1 M( \: s0 W5 f- F（三）采取有效措施提高秘书工作的效率和质量6 w/ i( W( b o
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秘书工作繁杂、琐碎，这就要求秘书人员必须具备较高的办事能力，无论是办案、办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。故此，秘书工作必须规范化、制度化和科学化，切实提高工作效率和质量。规范化是对工作质量的要求，各项工作均应尽可能制订工作准则，规定各种指标和要求。比如起草一个文件，除了内容以外在体式和书写方面都要符合一定的规范，如具体到纸张的选择、页面的安排、书写或打印均要遵循一定的标准，不可随意行事。制度化是指办事要遵循规章制度和办事程序，不能因人而异或带有随意性。要划清与不准的界限，严格遵守。要有明确分工和责任制，人有专职，事有专管。比如接到一个需要回答的电话，要有记录、处理回复制度，不可因当事人不在现场等原因而拒不受理。科学化就是要遵循秘书工作的客观规律，寻求最优工作方法和最佳工作程序。比如文件的运转和立卷这样的常规工作，也应按优化的方法和程序办理，以提高工作效率和质量。0 `* F1 q; [& H4 k
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- R) a. g+ i1 J二 2 O4 d7 r7 E6 q1 K3 ~ 7 Y$ E( g ~# B5 a% F在新形势下，秘书人员应当树立五种观念。/ T, T9 \6 J/ a2 T, ?2 i
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（一）树立勇于争创一流的观念，克服满足一般的平庸思想。秘书工作看似平凡，实则不易，如果缺乏勇争一流的内在要求，满足于一般化，目标定得低，则肩上没压力，那么只能导致工作业绩平平，难出成果，位次后移，因此必须抛弃这种满足一般的平庸思想，大力发扬勇争一流精神。' t+ c3 o* h# }. h7 {" h6 `% c/ |
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（二）树立积极主动参与的观念，克服被动服务的游离意识。秘书工作要紧贴工作中心，紧贴上级领导，就要增强参与意识，多站在参谋的位置上为上级领导思考问题，增强工作的主动性、积极性、超前性，多出一些好点子，这样才能履行好自己的职责，当好参谋和助手。9 N( k# R' w; i
3 `# J U7 r b. C. A（三）树立有为有位的观念，克服无所作为的思想。秘书人员要以实干来提高水平，以实绩来体现能力，以成果来体现价值。只有多办实事，多出成果、多出点子，才能从“无位”到“有位”，才能得到领导的信任和同行的信服，也才能为自己的进步打下良好的基础' S! w" d# @# e) N" \4 ?" ]/ L
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（四）树立业精于勤的观念，克服得过且过的思想。秘书人员的业务范围比较广，涉及起草文稿、事务协调、接待来访等多方面，要切实履行好职责，需要具备过硬的业务素质，这就要求在工作中勤于动脑，勤于多写多练，勤于多动手，一点一点积累知识，一步一步提高业务能力，经过辛勤的努力工作从而达到精益求精的工作目标。. w9 D; l/ ~' T& ?( S
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（五）树立创新创优观念，破除念古守旧的思想。随着形势的发展，近年来秘书工作增加了信息、督查等新的内容，这就要求秘书人员注重吸收、学习新东西，积极探索做好秘书工作的新路子，在工作中注重创新，抓住特色，如典型发言应如何求短而生动，收息信息时应如何调动基层积极性，督查工作如何有助于上级精神的贯彻和任务的落实等等。4 e8 R1 k$ S+ p
+ }7 p1 c9 }7 O& G W6 }# H; n- z总之，不能因守于原有工作模式，不能固守陈旧的思想方式，要根据新形势下秘书工作特点，积极去探索提高服务质量和效率的方法、途径，使办公室秘书工作更好地服务于领导，服务于基层。 / {6 k" t, d( h0 ?0 a' s7 t# ~ $ s. m! U+ P9 N) \ ) ?; J, d/ y2 a
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) K) S% E6 t7 e% Z: r4 I秘书人员的从业要求，从素质角度来讲，应当具备以下几个方面的条件。2 d) y: O# t5 B3 L* s( F' G, t