标题: 语重心长谈秘书应当具有的素质 [打印本页] 作者: 秘书三味 时间: 2012-10-30 15:30 标题: 语重心长谈秘书应当具有的素质 今天非常高兴和大家一起就秘书应当具有的素质进行交流。每年新秘书的培训既是单位非常重视的工作,也是我很愿意做的工作。因为每次从新秘书身上看到一种希望和干劲儿,感受到年轻的活力,这也是北仲的一种特质——始终保持着年轻的状态。我希望大家在北仲这个集体里能保持自己的活力,不断完善自己。今天和大家谈秘书人员应当具有的素质,是因为大家选择了北仲,就应理解和认同北仲坚持的理念,而单位也有责任在新人进入北仲时,就将这种理念介绍给新人,使大家在“志同道合”的氛围下开展工作。 Y" S# Z1 w) g) U& g/ d2 U w9 } ; z1 P! o. g# ^- ~5 t7 v. i一、关于个人的职业规划 * g( U; Z9 V, c/ |1 p- ?
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有人说选择一种婚姻,意味着选择了一种生活方式。其实,这种比喻用在选择工作上也很恰当。选择国家机关或选择具有垄断性质的国有企业,日子平稳,可托付终身,没有什么风险和压力,但在个人能力的锻炼上,不如在外企和北仲这样的单位。选择北仲,在条件待遇和能力锻炼方面较前者好,但要面对高度竞争、风险和压力,甘蔗没有两头甜。秘书是吃青春饭的职业,除了少数当领导的,多数人将面临二次创业的问题。这点单位在招聘时就已讲明。大家关心的问题是,这个工作期限多长?是一、两年?还是五年、八年?这不仅取决于单位,也取决于个人。如果品行、能力、业绩不能满足秘书工作要求,也许是一、两年。如果能够满足要求的,一般是五到八年。走上领导岗位的,时间会更长。为什么这样定?首先,秘书工作是服务性的工作,不宜年龄过大,仲裁员正逐步年轻化,如果秘书年龄大于仲裁员,秘书和仲裁员都会感到不合适;其次,为了长久保持机构活力,北仲从成立之日起就实行与市场接轨的管理机制,打破铁饭碗,人才流动性很高。如果人员只进不出,机构会随人员的老化而老化。其三,北仲的办公自动化程度很高,要求秘书当场录入速度每分钟不低于70字(单位组织打字比赛,工作人员最快每分钟打114个字)。但人到了一定年龄,反映及灵敏度下降,难以满足秘书岗位需要。其四,秘书不同于教授、律师或法官,很难有向上发展的空间。大家都是著名法律院校的研究生,一辈子干秘书,太屈才。时间久了,当一同毕业的同学当了领导、律所合伙人、教授,自己会感到失落和不平衡。单位不可能为了出于安慰的考虑,设立许多领导职位或专业职务。既然二次创业,就要考虑再创业时机。社会上的招聘一般要35岁以下。出去太晚,影响下一步发展。单位开始就讲明工作年限问题,是为了对同志们负责,便于大家认清形势,确立奋斗目标。有的单位不会在一开始就向工作人员讲明这个问题,担心其产生短期行为、“混”的思想。有的企业甚至采取当天走,当天通知做法。北仲不会这样做,这对人不负责任。而且,工作人员是否对单位忠诚,不在聘用时间长短,而在人的素质。美国法官的助理都是哈佛、耶鲁等名牌大学法学院学生,工作只有一、两年,但丝毫不影响其责任心和敬业精神。我们讲明这个问题,是我们相信大家的素质,而且,这是事业单位人事制度改革的趋势,谁都无法回避这个问题。 3 w$ p& W9 C7 ]$ y, v0 |3 n, v
% e* S7 W V; }- u. O1 {* u 大家关心的第二个问题,就是单位能够为大家的职业发展做什么?我认为,北仲工作经历对个人发展的有利之处在于:其一,起点高,接触的都是高层次的社会精英,视野开阔;其二,专业性强,能够接触到专业、尖端、前沿、新型的案例、法律问题、知识和信息;其三,工作同事是高素质优秀群体,能从群体的思想互动中,提高思维水平;其四,北仲先进的管理理念、模式、手段和方法,有利于提高工作人员的管理水平和领导力;其五,良好的工作条件及待遇。这些已是一个法律毕业生职业发展的良好基础。如果能力及个人道德素质达到仲裁员标准,在北仲的工作期限可以作为担任仲裁员的仲裁工作年限。另外,在条件允许情况下,单位可以帮助同志们联系或向有关部门推荐。这只是单位为同志们二次创业提供的一些帮助,不是必须尽的义务。而且,这需要两个前提,一是,大家必须尽最大努力提高集体的荣誉和效益。只有集体的信誉(集体信誉包括:仲裁委员的案件质量、效率、服务、管理都是一流的;仲裁委员会的工作人员的素质是最高的)提高,单位的联系和推荐才有份量。二是,个人要诚实劳动,努力积累知识、经验、能力和信誉,增加自身实力。推荐只是外部因素,关键取决于内因。现在是信息时代,仲裁是窗口行业,每个人言行举止、品行、能力,仲裁员、当事人、代理人看得清清楚楚。俗话说“好事不出门,坏事传千里”,如果缺乏诚信、损人利己、损公肥私、以权谋私,那就将自己未来的路堵死了。 " e& G4 E, g' p1 d9 G; T# E0 v : c/ C- d% w, f9 Q0 ]& k* X二、关于做人与做事的关系 1 l# R9 f, A' N: l3 s ( W# |5 H0 }* P, {7 J2 {& S 做人是指树立正确的人生观、价值观,提高道德修养。我使用道德修养而不是政治素质这个概念。因为,前者比后者涵盖更宽泛。政治素质,涉及个人的政治信仰和意识形态。在我们这个多元化社会里,信仰什么,不信仰什么是个人自由。但道德是人内心生长出来的东西,是灵魂的自然流露,反映了人在“真”“善”“美”方面达到的水平。人们常说要培养高素质人才。什么是“高素质”?有的文章说,高素质是高境界,高智能,高稳定的心理结构和特征。这个定义是否准确,暂且不说。但是,积极意义在于其没把知识、学历、专业作为衡量素质高低的唯一标准(现在有相当一些人认为高素质就是高学历、高职称),而是将人的道德修养作为高素质的重要内容。境界高低和心理稳定与否都涉及人的道德品质、人生观、价值观。古人说“德高才旺”,强调的就是两者依存关系。市场经济带来机遇、风险和压力。很多人认为提高人才竞争力就是多拿文凭、执照和资格证书,外语要好。还有人认为“理想”、“责任”、“良知”是虚的,唯有金钱、权力、地位是实的,“人不为己天诛地灭”。其实,这些想法很片面。市场经济也是信誉经济。信誉是什么?《联想为什么》说“信誉是一种资本,而且是一种‘金不换’的资本。有了这个资本你可以聚合队伍,你可以取信银行,也可以取信于用户”;“天下最容易挣的是钱,最难挣的是信誉”;“钱是那种靠技巧和力量就可以挣到的东西,而信誉是不能靠技巧挣到的,要靠内在的品质与自觉”。一个成功的企业家在谈其用人之道时说:“德才兼备的重用;有才无德的坚决不用”。文凭、职称在个人找工作阶段,在用人单位不了解你时会起作用。到了工作岗位,大家开始了解你,你要向上发展必须注重个人的信誉。信誉是由忠诚、敬业、责任感、合作性、创造精神性等诸多美德构成的。电视台5月25日大学生就业咨询会,主持人讲了一个故事:一个高中生问经济学家茅于轼先生自己能否发财,茅先生说这个学生发不了财。该学生问如何发财?茅先生说,人才市场上,有一种劳动力最值钱,那就是忠心耿耿,扎扎实实。你要想发财,就应该成为这样的人。这个例子说明,用人单位考察人都是将“德”放在第一位,超过对“才”的考量。我们提供的仲裁服务,也是一种精神的、文化的产品,通过公正仲裁,伸张正义、公正、公平,这需要以服务者的良知、人格作保障。单位希望工作人员不仅高智商、高学历、高能力,而且有很高的道德修养水平。当然,“金无足赤,人无全人”,如果“德才”不可兼得,我们宁愿选择“才”上欠缺,“德”上过硬的人。一个自私自利,一事当前先替自己打算,处处、事事都以我为中心的人,再有才华也不用。《联想为什么》一书说“如果我们重用那些有才华但自私的人,客观上就会助长企业中的个人英雄主义和利己主义,企业的集体主义就会遭到很大的破坏”。其实,重用这种人对企业讲是灾难。许多单位搞不好,关键是领导私心大,只管自己捞,不管单位和职工的死活。贪污fubai分子绝不是平庸之辈,没本事或不能办事的,人家也不会行贿。有人说“小企业做事,大企业做人”,管理要以人为本。我们认为,以人为本不是只改善待遇和工作条件,而是要关注人的心灵和发展。大家能够来到北仲这样风气好,注重人格塑造的单位,是非常幸运的。健康的心灵和健全的人格才是人成长发展的基础。希望大家不辜负领导和同志们对自己的信赖和期望,将北仲作为自己事业的起点,在实践中学本事,长才干,学会做人——做一个诚实的人,一个正直的人,一个有责任感和敬业精神的人,一个有教养、有同情心,与人为善,助人为乐的人,一个纯洁、开朗、乐观、豁达、积极进取、健康向上的人,一个成熟、理性、自主、独立,有益于国家和人民的人,不辜负自己的青春年华,在为社会贡献中享受幸福美满的生活,追求更高层次的发展。 2 w/ P2 @+ C0 A: _3 H1 \+ W4 g( w7 r- O2 E+ B7 M2 ~
三、关于秘书的职业道德 ( {5 s2 v& H9 z: G* z5 P6 p5 K4 Z
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单位的岗位责任制将秘书的职业道德归纳为这几个方面: U. ]- E9 M7 X2 I! J! T
, m: i! G5 I+ I H; g (一)正直诚实、廉洁自律、公私分明、严守秘密 , J( }1 y9 G) E4 p6 v5 n( ? 5 c& |6 ^# ]: O- ] 1.正直、诚实。正直首先是指人的是非观和正义感。林语堂讲过“有教养的人或受过理想教育的人,不一定是个博学的人,而是知道何所爱何所恶的人。一个人能知道何所爱,何所恶,便是尝到了知识的滋味”。人们接受教育的重要目的是懂得是非善恶,惩恶扬善。北仲希望大家要保持学生时代的纯真、热血,疾恶如仇的正义感,忠于法律的原则性,不要学得不讲原则,不明是非,世故圆滑;要保持忧国忧民的赤子之心,不要学得冷漠、麻木,只有个人的小算计,没有公共情怀。温家保总理在其就职讲话中说,中国年均收入在600元以下的贫困人口有3000万,如果将这个数字提高到800元,那么数字将增至9000万,年收入800元是个什么概念,生活窘况可想而知。这些贫困人口也是我们的父老乡亲。1994年,我游三峡,在奉节县看到那些农民提着鸡蛋走上百级台阶,每个鸡蛋才5毛钱,心里挺沉重。这些农民真是太苦了!作为一个国家和人民培养的知识分子,难道不应该为这些生活在底层的人多做一些事吗?封建时代官员尚有“处江湖之远则忧其君,处庙堂之上则忧其民,进亦忧,退亦忧”境界,而一个党员难道就不能对国家和人民利益多一些关注和奉献吗? 2 j/ T& V* t5 [6 Z. y4 _3 o" ^, f @' e- }, C' h3 C3 |
正直意味着为人正派,光明磊落,不搞小动作,不整人、不坏人。工作人员之间有竞争,这是一种品行、能力、业绩的公平竞争,见贤思齐的良性竞争。虽然说社会不同于学校(学校已不再是“象牙塔”了),但北仲人员成份简单,人际关系单纯,没有形成仕途里尔诈我虞、互相抵毁、相互拆台、背后整人、落井下石的不良风气。因为人员的素质高,也少有小市民式的是是非非。你们的加入给单位增添了新鲜空气。有人称工作中的人际关系、氛围为“职场”,好的“职场”需要每个“职场”中人用心呵护。能在一起工作是缘分,良好的同事关系,是快乐的源泉,日后发展的人脉资源。希望你们像保护生态环境那样保护我们这个“职场”,奉献真诚和友善,大家共同创造一个有利于成长,能带来快乐和幸福的工作环境,。 ( ~0 r9 M7 X3 d i ! [4 N* j' |9 C9 J 诚实。诚实包含了自律的自觉性。单位要求工作人员自觉执行单位的规章制度、工作纪律,有监督、没监督一个样,领导在、领导不在一个样。单位不会像有的企业那样在工作间安摄像头对员工进行实时监督。我们相信大家的素质,尊重个人的权利。但是如果单位发现谁有弄虚作假,违反纪律的行为,对其品行就会打问号。单位的规章制度规定:代人打卡,或者是谁让别人代为打卡,将视为严重违反规章制度行为,单位有权解聘。这样规定并不是因为此种行为造成了多大的损失,而是因为单位要杜绝不诚实的不良风气,提醒大家,不诚实的行为不论大小,性质是一样的。 # b8 B5 @5 {4 K4 p ' A2 t: i5 T5 g0 Y% Y; k5 ] 诚实就是做老实人,办老实事,认真勤勉扎实地做好每件事,忠实履行自己的义务,不要投机取巧,敷衍塞责,得过且过。单位的工作规范、工作要求,是全体工作人员多年实践的总结,也是防止程序问题的保障,新人要好好学习,身体力行,养成良好习惯,工作效率高,质量好。如果图省事,该做的不做或做不到位(证据的整理、开庭及评议的录入、档案归档),不仅是工作质量和效率问题,也是诚信问题。我是从行政机关出来的,现行体制造成了一些人的不良心态,整天满腹牢骚,不是抱怨待遇低,就是抱怨未得到提拔重用。结果消极怠工,把气撒在工作上,让下面的人感到行政机关“门难进”、“脸难看”、“事难办”…。其实,做人要讲诚信,进行政机关是个人选择,机关的条件在当初就知道,即使进机关后发现条件不如意,还可选择离开。但不能拿工作撒气。因为,既然享受了公务员待遇,就得忠实履行自己的职责。北仲这样的单位,大家的利益连在一起,一损俱损,一荣俱荣,不好好工作,伤的是大家的利益,砸的是大家的饭碗。北仲聘用制度正是对行政机关体制反思的结果,目的是保证双向选择渠道畅通,工作人员与单位合作共赢。 + _5 k t0 A8 ^( C& q
1 T/ y+ l3 Z \; E* N' T6 a6 O% { 诚实就是为人真诚不虚伪。北大钱理群教授说,教育的目的“是要使学生把人类文明成果(包括人类共同的道德规范)化为自己的内在精神,以至要求,进而转化为独立、自全觉的行为,千万不能把年轻人驯化为谨小慎微的君子,尤其不能培养出‘嘴上一套,心里一套;当面一套,背后一套’的伪君子”。钱教授还讲过做人的底线问题,他说第一要讲真话。如果环境不允许讲真话,起码不讲假话;如果不得不讲假话的时候,不能害人。这也是区别人性善恶的一个标准。 ( f. ~+ Y9 a: C) \! S