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标题: 秘书工作角色和生活角色的调解 [打印本页]

作者: 老秘在线 时间: 2013-1-9 13:07
标题: 秘书工作角色和生活角色的调解
  “角色”一词原为演艺界用语，指演员扮演剧中人物的类型。[1]舞台上，演员们常扮演各种角色，有尊崇叱咤风云的英雄，有甘做平淡淳朴的凡人。而在现实生活中，人的角色往往还会呈现出多重性，变得复杂起来。秘书由所处的生活环境、工作岗位、以及在社会实践中的职责，可见，所扮演的角色也不是单一的。

一、秘书角色的描述

　　秘书在社会活动中的内容和活动方式决定了秘书角色的多重性。在生活和工作中秘书的生活角色和工作角色都表现的淋漓尽致。

（一）工作角色

1、领导日常工作中的助手角色

　　领导活动过程中，有许多繁杂而具体的行政事务工作，领导不可能也没有必要事事都要亲力亲为。因此大量日常事务的管理与承办就自然地落在作为领导助手的秘书人员身上。比如：文件处理、安排会议、接待、传达指令、印信管理等各种事务。这时秘书人员就要协助领导用最短的时间、最少的人力、最低的费用，高效率的完成各种事务。例如，比较规范和上规模的公司，

每年都会召开年度会议，提出公司的年度目标计划。这个时候，秘书作为领导的左右手，就要协助领导做好目标任务执行过程中的监控，并随时掌握目标任务完成情况，以供领导实时调整决策部署。在领导的日常生活上，秘书人员也要做到细心周到的照顾，为领导提供良好的办公环境，保证领导办公室不受干扰，为领导分身、挡小事、协助领导抓大事、使领导较多地解脱行政事务的纠缠，集中精力开展领导活动和决策。

2、领导作出重要决策时的参谋角色

　　　1950年7月21日,朝鲜人民军发动了洛东江战役。在战争期间,人民军队对美军的作战行动方向扑朔迷离之时，雷英夫——周恩来总理的军事秘书兼总参作战部副部长，主动献策，每天都向总理汇报情况，有时还一天三四次。周总理对此也十分重视，就带他面见了毛主席，向毛主席作了报告。毛主席听后连称“有道理”还询问了很多问题，包括麦克阿瑟的性格，雷英夫一一做了回答。毛主席和周总理当即决定采取了其防范措施。最终，战役取得了胜利。[2]由此案例中我们能看出秘书人员为领导者想办法、出主意、提供线索、提供信息、作出咨询。想领导之所想，急领导之所急，做领导之所需，担当的是领导决策时的参谋角色。参谋助手角色是秘书的核心角色，它要求秘书能快速领会领导的意图，并积极为领导开展工作出谋划策，发挥“小智囊”的作用。在工作上秘书就是领导的幕僚、咨询人员和决策参谋，秘书的思维是领导思维的前导、补充和延伸。一篇文章里曾这么说到“不是领导者，却贴近领导者，辅助领导者工作；不在领导者之位，却参谋其政，为领导者决策服务；没有领导者权力，却附着领导者的权力，按领导者的意图办事。”[3] 这就是所谓的秘书人员。

3、协调内外关系的公关活动家角色

　　　秘书是领导与群众之间的桥梁、纽带，秘书处在一个特殊的工作岗位上，在领导者身边开展工作，又处于领导者和执行者之间，它承上启下，联系内外，协调左右，是领导管理的中介角色。比如，单位内部人员，对某个问题看法不一致，其原因可能是各自掌握的情况不尽相同，各自考虑问题的角度有出入。在这种情况下，秘书就要通过沟通情况，促进领导与领导之间、领导与员工之间、员工与员工之间的相互了解，从而使大家的观点接近或一致起来。通过公共关系活动，促使单位内部员工树立统一的公共关系思想，使单位真正达到“内求团结，外求发展”的效果。对于单位外部，秘书要站在组织的立场上，有目的、有计划的，准确无误地向外界公布组织信息，加强与外部公众的沟通、交往和联系，树立良好的声誉和形象。

　　　4、文书材料的撰制和办理者角色

　　　文书工作是秘书工作中相当重要的一部分，也是秘书工作的一项基本要求。上级领导指示的下达、同级单位之间的信息沟通、下级单位情况的汇报等都离不开秘书的文书工作。然而秘书文书工作的质量直接关系到其他部门工作质量的好坏。对于能否保证文件的质量和发挥文件应有的效用都很重要。因此，要求秘书要有一定的写作水平，熟练掌握各种公文及事务文书的写作，自如运用各个文种，思路清晰，结构合理，表达准确，能够写作不同类型的文章。秘书除了对文书材料的撰制以外，还需对文件进行办理，最终完成文书工作。秘书对需上报、下发的文稿都要进行严格的政策、文字上的把关。对上级机关的来文和下设部门的报告，要及时转给有关领导，根据领导的批示，具体落实承办单位和负责人，并负责催办，如期上报办理结果等等。秘书工作复杂繁琐，而秘书的文书工作则是其本质性的一项工作，所以文书材料的撰制和办理者这个角色对于秘书本身来说是一个非常重要的角色，也是从事秘书这个职业本身赋予的一种角色。

　　　当然工作中的角色，并不单单就只有这几种，上述只是列举几种更能体现秘书工作性质的角色。工作中秘书还有其他重要的角色，比如：上司面前的下属角色、下级面前的领导角色等等，也是体现秘书工作性质的重要角色。

（二）、生活角色

1、亲人角色

社会给了每个人不同的角色：在工作中，秘书以上述所描述的角色出现；在日常生活中，秘书又以另外一种角色出现，在家庭中担任丈夫或妻子、儿子或女儿、父亲或母亲这种亲人的角色。秘书作为亲人的角色，要善于营造宽松愉悦的家庭环境，发展良好的夫妻关系，夫妻之间做到互相交流，用心沟通，在经济上共同承担，对家庭共同负责，共同抚养孩子成长；给孩子在经济上、生理上、心理上的照顾与抚养；发展亲子关系，维护良好的亲子沟通，给予孩子必要的教养；使子女身心健康。但是做为他人的儿子或女儿，要做到尊敬爱护自己的父母，给经济上、生活上的照顾，心理的沟通，给父母满足和温暖。

2、朋友、亲戚角色

　　秘书除了工作，还有自己的私人生活，有自己的生活圈子，有自己要好的朋友，或邻居或亲戚。当别人是自己的朋友时，你也就是他人的朋友了。这就表现出秘书在生活中的朋友、亲戚角色。作为一名秘书要做好工作中的角色，同时也要做好生活中的角色。朋友是生命中的一个重要部分，必须谨慎交往，同时自己做为别人的朋友时，也要体现出个人良好的素质、信仰和品格，绝不能误导他人。周华建的《朋友》这首歌中曾写到：“朋友一生一起走，那些日子不再有，一句话一辈子，一生情一杯酒，朋友不曾孤单过，一声朋友你会懂，还有伤还有痛，还要走还有我”。歌中道出了，朋友是一生的，朋友之间的友谊是一种纯粹的爱，是危难之中可见真情的。但是与此同时，人与人的交往必须要有点距离，距离不但可以产生美，而且也可以产生好的感觉。为什么说“君子之交淡如水”，适当距离最重要，就是这个道理。

二、秘书工作角色和生活角色之间存在的问题

（一）、工作中抛不掉生活角色

1、利用工作角色的权力办私事

　　有一个秘书G女士。她先在一家公司任秘书工作，工资虽然不高，工作却还轻松，每天没有多少活可干。但G女士耐不住闲，就在工作时间用公司电话给外省的亲友打长途交谈。她原以为公司查不出来。哪知到3月底，她的上级拿了一份长长的电话帐单来找她，问她是不是私人电话。没有办法，这个秘书都承认了，但又说她不知道不能从公司挂私人电话。她的上级正言厉色地对她说：“  那我现在告诉你，你再从公司打私人电话一律由你自己付钱。”过了几天，就以节约开支为名把她辞退了。[4]很多人工作的时候都有这样的私心，利用自己现有的地位、权力或优势去谋取自己的利益。上述所说的还只是打私人电话只是小事，但是在现实生活中，很多人就利用自己做为秘书一职，在领导身边，虽然不是领导但是有一定权力，就“帮助”自己“关心”的人做一些事。在我实习的时候，我就碰到这样的事，需要盖章、开证明的都需要来我所在的办公室办理，有天来了一个人，好象是我们办公室某位工作人员的亲戚，需要盖个章，就因为他与我们办公室里的人有一定关系，这个章就很容易的盖到了，但是后来又来一个人，情况就没这么顺利了。其实类似的事情在单位里发生的很多，比如用单位的车去接自己的家人，利用单位的电话给自己冲什么话费啊等等。更严重的还有：权钱交易、假公济私、公款请客、公款出国旅游等等很多这种违反工作角色行为的fubai现象。作为一个秘书，生活在领导身边，难免会被别人重视，然后请你帮个忙，这时秘书就要特别慎重，处理好诸如此类的事情。

2、工作中存在生活角色中的不良习惯

　　习惯改变一切，习惯影响一生。缺失良好的习惯，人生的努力会消于无形。铸就良好的习惯，你才能开拓人生，拥抱快乐与幸福。某医疗器械厂与美国客商达成了引进“大输液管”生产线的协议，第二天就要签字了。可是，当这个厂的秘书科汪主任陪同外商参观车间时，汪主任一时嗓子发痒，随口向车间墙角吐了一口痰，然后用鞋底去蹭。这一幕让外商感到恶心，且彻夜难眠。他让翻译给对方送去一封信，信中写到：“恕我直言，一个工厂的管理人员的卫生习惯可以反映出一个工厂的管理素质，况且，我们今后要生产的是用来治疗疾病的输液皮管，贵国有句谚语：人命关天，请原谅我的不辞而别……”一项基本说成的项目，就这样吹了。[5]在这则案例中就因为汪主任的这个不良习惯，使成功成为泡影。许多秘书在工作中都像汪主任一样，存在着各种不良习惯。工作时像日常生活一样放松甚至懒散。比如：上班经常迟到，交谈时左顾右盼，交谈中抢话题，文件乱放，办公桌不整理，办事拖拖拉拉，没事会东家长、西家短地谈论，做事卤莽，工作期间开小猜等等。虽然这些都是小事情，但是给同事或者领导看见却会给人留下一个很不好的印象，会大大地影响你的职业前途。

（二）、生活中褪不去工作角色

1、亲人之间领导化

　　有这么一个极端的故事：事业心很强且有所成就的女领导，回到家里还无法忘怀在单位的尊贵与风光，不仅常常教导丈夫该怎样做，还让本来自卑感就已很强的丈夫承担全部家务。直到有一天，丈夫“邂逅”了一位女同事，于是“老树发出了新芽”，因为他“不想下班以后还跟一位领导在一起生活”。待女领导有所察觉，一切已无可挽回。[6]倘若把工作中的角色硬是照搬到家庭中来，肯定是不合适的，特别是事业方面成功的人士，若在家中还以为自己是领导、是强者，时间长了，如此心态必然会引发矛盾、产生危机，就像案例中的女领导一样，反而会成为家庭生活的失败者。即使你是撒切尔夫人，在家里也只是一个妻子和母亲。

　　　熟悉历史的人都清楚，我国过去皇族成员之间的亲情向来是淡薄的。这种封建式的角色往往达到使老百姓感到残酷的地步。皇帝的儿子对皇帝嘴里虽然称呼“父王”，心里当然明白，皇上并没有什么父亲的味道，而自己虽是他的儿子，却绝不可能撒娇，必须惟命是从，一不小心触怒了他，脑袋就可能搬家。就因为这种领导的关系，让家庭当中失去了宝贵的东西——亲情。所以，回到家里适时地调换角色，把在单位里的领导架子收一收，做一个体贴的丈夫（妻子），关心孩子的爸爸（妈妈），或是孝顺的儿子（女儿）。这种角色的转换，不仅是营造温馨家庭气氛的条件，而且也将给你的工作带来鼓励与支持，它是家庭以外所不能得到的。

2、家庭生活职业化

　　有这么一位老秘书，身体强壮健康，工作很认真，业绩也很出色，但是作为医生的妻子愣说他有病，且病情日益严重。这位秘书很关心时事政治，每晚7点，雷打不动地端坐在电视机旁看新闻联播。手里还拿着笔和本子，一边看一边记，生怕漏掉一条新闻。如果有谁干扰，他就和谁势不两立。老秘书行为很谦虚、礼让。在家里称呼自己的妻子为领导，觉得这样更习惯一些。与妻子上街，总是跟在妻子的侧后方，并主动拿妻子的包在自己手里。上车的时候，总是动作迅速地上前，打开车门，站在一边，等妻子坐稳了，自己才找个不起眼的位置坐下。秘书也很尊敬领导，一天他请他的爸爸吃饭，秘书就彬彬有礼地对他爸说，请领导里面坐，这时，他爸语重心长地说，爹不是领导，领导也不是爹。这时他才发现自己走神失态了。秘书因工作需要打算买一台电脑，可家里的财政大权掌握在妻子手中，于是秘书就煞费苦心地写了一篇《关于购买一台电脑的请示》，但是，还没等他把请示交上，却发现电脑已经在自己的桌上了。为此，他还同妻子吵了一架，说，没有文件请示，怎么就去买电脑，这是一种严重的违反制度的行为。[7]看了这则案例，即感觉好笑，也为这位老秘书担忧。虽然他在工作上尽心尽责，但他却走不出工作的状态，生活角色与工作角色混为一谈。在现实当中其实也有很多类似这样的工作者存在，由于工作的压力，事情的繁忙，在人的精神或心理上造成一定的影响，以致不能很好的调解工作和生活角色。在家庭中遗失了正常的生活方式和亲人相处方式，以工作为主体，工作方式代替了生活方式，使家庭变成为一个职业化的家庭，用与领导相处的方式与亲人相处，以单位的管理模式管理家庭。

3、休假期间放不开工作

　  在许多人认为拥有一个假期是多么高兴的事情，可以得到精神上的放松，卸下工作的压力，为接下来的工作做好充分的准备，但是有些工作者，在休假期间也放不开工作，还背负着工作中的角色，不能得以完全放松。以下就有几个这样的案例：小王上班时每天都将闹钟调到7点，可放了假，即使是关了闹钟，可到了7点还是准时就醒了，再睡却总也睡不着，这让她很是苦恼。最要命的是在单位适应了宽带的网速，在家电话线上网的速度经常慢得让人发狂，就连抓起电话第一句话也是“你好，这里是……”连小王也不知道自己是怎么了。另外一个案例，外企白领罗先生近日外出休假，手机却不慎摔坏了，他两眼一黑：客户找不到自己误了生意怎么办？老板联络不到他发火怎么办？女朋友怀疑他做坏事怎么办？……越想越急，只好挨个给客户打电话，一回宾馆就查电话记录，直到回单位买了新手机，才呼一口气神魂归位。[8]通过上面几个案例，我们能发现在生活当中，还是有很多人褪不去工作中的角色，不能将这两种角色很好的加以平衡、调解。

三、秘书工作角色和生活角色的调解

人，作为社会行为的主体，总在自觉或不自觉地行使社会赋予他的使命和责任。特别是在承担不同任务、履行不同职责时，人常会产生困惑、烦闷和不和谐感。这种来自心理上的不适，社会心理学称之为角色冲突。在办公室系统，秘书是一个特殊的群体，他们除了要遵循办公室内部的工作规范，适应领导的需要外，还要协调私人的生活。当秘书对自己所承担的角色出现认识上的失误或在行为上有悸角色规范时，便会产生一系列的心理矛盾和冲突。如果不及时寻求科学的解脱办法。这种角色冲突会给秘书工作带来很大的障碍。因此，探讨解决秘书角色冲突的办法有很强的现实意义。

（一）、在工作中扮演好工作角色，不影响生活角色

　　秘书怎样才能让自己的工作有条不紊，不让工作中的烦心事，影响自身生活，不良情绪，连累到家人，那么，秘书就要做好工作中的角色，做好自己的本职工作。所以，作为秘书人员就要做到并做好以下几点：

1、做一个纯正的人。何为纯正？我认为就是要做一个纯朴正直的人。有人说秘书是领导的一面镜子，不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里，秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此，秘书谨言慎行，时刻牢记自己的一言一行不是个人行为，若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利，就会不仅害了自己，误了工作，帮了倒忙，也败坏了领导的名声，甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务，是信任，也是考验。因此，要经得住考验，要在“纯”、“正”两字下功夫，纯净自己的心灵，端正自己的人生观。

2、建立与领导“对接”的工作语言。秘书位居领导身边，直接为领导工作服务，是领导的助手，因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。（１）秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决“听懂”的问题；（２）秘书要能够及时向领导提供他最关心的信息，即解决“回答”的问题，这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平；（３）要重视反馈，秘书要肩负起督促，跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；（４）想领导所想，急领导所急。当前的中心工作是什么，等待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。

3、秘书既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。与领导朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。一旦遇到领导作出的决定不妥或明显失误时，应该出以公心，予以提醒，切不可为博得领导欢心而盲目服从，曲意迎逢。

4、不要“贪污”信息，秘书是领导最重要的信息渠道，必须保持这个信息渠道的畅通无阻，最重要的是不“贪污”信息。秘书不应是信息的受体，而是载体，不能独占信息。领导身边无小事，需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本，原汁原味地传递给领导。在信息传递过程中不得“损耗”或“增值”，更不能遗失。如果信息走样，必将影响领导决策，畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策。

5、任劳任怨，勤奋好学。不论是撰写材料、文件收发、打印装订，还是协调办事、接待来访、车辆管理、安全保卫，甚至添茶倒水、打扫卫生等都要有强烈的服务意识，以高度负责的态度，一丝不苟地做好，这些成绩和效果往往不是显而易见的，但常常是融入其他工作之中或为他人“做嫁衣”的，并且常因撰写材料、接待来访而不分上下班、节假日，这就要求我们具有不为名、不为利、任劳任怨、甘当无名英雄的思想品德，经受得起各种误解、委曲和挫折，胸怀要宽，肚量要大，要运用自己的智慧，既化解矛盾，又综合协调，努力为领导分忧解难，把工作搞好。

6、团结同事，宽以待人。一个部门的同事，由于生活阅历、工作经历、文化层次、兴趣爱好、职责任务等诸多方面存在差异，作为办公室秘书就必须大事讲原则，小事讲风格，对人必须宽厚诚恳，对事必须严谨认真，只有这样，才能协调各部门之间的矛盾，员工与领导之间的矛盾，以及本单位与外单位的矛盾，才能让同事之间、部门之间、上下级之间，团结一心，促进工作的高效运转。

（二）、在生活中扮演好生活角色，不干扰工作角色

　　家庭生活对工作者来说越来越重要，家庭和个人情感满意度将直接影响到工作效率，如果家庭生活出现问题，将极大地削弱他们在工作上的竞争力。而秘书所处的位置，所做的事情又是那么的特殊和重要，所以为了能更好的工作就要处理好这方面的事情。我们常听人说，在事业上有巨大成就的人，肯定是那些样样都好的完人，这些人干劲十足，总是要把工作带回家去，一直干到深夜。但是旧金山的加利福尼亚医学副教授查尔斯·卡菲尔德认为，事实并非如此，那些真正的事业家，乐于勤奋工作，但都有一定的限度。对于他们来说，工作不等于一切。当卡菲尔德采访了十个主要工业部门的高级董事和经理之后，发现这些人懂得如何放松，他们能够把工作留在办公室去做；他们珍视友谊和家庭生活；他们能够有相当多的时间于自己的子女和友人在一起。[9]这里我针对女性秘书工作者而言：女性最珍贵的品德是温柔，这几乎是古今中外男性的共识。在男性的眼里，女性的温柔胜过她的美丽。因为随着时间的流逝，美丽的外表会失去光泽，而温柔将永驻。女性的温柔表现在夫妻生活中的温柔体贴，接人待物上的温文尔雅，对待双方父母的贤淑大度。事业有成的妻子，要想获得家庭中永存的爱，要有意识地调整自己，懂得生活，热爱生活，在生活中显示自己温柔的女性美。女性如果爱丈夫爱孩子爱家庭的同时不放弃自己对事业、对理想、对爱好、对自身价值追求的初衷，那就会成为生活的强者，受到社会和家人的尊重。

5、寻求心理咨询师的帮助，心理专家会告诉你压力来自什么方面，如何调整。尤其是完美主义者，他们往往活得比较累。由于制订太高的目标，极易导致失败，结果容易心灰意冷，自信心受到打击，所以完美主义者更需要心理咨询师的帮助。

　　心理专家廖琦还强调，如果将生活的节奏放慢一点，把生活中的每件事都当作一种享受，那么我们的内心会充满更多的喜悦作者:金艳

作者: csuchenliang 时间: 2013-3-9 08:57
秘书工作角色和生活角色的调解

作者: 奔涌泉流 时间: 2013-3-11 17:34
正在看学习中多谢分享

作者: 祝函 时间: 2014-10-8 16:37
有道理、有道理！作为女性秘书，我们要在工作中的成长，收获人生的硕果与喜悦！

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