4 y- v1 Y# x! O! Y* m⑵会议通知 % g# }! {. W/ Y6 o, U( i* w6 H1 v, ~ R" H7 Z6 a; Z. r0 J! g
一是结构要完整。会议通知一般应由标题、主送机关、正文、发文机关、发文时间、联系人及电话等部分组成，缺一不可。 2 y; W5 J3 y7 T- m) {, b C# l7 B. D. U7 ` `5 u二是内容要全面。会议通知的内容一般应具备十个要素：①会名；②开会时间；③地点；④会议任务；⑤议程；⑥参加人员范围；⑦参加人数；⑧入场凭证（车证）；⑨报到时间及地点（必要时附上简要地图）；⑩与会人员须携带的文件材料或其他要求事项。这些内容必须无遗漏地写清楚，否则，就会使人产生疑问。 ) p2 F: t) s7 ^/ z0 j$ m4 u2 ?0 V6 d. o! U. w" a
三是事项要清楚。通知中所交代的每一事项，都应明确清楚、一目了然，切忌含糊不清。例如，开会时间不能只写某月某日，还要写明上午或下午某时某分。又如与会人员不能笼统写成“有关负责同志”，应写明出席对象、职务，人数等。1 s6 S' O* W A
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四是文字要简练。会议通知不是文艺作品，也不同于政论文章，它具有简明扼要、开门见山的特点。因此，拟写时必须用词准确、合乎语法、言简意明、意尽言止、切忌冗长累赘。 B% A: }0 a3 P: l4 ]5 Y- n. R. s( T9 M* C/ [( A/ {! p s2 ?" {8 f9 W
五是通知要及时。会议通知要适当地提前发文，以免临阵忙乱。如果事情严重，时间紧迫，可注明“紧急通知”，以提请到会单位和与会者的注意。如果因种种原因，会议通知要一发再发，就要注明根据什么原因要重新发通知，而且要写明上次通知的标题、文号是什么，这次通知修改了什么，并要明确指出除了修改部分，其余与上次通知相同不变。6 z$ G1 |5 H/ m( H% K! N
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⑶公函 : G4 i' `1 O% F+ a& m) h1 f3 d. w2 Q
一是公函的称谓。即发文对象（收函单位）的名称，写全称或规范的简称。在标题之下，正文之前，顶格书写。6 O2 f" v# t5 W) \' w8 m8 x
) T* x5 F, Y% g$ V! n二是公函的正文。包括开头、主体、结尾三部分内容。 ; n& Q) _: j$ A) I. [5 s. K
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开头部分，如果是某机关主动发函给另一单位，就要说明去函的原因；如果是针对来函给予复函，就要首先引用对方来函的标题或发函编号，或概括来函提出的主要问题，然后写明对此经过研究后给予答复。 9 B: I' Z) C) t$ T/ M! k' ` + e3 r5 L1 } D2 g$ e9 A主体部分，如果是主动去函，就要陈述自己的要求，写明请求对方协办什么事情，或者将有关信息告知对方；如果是答复对方来函，就要针对来函提出的问题，表明自己的态度，把自己的意见、办法、要求等叙述明白。如不同意对方的意见，或不能满足对方要求，还需写清理由，作出解释，望对方谅解。 6 `9 k7 S! u3 Z" `. O1 }& { , U' z$ i* ^9 X( f0 K结尾部分，如果是去函，而且要求对方回复，可用“盼复”、“请研复”、“请复函”等语结束；如果回答对方来函，可用“此复”、“特此函告”、“特函复”等语结尾。 - |. N% Q$ Y% L) h& m9 i F+ C1 j, Q# _& E4 T$ x* K) [- c A. w
为了提高办文效率，一般应附上有关的复印件。 6 L$ a9 m0 ~) j" }- u, P, x2 X& p( e o. N1 N
三是公函的行文。公函行文时，要有完整的公文制作规格，有版头、版尾、编写年号。公函因为主要用于平行机关或不相隶属的机关之间，因此，在撰写时，要注意态度坦诚，语气平和，措辞严谨，切忌使用指示、命令语言。 ' O0 B8 r5 N0 z- E1 A ! a3 c; W0 a) n) Q⑷报告7 v2 K, w8 s! e" C
. g/ |, w0 q5 n; M' g0 \ " |# [7 l7 I. j6 W6 r1 f" o0 Z; g⑸请示) i1 k6 d' W5 n
6 U3 m. G) I, {要写好请示起码要做到两点：一是必须搞清楚请示问题的原由。这是提出请示的依据，也即必要性。这个问题写不清，请示就缺乏坚实的基础。写这部分内容容易出现的毛病是，“原由”往往写不准确、不充分。有的追溯时间过长，拉长了篇幅，显得累赘。二是努力提出恰当的意见供上级机关作出正确的判断和抉择。这部分写不好，就会影响上级机关对你请示问题的判断力。此外，写请示还要注意：第一，要一事一请示；第二，不要搞多头请示；第三，不能越级请示，必须越级的，应当抄报越过的机关；第四，联合请示要搞好会签，最好是有统一的意见和要求。如果有不同意见，必须将不同的意见以及本单位意见反映清楚，以供上级部门参考。2 b$ J3 C4 e' q8 l6 a
- c E7 m6 K! h$ G, M机关公文当然不只这五种，但这五种是我们最常用又经常发生错误的文种，希望大家多加注意。 0 H$ j. R& n4 L: y8 g4 b1 A; N 3 A4 j0 I! M6 m