提升办事及实践能力。无论是从事辅导决策、处理信息，还是办理事务，都需要我们勤于实践，善于在实践过程中提炼出准确的信息，总结出可资参考的观点，导出可予落实的措施，这都需要从事秘书工作的人在文字写作、综合概括能力上略胜一筹，因此假期哪个个人在写作、处理事务能力上的自我学习非常重要，要通过涉猎较广的学习提升从事秘书工作所需的各项能力。

　　二要注重加强工作协调，形成工作合力。相互支撑、理解协作是秘书工作岗位必须具备的基本素质，秘书岗位职能的发挥需要各部门的相互配合支持。如从事秘书岗位时，常常需要撰写各种情况汇报，而往往一个单位的情况汇报涉及多个工作部门情况反映，这样，写作汇报前需要各部门提供各种有效信息，那么就不能仅仅以一个通知的名义收集资料而已，有时需要通过自己的协调收集一些价值较高的信息来帮助你的写作，所以对从事秘书工作的人来说，有时加强工作协调，促进工作合力就很重要，能有较提高你的工作效果。

　　三要严格质量要求，提升工作效率。要使秘书工作在付出辛勤劳动的同时，实现良好的效果，这需要我们在平时的工作中能以一流的工作标准要求自己，有精益求精的工作态度。如在从事文字综合工作时，既要考试好真实情况的反映，又要考虑对现实工作的概括提升，让人读后有所想，有所得。也要考虑文章在结构上的匀衡，用字遣句上精巧。只有以这样的标准不断要求自己，劳而有功才会有可能实现。

　　　　　　　以高质促高效，变推诿拖沓为果敢利落

　　秘书的很多工作说来就来，而且有可能是几件重要的事情堆积到一个时间段内去完成，那么就需要秘书们必须有高效的时间观念、高质量的办事手段。

　　一要树立标准。要以“操作标准还要高些，再高些；自身要求还要严些，再严些；行为效果还要好些，再好些”作为工作标准，强调“即时办，限时结”的工作体制，将“以一流的工作标准打造一流的工作业绩”作为终极目标。

　　二要按时办结。要有时限观念，对每一件事，要根据事件时间要求合理确定工作进度。而对于一些临时交办事项，则应尽快承办。当场能解决的当场办，一时解决不了的承诺办，自己解决不了的协调办。

　　三要加强规范。提倡事前有计划，事中有步骤，事后有反馈，注重工作程序规范、内容规范、操作规范，尽量避免工作的纰漏。如在服务领导考察、调研活动中，事前，要及时协调联系各单位，起草专门的活动方案、汇报材料，列出提请的建议、请求；事后，宣传要有效跟进，领导交办事项及时落实，这样调研、考察活动才能真正取得效果。

　　　　　　　以创新促创优，变平淡无奇为有声有色

　　秘书部门是各级领导机构的参谋和助手，因而使它成为各级决策部门的组成部分；同时秘书也是沟通各部门单位的重要枢纽，因而秘书也是各级执行机构重要力量，因此秘书工作必须深刻领悟创新的内涵，加强素质锻炼，化平淡无奇为有声有色。

　　真正做好秘书工作殊为不易，要使秘书工作出色出彩，离不开良好的心态、务实的态度、高标准的要求和时刻创新的方法。作者：庞新明

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