, ~9 j, a( R* b 会议中常见的问题 - h% Z% S6 [2 ^6 F1 S8 a4 l# M- P8 W. Q% e$ K% @& f
下面我们先分析一下会议中常见的问题：( J% {$ v. a9 g4 K
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会荒：常年不开会，这些人对会议的作用不够了解或曾深受“会灾”之害对会议已经形成偏见，还美其名曰“让大家有更多干增值的活的时间”。却不知如果利用得好，会议能成为沟通信息、通报情况、交流和统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、商议事项、解决问题尤其是跨部门和跨系统问题和矛盾、布置任务、促进工作落实、总结经验、激励士气等的一个非常有效的工具和手段，“开会不是万能的，但不开会却是万万不能的”；) e2 e, M9 a1 G9 ]- A. n
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会海：过多开会、过滥开会、无效开会，文山会海。彼得·德鲁克曾指出：一个企业的经理如果用超过25％的时间开会，就是一种“病态组织的表现”； 4 A) f. m i: B, R" ^6 @* E0 Q3 R( [; N# Z1 H- p
拖沓：有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”(于是有公司规定上午11点才开会，大多数情况下对一般会议效率是很高，但对一些重大事项可能不适用)；会议拖沓与会议主持人的会议主持水平有密切关系；事前准备如汇报材料或会议流程、时间表不清晰也会造成会议拖沓； ) m) ^- u9 e5 M" o l1 W5 w8 b" d" u( u- s) I$ h; W' L; C
“陪绑”严重：有些为了“相互尊重”或“显示分量”搞排场或形式主义，与会人数众多，无多大关系也叫过来，没有会议成本的意识。日本一些企业会在会议室醒目的标出会议成本的公式；7 c# Y* I/ S) n* I: \% D
: j9 J0 \$ l# { c% ]; p/ Y* a会议成本 = 与会人员每小时平均工资×3×2×开会人数×会议时间（小时）+ 会务直接成本# G# S2 o0 s3 M; ^( `' S/ \% P
其中：“×3”是因为劳动产值高于平均工资；“×2”是因为参加会议要中断经常性工作，离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失，损失要以2倍来计算；而人越多时间越长，会议成本也就越高；会务直接成本则包括筹备费、接待费、会议材料费、场地租金、会场布置费、茶水费、投影设备租赁费、交通费、住宿费等。会议成本即使这么高，一定要注意有足够的产出； + E) ^& ?3 S& u8 @9 i" L+ h8 r2 C# _! c8 o% X; b) ?
主持人选择不妥：如果会议主持人的技能、经验、权威不足以掌握会议的方向、内容和局面时，或主持人的风格与会议需要的气氛不匹配时，会议都有可能失控，达不到预期的目标；9 ^7 L( d: L% z+ W
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议题繁多：会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水，一碰到大一点的或难一点就推到“下次专题讨论”，可就是从来见不到专题讨论，结果问题是一而再，再而三的重复发生，整个组织在重复的学费； * w X! |" x, _/ P/ H; j7 z5 y; Y$ c4 P# U/ U1 H# u' e! x5 R' [
重复会议：同一议题不从根上解决彻底，不得不一次次开会讨论治标却不治本的方案； + n6 C+ o' u( { % S3 b; C% N" L; b2 q2 b) Z* r 地点安排不当：有些公司为了节省成本，会议都在公司召开。可是一些重大的事项必须要在充分讨论、无太多干扰或头脑风暴的情况下才能形成，在公司开很难不被打扰或受影响。- g3 N" s) }* l0 U: y
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会前、会下不沟通：会议从零开始，与会人员一头雾水，会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念或者干脆就是鸡同鸭讲，没有共同言语。很多真正高效的会议都在会前、会下已经沟通基本达成共识了，开会只是统一意志形成决议；有些公司会议基本属于临时通知，相关人员也不可能做充分的准备，或者重要人员出差在外无法参加会议，这样的会议效果自然要大打折扣；' k1 F5 y* r5 {' R f( N
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会议纪律乱：不到、迟到、早退、中场打电话等现象严重，没有制定会议制度，尤其是奖惩制度；, Y; R/ W; N8 [7 ]7 I
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会而不议：成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义；1 Y* V4 {, s* k2 D: X
* s; C; ^0 P7 T: k' L' S: t 议而不决，决而不议：会议只是讨论不形成决议，会前准备不充分，全是到位再凭嘴巴、凭记忆、凭感觉说，不准备主题相关的事实和数据，没有养成以事实和数据决策的习惯；或者真正决议的事情又不开会讨论而是私下决定了，这样的决策很快，但往往后悔或变更也很快；' f, P) Y7 ]( h8 X/ w3 j# P
* ?6 H4 A" o! a/ f' E 决而不行：即使有会议决议，不落实到责任人，不落实执行；3 ~% J5 F: d9 l6 w5 B c
" A! g; J- q2 `" \, F" J, q* p0 L( ] 行而不果：即使执行，也没有跟踪，根本没有结果或效果；执行得好与不好都一个样，没有奖惩，久而久之，积极性被消磨殆尽。9 f( L/ T3 a$ t