) M, H2 a. T& I. h1 O 2.内外沟通三及时。一是及时组织。会议期间若需进行签约、合影等活动，应提前拿出详细活动方案，准备好香槟酒、鲜花、签字台灯物品，联系好摄影师，布置好摄影场地和站位顺序，并事先与主持人、参与领导、服务人员沟通，做好临时组织。二是及时沟通。会议内容、时间很可能临时发生变化，会场服务人员要及时与场外人员沟通，以便其及时做好相关准备。比如，有领导临时退场，应通知司机及时接送；会议超时，要及时通知下一环节组织者；会议需要增加与会人员，应及时进行通知等。三是及时对接。会场服务人员在场内要当好“二传手”，与场外人员对接相关情况，并妥善处理相关事务，防止贻误重要事情。比如，有重要文件需要领导阅示，应及时传递；有重要宾客来访，应及时通知领导，并做好初步安排等等。 1 }0 b1 F0 C n- D8 T( t, Z2 F: S" u8 P! Z2 K
3.忠于会议三不忘。一是不忘保密。不将会议资料对外传播，不向无关人员透露会议内容；会议用到的资料、报表、电函、合同等文件要规范管理，防止遗失。二是不忘记录。按要求记录会议相关要素和要点，便于会后贯彻落实或出具会议纪要，必要时对领导讲话、重要决议等进行录音或录像。三是不忘秩序。会议开始后，应关闭会议室入口，禁止无关人员进入。要主动维持会场秩序，带头关闭手机或将手机提醒设为震动模式，并尽量不随意走动或出入会议室，因特殊原因确确实实需要出入，也尽量不影响他人，避免从投影仪下方经过；会议进行时如发生混乱，会场服务人员要及时调停，特别是重要的级别较高的会议，防止在混乱中发生意外情况。5 i3 \" I+ I) _* n, C! H