8 q9 Q* m% W. N4 w4 b; f工作能力基本上可分为基础能力、一般技巧和现代办公基本技能三个层次。) M0 x/ ?& y! c
6 u3 g+ B; G+ F' g, G1 p/ o 7 Q8 c9 |- s2 f6 t5 c$ j) v/ O& w) x+ I5 f（1）基础能力。办公室人员作为领导的助手和为领导提供服务，应具备有基本的写作和办事能力。对日常会议和领导指示的记录，要能领会精神，把握实质；起草文件应突出要点，观点鲜明，逻辑、层次清楚；公文处理要言简意赅，快速及时。 2 J: ~4 E, v- F `3 Z6 Q4 ` Y: ^2 d/ S: M 4 h6 Q7 |3 s& h' O（2）一般技巧。办公室人员除了必须具备基础能力，要提高工作水平和自身素质，还要掌握许多工作技巧。包括发挥参谋作用，学会调查研究、计划安排，掌握协调技巧，等等。这些技巧有的在书上、报刊杂志上、网络上，更多的在做得好的办公室人员身上，在形形色色的人身上，要靠我们用慧眼去捕捉，用心去领悟。+ B S4 q" F) w* r3 B/ [3 U5 b2 d$ N) B+ l
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（3）现代办公基本技巧能力。包括电脑应用、网络知识、复印、传真、录音、摄影摄像、书法、打字和编辑、驾驶等等，有的一学就会，有的要花些功夫，但都不是太深奥的东西。只要学习和训练，都能掌握和提高。 4 H7 N" C" J; x* u% m ; Z# N# n) M, Y7 a3、道德素质 " S' ~; V- n' f# L 5 k- d0 C+ K! h" B' D; ~道德素质是指办公室人员与自身工作和职业活动密切相关的行为规范。主要是服从领导、埋头苦干、公道正派、严守机密。5 p8 O% R0 B. O! Z/ a* C$ F , z2 A [0 A0 D) W' n4 o) a" B, L; q4 q8 d6 t" ^. V1 }! A& ~/ |) j% @. K
三、秘书人员的基本工作技能! j4 a6 q$ n0 F* j5 A/ u. o4 l g/ T, H3 [7 p& V M$ `( N4 ]
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1、硬笔书写，达到字迹清楚、端正、好看。字写不好无疑是一个优秀文秘工作者的最大缺憾。9 Y$ N# S$ t4 _! N# ?! L 9 @6 V0 [$ g) i# \ }0 Z( p0 G+ F- d- g; `# H4 n
2、起草文稿，做到按时按质按量完成任务，力争送审时一次通过，没有较大改动。同时，重要文稿力争做到领导满意，看过或听过文稿的同志满意，经得起历史的检验，发挥了应有的作用。 ) u) ~$ s, Q( k6 J b* R# V9 n- y4 z% A$ n0 B5 ? * R3 s' ~! B; G- v: ^3、记录及录音整理 H& B+ W% [+ }7 _2 W" D& z( v
7 e& g! Z }8 h4 R 8 r( A. ^7 S/ w7 d2 c5 Y+ g3 f（1）会议记录：一般分两个部分。第一部分是召开会议的基本条件，是记录员在主持人宣布会议开始前记录的，包括会议名称、开会时间、主持人、中心议题、出席人、列席人、工作人员及其他人员、记录人等。第二部分是记录文书的正文，记录会议内容，即主持人的讲话、会议报告或传达的事情、讨论的主题、作出的决定。这部分内容记录一定要有条理性，每一记录要素都宜单独成行，发言记录应以一个发言为一个记录单元换行分隔。, w2 b% U2 ?0 `1 z% l/ E9 D- h2 S+ p
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会议记录的要求是快、全、准、整洁、美观。7 |) c0 C6 P5 q' x+ q) B k* @7 M9 U8 \" P
( j8 C- e5 U/ R/ { ' W& [) U4 i( K/ C+ t（2）电话记录3 \; N2 G/ S$ u- n ; M2 ], e: K! D$ B: d7 U1 X/ y+ `
办公室工作人员在日常工作中，遇有重要内容的电话，均应做好电话记录。电话记录是向领导汇报、备忘或备查的依据。5 @' k% m" x6 B. y; [) m7 M: ^5 C* r! \. Y4 W, ^
' s+ l' \2 w8 m$ H 3 u( W3 ?# o- Q+ ]办公室人员在接电话时一定要准确掌握电话内容，要问清楚对方是什么单位、什么人、什么事，是否需要回电。若要回电，则希望得到什么样的答复，跟谁联系，何时联系及联系方式，并请对方留下回电号码；听完之后，应当将主要内容复述一遍，确认未听漏，如有疑问，应追问清楚。 A% y8 f/ o6 j: X3 g
. [& b( w7 s8 ~2 @ S3 V- b（3）值班记录：一般有值班日志、接待记录、电话记录。目前应用较多的是电话记录。4 m% X, G7 U% M3 G5 Z( j* ^: H0 Q
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（4）录音整理：一般分三个步骤：第一步，弄清讲话者的身份和要求，第二步录音内容的归纳与整理，第三步录音整理后文字材料核实。 b0 ^2 H$ W8 |0 j/ m4 [" ^2 Y( j! U' [6 |3 b6 a+ ?
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录音整理主要是对领导的重要讲话、指示来进行，结合手工记录整理效果更好，千万不能认为要做录音整理就不认真进行文字记录。另外，录音整理要及时，才能起到事半功倍的效果。千万不能偷懒，否则苦了的还是你自己。 - ^5 f" p8 j! L( `/ r, p/ x' H: S9 y; J& }; {
4、熟练的电脑打字和编辑排版技能。" d+ @3 `* P0 v) v, X& |% i3 L# B0 \/ W
/ o* T$ g% c1 d" R5 ~( q$ w * Q/ T8 l- W4 f2 i% V0 M8 U第三讲 当前办公室人员亟须提高的五种素质9 X/ {* E/ Q' b0 l0 v" T# K2 ` O5 E
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一、问题的提出是基于，当前办公室工作面临的一些新的变化和特征6 g" d, c) \, P% O2 D/ U$ W7 {7 t: ~
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归纳起来，当前办公室工作面临着四个变化：# w) ?5 T0 @) A) B( O v( l0 {' i
( H. @' [& J i 6 I( P0 u* f K1 S# a0 ?1、工作要求和标准发生了很大变化。0 j7 O9 K& E+ ?5 K
2 ^! B1 ]: s1 n' s+ ^7 t- e ! Y8 @7 v5 m9 `! S$ U' b5 ?（1）对法律素养提出了更高要求，办公室工作人员不仅仅是要遵纪守法，还要依法行政。这就要求必须懂法律，只能懂才能应用。而面对成千上万的法律条文，怎么办？对办公室工作人员而言，首先要理解法律的精神，遵循法律精神，就找到了依法行政的路子，就不至于违法。其次就是认真学习与自己工作关系密切的法律法规，再次就是储备足够的法律文本，以便备查，第四就是向相关部门和了解相关法律法规的人请教或查询。. D2 l& [+ c) i
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（2）对政策水平的要求更高。新情况、新问题层出不穷，新观念、新政策不断出现，令我们目不暇接。7 {6 x% W# z0 m6 i
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（3）对办文、办会、办事提出了更高的要求，各种规定、制度日趋规范、缜密，新技术支撑下的新的办文、办会、办事方式，让我们无所适从，随时都有落伍的感觉。& S: F' x- B. ]& G& d C5 \" v1 b7 s6 S, U
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（4）对组织协调和公关能力提出了新要求。交通网络和通讯的改善，需要协调联系的面更宽，需要交往和沟通的对象更多，成分更为复杂。, D2 O; _( [, U y0 |) M6 T' P/ R6 }( v1 C6 l% U3 v
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2、服务对象发生了很大变化。这里主要是指服务对象的数量和要求发生了很大变化。9 B, i& g% O" I9 r8 R8 ?. G , C6 {3 b: |+ j 4 s& Z3 X O, z T- n: d2 a（1）对领导而言，一是领导者的素质越来越高，对工作要求也越来越严格；二是领导者要处理的事务越来越多，节奏越来越快，很多事务就需要办公室工作人员协助处理，或者具体落实，工作量成倍增长。, p% C. Z* Z+ N! j+ L
1 L5 _4 `( H, y* M ( X5 r& Q; L& Q% @1 `, y（2）对部门而言，工作量增大，要求提高，需要办公室协调的事务更多。 P d1 o, M& n
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（3）基层和人民群众的认识水平和要求也在提高。8 z) w a( t1 o) \3 G. W
' m! Q/ Z0 Q4 n3、政府职能正在转变，更加注重以人为本。政府的职能有经济调节、市场监管、社会管理和公共服务。去年以来，省上就公共安全和突发事件制定的应急预案多达20多个，这足以说明政府正在加强社会管理和公共服务这两大职能，认真履行好这两大职能，是办公室人员的重要职责。$ q, F4 w I }
) ~% E: j4 g3 [1 I% p0 f& ^% s4、随着腾冲经济社会各项事业快速发展，腾冲的知名度越来越高，上级机关和兄弟县份对腾冲的关注也越来越高。办公室人员一方面能受到更大的锻炼，另一方面就显得人少事多，对办公室人员的能力、体力是一个新的严峻考验。. Q' v. }: Z3 Z' o 3 K7 m, p. V5 H. f( z0 ~* k. V6 t2 s* R6 g, |; `. L: Z) R/ x7 y/ g. E! E
二、培养五种素质，胜利完成办公室工作* F& C% Q8 k6 V' P . o& `- `( n& `* x; v6 d8 t# m, [! K4 _9 z . f/ u# X( R- ^6 H7 F6 [: K五种素质是指“政治素养、群众情怀、现代意识、团队精神、业务能力”，这是政府办公室工作人员为适应新的形势和任务的要求提出的。这里，我就这20个字进行扼要的阐述，供同仁在从事办公室工作时参考和借鉴。1 L- G$ H" m- k% s3 G7 Q; p, [- }5 Z 2 I2 b& Z. Y, z5 W9 X. g' C ^# C @- N0 O 1 A# Y7 p; f/ G9 f% b1、政治素质。办公室的工作性质决定了每一个办公室工作人员必须有较高的政治素质。办公室人员的政治素质体现在： & |. @+ h- L: _* i: G% ] W# ~5 y# x1 C. r! P7 k7 S- N7 R- H! w# N
（1）同党中央保持一致，落实在行动上就是与县委、政府保持一致。- z7 d! i2 r3 F1 c ' f1 z$ k1 @! C * B- T# d9 ?5 F5 a% ] `/ ?" J（2）从实际出发思考问题，力求达到主观与客观，理论与实践的辩证统一。: O/ D- T8 a" P
b3 ?; B# X- s（3）培养科学思维方法，用现代系统理论观察问题，分析和解决问题。 ! p9 {+ O# P. l9 B0 t# q. P' a4 E" J, E, b1 O& A3 S& B; [- O ! |+ Q' u. ?0 A' `（4）用发展观点看待一切。: q" x) R+ q- `# B4 S $ x6 E# C m7 z9 a) }6 z8 g ?# H. g. O# _6 o' I 1 E4 ?2 P8 o$ R1 U（5）注重政治理论水平的提高。0 B6 _+ Z/ o8 T* q# P' J, T6 A3 j
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当前，提高政治素质，还要认真学习领悟科学发展观、社会主义荣辱观、构建和谐社会、社会主义新农村建设、行政体制改革等理论，并结合工作实际进行认真的思考。, L, u/ t% H1 Z# ^; O
" @9 k4 \7 a' Y4 a ( R3 M. t& L3 ~9 s1 T4 I2、群众情怀。办公室工作从广义上讲是为人民服务，从这个角度看，没有群众情怀做不好办公室工作。群众情怀的培养途径为：4 j8 V _. l8 W! [ { T3 d) i7 n+ v8 {% W