# ]+ I- M( }; |8 [' w7 `3 z2、怎样接电话) n9 D+ \' ]$ K& y2 ^
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首先是准备好记录纸和笔。秘书作电话记录，最好用统一的电话专用记录纸，不要等电话铃响了才临时找纸张凑合。电话记录应包括以下凡项内容：什么时间（接电话的时间）、由谁打来的、打给谁、电话的内容、接电话人的姓名、处理结果（替他人传达、让对方再来一个电话或者给对方回个电话）等等；最后将对方的电话号码重复一遍后记录下来。# u9 d3 X9 W& b" I% d" ?7 P* N) b1 N
4 m) g& J5 P: G, ?a.电话铃一响! |* }2 z) f' l1 e+ I5 A$ I
; {/ S0 A- v4 o. [' u6 r8 F秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电话记录的习惯。有些秘书自恃年轻，记忆力强，所以不喜欢作电话记录。但是，秘书接触面宽，工作范围广，如果不作电话记录，在工作中随时有出现遗漏或张冠李戴的现象。 q" @) t) U. \& v$ z. Q* [4 |
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电话铃一响，就要赶紧拿起电话，最好不要让电话铃响过二遍。如果你一时忙得腾不出手来，让对方等了一会儿，那么，拿起话筒后就要赶紧向对方道歉：“对不起，让你久等了。” - V. t+ b# H, I b/ T 1 W8 R b" G8 J7 H4 z如果是直线电话，拿起话筒后第一步就是自报家门：“东岩公司，我是秘书于雪。”如果对方电话拨通就直接找自己要找的人，在这种情况，你把自己所在公司、部门以及自己的姓名告诉对方，对方并不会觉得你话多，相反他会感到很亲切。& L3 c4 I$ E3 m, j* g
# z3 w+ M* I+ I0 A+ d) ~b.不随便说“在”或“不在”9 T. G, z" J' h
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铃响后拿起话筒，你自报家门：“这里是东岩公司，我是秘书于雪” % T4 ]5 g% Y- R# B7 I , w' U6 C9 T( `+ e“请问孙总在吗？”对方开门见山。: B- x6 d9 E1 H) U: z
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碰到这种情况，不能随便这样回答对方：“在，请您稍等一下。”或者“对不起，他不在。”在没有弄清对方的身分和目的之前，这样回答对方，随时都有可能给自己惹出麻烦来，所以，在对方问“孙总在家吗？”之后，不要直接回答对方，而应这样反问对方：“请问您是……”你在弄清了对方的身分和目的之后再说：“请你稍等一下，我去看看孙总是否在家。”搁下话筒，去向上司请示如何答复。 0 v) f' g+ A7 i* j4 D& R3 V2 D ; Q9 s) Z, \- y+ Pc.灵活的“已经散会了” 5 q5 l! u( V, ^/ t' b% Z! A4 O 6 R4 D7 H U o! U4 ~- q许多公司都有这样的规定，领导在开会时原则上不得接电话，所以如果客人来电话找上司，只要不是很急的事，就不要让领导来接电话，散会之后再说。 1 P' D L% Y: X1 C 8 y$ l7 ]8 f0 l- P3 w" B3 ?电话铃响了，对方要找孙总。+ k/ w, O; i b1 ^+ N% }& k4 J