标题: 从事秘书工作的思想准备 [打印本页] 作者: 小范 时间: 2013-2-6 11:44 标题: 从事秘书工作的思想准备 一、秘书新人的工作特点 $ g0 n' v* e. p; m( W , p: U$ Y( C4 g4 W- l! d* y 秘书工作在现代企业管理中的作用是不言而喻的，但对于一些秘书新人来说，她们的工作往往又“简单”、繁重和待遇不高；对于另外一些秘书来说，她们的工作很“清闲”，整天无所事是，因此，在从事秘书工作之前，必须做好相应的思想准备。 , ]) V: _" I# K6 h6 E
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1、工作“简单” ' M' Z9 r. O. X( E- v- a% x, ?9 M! b 6 _/ E. a) r& `( m 由于在各种秘书教科书和岗位说明书中，对于秘书这种职业到底是做什么的，几乎从来都没有具体说明过，因此，秘书工作长期以来给人的印象就是“打杂”，如前台值班、转接电话、给客人泡茶、清洁和整理办公室等。这些工作在那些踌躇满志的秘书新人的眼里可能都显得非常“简单”，没有什么含金量，所以，一秘书要不了多久就会失去工作激情，工作得过且过，应付了事。 . k f( d. u" q7 I' c
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2、工作繁重 ; l0 o& [) _( ]& f1 b( ]- j
3 M+ X) `% N; q. \5 T 秘书工作繁重主要表现在工作时间长，上班要比上司早到，下班要比上司晚走，而企业领导人加班是常事，所以，加班对于秘书来说也就成了家常便饭；由于秘书新人资历浅，部门内部一些粗活重活或没人愿意干的活也多是秘书新人来承担。因此，许多秘书感到工作繁重。 ; [0 D7 Z7 M8 E1 q+ `; b/ M6 b
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3、待遇较“低” $ [$ u9 N7 q4 u# r& T3 U) L; {0 p
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秘书的工作主要是“打杂”，难以量化，所以尽管秘书工作属于企业的高层管理，但许多秘书的身份只是一般的办事员，并没有什么特别的待遇，在奖金等方面，至少不如一般的业务人员多。 1 f+ X' W$ s A- O! f% f; Q4 v" I8 r6 O6 Z. `
4、工作“清闲” - y) r- I8 F. A/ C( c
. S1 O3 e+ F0 J4 T3 Y 由于刚刚参加工作，缺乏工作经验、不熟悉公司业务流程、不了解上司的工作内容及工作习惯等，一些上司图省事只让秘书接接电话或给客人泡泡茶，因此，让一些秘书感到自己工作很“清闲”；她们空叹青春年华的流逝，上班只好靠上网聊天等方式来打发时间。 7 c2 A0 }' d7 _( ]# Y
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二、自我提升 9 F1 X! \/ U- t% \$ n8 }2 _
% W: y2 {& u. [! @; R 由于秘书新人的工作存在上述特点，所以，刚进入秘书行业或即将进入秘书行业工作的人必须做好相应的思想准备，注意在工作中发挥主观能动性，努力提高自己工作的含金量，充分利用自己的职位优势，在“打杂”过程中给自己创造机会，从而使自己尽快成长。 ) ?8 K. G- U `8 U
! |: W0 j% `" N& _/ g 1、充分发挥主观能动性 + @; e2 w( }& \' G6 X
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这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话来找张总。张总正在市政府汇报工作，作为张总的秘书，于雪知道李行长是张总研究生班的同学，他与张总的私交不错。见于雪一时联系不上张总，李行长就对于雪说，他们导师的夫人昨晚突然去世了，他想约张总明早一起去看看老师。 , f! S3 A4 F1 z! x: C2 V
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“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟，所以李行长说话也比较随便：“另外，看老师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。我俩最好送一样多，所以，你问一问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。” ! Z2 q% Q# Q3 J+ \7 o6 t/ l
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张总到下午7点多才回到办公室，于雪马上把李行长的意思向张总作了汇报。 6 y/ E/ P x5 b6 @( K5 E
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“你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗让张总不知所措，还是张总对这种世态人情没有什么了解，他这样反问于雪。 * i4 g: L; @& N) n) Z
( J2 ^2 C7 w7 W, m “？”于雪只好摇头，她看到了张总眼里对自己的不满。 - u1 X6 i' m# w2 j# Q) J7 J1 F
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的确，吊唁师母是张总的私事，送多少钱和带什么东西去看老师，作为秘书，于雪都可以不闻不问；但是，这种“私事”如果处理得不好，它必然会影响张总的工作，因此，作为助手，于雪必须将这种事情当作自己份内的工作来处理。既然是份内的工作，那么，于雪就应该充分发挥主观能动性，利用张总回来之前这一段时间做些相应的准确工作。比如，虽然吊唁的时候送多少钱没有一定的标准，但在社会上它有相应的潜gz，送多了人家可能认为你是摆谱，显示自己财大气粗，显得俗气；如果送少了，人家又可能认为你寡情少义。因此，如果于雪还不知道这种送礼的行情，那就应该向部门或公司其他的人请教；如果公司的人不了解，可以问自己的亲戚朋友……于雪没有及时去了解这方面的情况，让上司失望，说明她作为秘书对自己的职责范围缺乏真正的了解；由于不了解自己的职责，所以在工作中缺乏主动积极的精神。 1 }) }' n$ w. W. p* @. @1 X9 e 8 D' ~# ?6 }& l& |0 V+ c9 | 秘书并不是算盘珠子，上司拨一下你才动一下；很多时候需要秘书充分发挥主观能动性，自己去找事做。一个秘书是否能充分发挥自己的主观能动性，实际上反映出他是否有强烈的上进心。作为秘书，必须有强烈的上进心，因为企业的生存环境越来越复杂，老板的压力越来越大，因而对秘书的期望值越来越高。如果没有上进心，注意自我积累和提升，那秘书的能力就会离上司的要求越来越远。当然，秘书在发挥?己主观能动性的同时，必须注意自己是否越位。 # F7 b+ Y0 ]0 {; Z9 ^0 I/ W 2 T( P: y! |* a7 _ 2、提高工作的含金量 / X- s, l% P8 u# s5 ~2 |2 g
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于雪是天津某高科技公司总裁秘书。公司这几年从无到有，年营业额接近10亿元人民币。这天上午总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监刘总给于雪来电话了：“于雪，你好！我是财务部的刘志。” ( I# S- y/ y& ?/ ~& W* q * I7 @' }" A; D “刘总，您好！” / l( G. {7 x0 d5 \ ' n' D* x0 x5 `# Y4 ^8 f: S/ }6 G “大老板(指公司总裁)这几天能抽得出时间来吗？北京天地证券公司的马总想过来拜访他，一起吃顿饭。” " g& G* o" a' [3 ]
: w3 P+ T; P# S) C/ I “老板开完会后，我问一下老板的意思，回头给你电话。你看可以吗？” : b2 P* B! r2 x# D% Y' @' @- S
& A$ L5 Z+ d$ M “谢谢！”对方放下电话。 ' b7 r2 ] _1 `
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总裁散会后，于雪马上把财务部刘总的意思告诉总裁。总裁想了一会后反问于雪：“你看我有必要见这个马总吗？” 6 @: g! {- B+ ^% @$ T ' P& D9 K8 ^* E+ |& \ “？”于雪不知如何回答是好，总裁也显得很失望。 + L8 n$ N) Z( M1 ]3 F 6 @, L1 X% T L: Y7 g( \ 问题出在哪里？ x% g4 n% ]- b1 `- L I
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作为秘书，传递信息是她的一项主要工作；在传递这种信息过程中，她必须做到准确与及时。从这个意义上来说，于雪完全履行了自己的职责，工作中不存在任何暇疵。但是，秘书又不是一个简单的传声筒，当她在传递这种信息过程中，应尽可能地给它增加“附加值”。 9 t6 p2 x) Y P
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由于天地证券公司是财务总监介绍过来的，所以于雪应该知道总裁对这个证券公司不熟悉，因此，于雪在将“马总要求见面”的信息传递给总裁之前，她就应该想到总裁在做“见不见马总”这个决策的时候缺乏足够的信息，所以，于雪在将这个信息传递给上司之前，她就应尽可能地收集有关天地证券公司的信息；将有关天地公司的信息连同“马总要求见面”这个信息一起传递给上司，以方便他决策。所以，于雪的问题就出在没有给老板提供“天地公司”的相关信息，也就是说，于雪在这里只是一个简单的传声筒，在传递这个信息过程中给它增加任何“附加值”。如果于雪在与刘总通话时，问清对方的意图和公司背景，并到网上去查“天地证券公司”的老秘网，了解有关情况；做好相应的准备，那么，一旦总裁问起来，她就能提供天地公司的相关背景资料和马总来访的意图，这样，总裁就能作出自己的决策。 2 p2 D0 P* e2 G5 G# k, y0 \8 w! h/ A( V4 V
其实，对于秘书来说，不只是接打电话能增加工作“附加值”，几乎所有的秘书工都可以增加“附加值”，比如给客人泡茶的时候，给客人一个微笑，让客人感到更温馨；在给上司起草文件的时候，多加几幅图表，让简单枯燥的数字更直观，更生动……虽然秘书的主要工作是做“杂务”，但你不能只是机械地做，你要有精益求精的态度，尽量给自己的每一份工作增加“附加值”；如果你给自己的每做的一件事都增加“附加值”，那么，你工作的含金量会大大地提高。如果你工作的“含金量”很高，那上司对你自然就会刮目相看。相反，如果你认为秘书工作只是“打杂”，那么，你的工作永远只能是“打杂”。 * g6 u! k+ l* v& y" ` $ _! p' P% t2 t G 3、充分发挥职务优势 0 _5 V2 I8 e& T: J9 Z 这是一家通讯辅助设备制造公司，这天老板终于得到了与本地移动通讯公司老总见面的机会，并约好晚上一起吃饭。下午，老板就晚上见面的事与秘书于雪商量。 3 c0 l* S- q4 n% C6 [2 t. d9 ?- J
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“听朋友说，移动公司大老板的酒量很大，我原准备让研发部的刘奇今晚一起去，但他太书生气，不会喝酒。除开销售部的王涛，你看今晚还派谁去比较合适？”老板兴致盎然地征求于雪的意见。 2 _! {# O# ~7 |9 M/ ~& M; }+ ^
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“我怎么知道？你是老板你定吧！”于雪诚恳地回答。 4 H/ A1 f& s; l( ~3 q5 H9 T* U
s: S8 R& k2 E9 n. y& ?8 c4 h 听于雪这么一说，老板兴致陡降，只好转移话题。他指着移动公司的宣传样本说：“这个上面SP(编者注：指内容提供商)这两个英文字母，它是什么意思？” 7 T% ]% R6 G9 Q! y
, E7 H8 y9 F& _9 T' N- r2 H t “对不起，我是学中文的，我也不知道这SP是什么意思。”于雪实事求是地回答。 6 ~# i- j v( f
, J; f6 c* c/ m “好吧，你出去忙吧！”老板明显地不高兴。 5 U. n8 {6 `( v/ o$ b 6 y# D' _' M' m! B& ^( d 问题出在哪里？ ( B# x* s# P8 G9 J9 P5 g0 p" z$ r9 s, H* H' Z 作者: 浙江老秘 时间: 2013-2-9 10:21
作为一名政府办联系战线工作的秘书，要转变思想观念，改进工作作风，切实抓好工作，就是与他的思想、作风和工作联系起来，与他的认识、行动和业绩结合起来，具体来说，就是要把学习成果反映在思想上、落实在行动中、体现在作风上，以科学发展观为指导，着重从以下五个方面狠下功夫。4 P; D- [: G2 p8 w( R
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一、增强服务意识，做到服务有方。区政府办公室战线秘书工作是非常重要的工作，有人形容，我们干的工作是“顶天立地”的工作，“顶天”就是为领导服务，“立地”就是为基层服务、为群众服务。我们的工作能使领导满意，“天”才能顶得住；能让群众满意，“地”才能立得牢。一要围绕大局，搞好服务。战线工作要围绕大局，这是秘书工作的性质决定的，也是秘书履行职责的必然要求。秘书要打牢思想基础，做到脑中想着大局，心中装着大局，增强服务大局的自觉性和坚定性。要和区委、区政府保持高度一致，凡是区委、区政府定下来的事情，就要坚决照办，认真执行，不能走样。要善于围绕大局筹划部署工作，从大局出发，从大局着眼，把服务大局真正落实到各项具体工作中。二是突出重点，搞好服务。秘书工作任务重，头绪多，十分繁杂，要想取得好的效果，必须在统筹兼顾中突出重点，抓住关键。必须坚持以经济建设为中心，紧紧抓住发展这个主题，牢固树立发展是第一要务的思想，在任何时候、任何情况下，都自觉做到一切为中心服务，一切为中心让路，任何工作都必须从服从服务于中心，从有利于发展的角度去考虑、策划和安排。三要把握思想，搞好服务。正确的把握领导的行政思想，是履行秘书参谋助手职责的基本要求，也是提高服务水平的具体体现。每当有重大工作时，秘书要吃透上情，结合区情，认真研究领导意图和领导思路，特别是围绕领导和群众关注的焦点、热点和难点问题，及时了解有关情况，提出决策预案，供领导借鉴和参考。四要注重沟通，做好服务。要按照“及时、准确、全面”的信息工作原则，做好基层动态和单位信息的传达报送工作。特别是对于公安、安监、消防等重点部门及各街上报的紧急情况，要善于见微知著，反应灵敏，及时准确地传递到领导。既要报喜也要报忧，全面反映情况，使区领导能针对问题及时决策，防患未然。 . }6 t3 s3 ^! b* w* p) s1 e $ Y' O, g) P4 T! W9 b 二、发挥纽带作用，做到协调有法。综合协调工作是秘书的重要工作职责，是辅助领导决策的前提，也是发挥区政府领导整体功能，提高工作效率和服务水平的重要环节。秘书在做协调工作时，在“勤、细、实、稳、准”五个字上下功夫就能达到事半功倍的效果。“勤”就是要及时向上衔接，向平行沟通，向下督促，加快工作节奏，使上下左右形成合力；“细”就是一项任务、一件事情需要协调到的单位，需要了解情况的人，都要传达到通报到，确保工作开展和任务落实；“实”就是要讲求实效，协调之前弄清问题的原因，协调之中提出解决问题的办法，协调之后理顺关系，化解矛盾，达到认识上的统一、工作上的合作，使问题切实得到解决；“稳”就是要把握好协调解决的时机和火候，多征求意见，多想办法，妥善解决；“准”就是要按照有关政策和原则办事，公道正派，准确处理。要坚持原则性和灵活性相结合。; d! q2 g4 t [: m& e
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三、明确身份，做到督查有力。督促检查是保证区领导意图落实过程中一个必不可少的重要环节，也是贯彻落实区委、区政府决策的一种有效方法。秘书要明确自己作为区领导代言人的身份，进一步加大抓好领导意图贯彻落实的工作力度，以求实的精神、务实的作风、扎实的工作，及时、认真、全面地贯彻落实区领导重大决策和重要工作安排，实现既定的奋斗目标。要把抓落实作为督促检查工作的出发点和落脚点，紧贴区领导中心工作，选准督查工作重点，努力使督查工作的开展与区领导重大工作部署的实施保持同步，在落实上下功夫，在落实上见成效。在区领导决策实施过程中要自始至终抓督查，强化对决策落实的推动力，经常了解决策落实的力度，跟踪决策落实的轨道，促进各项工作的有效落实。, `8 n% |% t, _. m4 K" }