标题: 浅谈如何做好文明单位资料管理工作 [打印本页] 作者: 聊城秘书 时间: 2013-3-16 11:13 标题: 浅谈如何做好文明单位资料管理工作 精神文明创建资料的管理是文明单位日常管理工作的重要内容之一，也是单位开展精神文明创建活动的基础性工作。对一个单位精神文明建设工作的检查、考核，仅靠听取汇报、暗查走访、考试等形式毕竟有限，还要通过检查创建工作中形成的原始资料，才能对一个单位的创建轨迹有较为全面的了解、掌握。但是精神文明建设工作涵盖的内容广，形成的资料多，如果没有一个统一的标准，就会对资料的查阅、利用带来一定的难度。本人通过工作实践和学习，借鉴其他部门文明单位建设资料管理的好经验和好方法，对如何做好文明单位的资料管理工作谈谈自己的认识。 0 s2 }1 b. T* E) _8 G ' R a2 A7 t7 A. o! y# k- x/ f 一、明确创建工作资料收集的意义和作用# y3 l* @. Z3 H' |- R2 ~
( e8 O- k* q, D 群众性精神文明创建活动是改革开放后兴起的一项新生事物，不少单位在实践中取得了许多新的经验，这些经验大多以文字资料的形式为人们所保留、所利用，对当前的精神文明创建工作起到了很好的指导和借鉴作用。因此，认真做好资料的收集管理，对于本单位创建工作乃至整个社会的精神文明建设工作的顺利开展都具有十分重要的意义。" P* d F' |% e8 ?' z+ n( {
0 g+ O x; ^% A% ?, p k 创建工作资料的作用是多方面的，概括起来主要有三个方面：一是便于参考利用。创建活动资料记录了以往工作、活动开展的历史原貌，是制定计划、处理问题、保持工作延续的必要条件。如果资料收集完整，管理科学，可对工作带来很多便利，大大提高工作效率。二是便于总结提高。有了较为完整的创建资料，不仅便于参考，摸清以往工作的历史脉络，而且可以通过比较分析，汲取成功经验和失败教训，使创建工作更加有效地进行。三是便于检查考核。从创建活动资料的形成看，它不是事后的凭空编写，而是以往工作的原始记录，是创建活动的真实反映和凭证。验收组通过查阅资料，可对一个单位的创建活动轨迹有较为全面的把握和了解，有助于提高检查验收的准确性。! ^8 _, E9 ^. H" U# k$ w
; e) W! s) _6 ?' q4 ] 二、确立创建工作资料收集、立卷的原则 0 {" u4 U- R7 f. ]! i4 p- A! r6 b* q9 M2 N
1、保持文件之间的历史联系。是指文件材料在形成和办理过程中的内部相互关系。如，收集年度创建工作资料，创建计划、动员报告、责任书、考核记录、年终总结等，都是整个活动不可分割的组成部分。只有这样收集，才能使创建工作的资料形成系统的历史记录。$ e8 u7 p8 U4 j( z: \+ j
# b; C1 m# N. K0 d+ O8 R# f. j
2、便于保管和利用。是指卷与卷之间内容界限分明，互有区别。无论是文明办专职人员还是检查人员，能够迅速、准确地查找到所需的资料。如果卷与卷之间界限不清，没有体现问题(内容)独立的特点，互相交叉，就会对查找利用带来难度，甚至影响工作的正常开展。 ! S, v U0 Q/ C, s* s5 T
. j8 ?9 G; |, R. `6 D4 e3 m# B 三、把握创建工作资料收集、立卷的范围! U6 K/ B3 a& `7 m- G. L/ g) v
& U# y2 { n0 x1 R
凡是上级下发的精神文明建设的指导性文件和能够反映本单位创建工作所形成的资料都是收集、立卷的范围。根据市文明办有关创建工作资料立卷的要求，文明单位资料收集、立卷的范围及内容大致有以下有几个方面： 9 u$ }/ j/ C0 `6 l |7 ?/ X & s4 Y" m/ W- r$ t; V 上级来文卷。主要指各级党委、政府，各级宣传部、文明办和上级业务主管部门有关精神文明建设工作的各类文件。这个卷宗内部联系不多，可按发文单位、文号的顺序依次排列。如果上级发文要求各单位承办的一项活动时间较长，应将上级发文(原件)归入“上级来文卷”，并把上级发文(复印件)及活动实施过程形成的资料按内部联系收集，独立装订，之后按内容性质归入相应的卷宗内。这样，既保持了上级发文的完整性，又能反映出本单位活动实施的全过程。 # W1 E5 N$ k) D( K: o" }+ r. t$ m6 v$ W7 } O
基本情况卷。是指单位创建工作日常管理形成的资料。包括：(1)本单位精神文明建设工作的各种组织领导机构。申请报告、创建计划、实施方案、自查自验情况、汇报材料、命名决定、各级文明单位申报表。（2）大事记，开展创建文明单位活动各项工作记载。 4 [, o* p* r0 K1 U# @4 J0 T: t. l7 T- w8 m, p3 z
以上两卷是精神文明创建工作必须建立的卷宗。此外，还须按照市、县文明单位建设规定，以文明单位标准对相关资料进行分类立卷。2 o( O6 S. H# Q% E+ P7 ]$ R4 e