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标题: 办公室word文字处理技巧拾遗 [打印本页]

作者: 仲伯间 时间: 2013-3-27 20:19
标题: 办公室word文字处理技巧拾遗
近期，单位各股室都开始忙于整理各项档案资料了。在大家整理电子文档时，因为计算机应用能力的不同，总是会遇到这样或那样的问题，现笔者根据大家经常提出和遇到的问题粗略整理如下：

一、WORD版本问题，即跨版本复制问题;在日常工作中，经常需要流转一些WORD文档，而根据个人喜好不同，所安装的WORD版本一定也有所不同，有人偏好WORD2003，有人爱用WORD2007或者WORD2011，还有使用WPS OFFICE各种版本的也比比皆是。这样就给大家能正常的打开流转来的WORD文档，带了一些麻烦，高版本打开低版本还行。但低版本打开高版本就不那么轻松了。这里笔者就根据问题，和大家共享一些技巧。（以WIN7为例）首先，我们打开“我的电脑”找到命令栏中的“工具”――“文件夹选项”，点击“查看”标签，在“高级设置”中把“隐藏已知文件类型的扩展名”前的对勾去掉。这时，您会发现所有的文件名后面都会多出个“.???”的文件扩展名，如WORD2003的扩展名为“.doc”,而WORD2007和2011的扩展名为“.docx”,这样我们就可以通过查看文件扩展名来识别WORD文件版本了。如果您机器上的WORD是2003，而您需要打开的是2007或2011的文件。这样，您只要从网上下载一个2007或2011的兼容包即可。如果您的WORD是高版本的，那么就可以更轻松的打开任何版本了，但要记住一点，就是如果您的WORD如果是高版本的话，请在保存文件时，选择“另存为”“WORD97-2003”这种格式。同样，如果您没有下载到WORD2007或2011的兼容包，您也可以下载安装一下WPS OFFICE 2012这款软件。它可以轻松的帮您打开任何高低版本的WORD和WPS文件，只是要记得保存文件时像如上所说一样,另存成“WORD97－2003”这样的公共流转格式。就不会出现“因为版本问题而打不开文件”的情况了。

二、复制粘贴问题，即WORD的碎片文件问题；在日常工作中，也是由于大家计算机应用能力问题，一些同事，经常会因为操作不当，产生一些WORD或WPS的碎片文件，目前WORD的碎片文件还好直接打开，但WPS的碎片文件（*.shs）就不那么容易打开了。形成这个问题的原因，主要是因为一些同事，在已经打开的WORD或WPS文件中复制了某些文字或整篇文字后，直接就在桌面或U盘上点击“粘贴”而形成的一个不完整的WORD或WPS的碎片文件。解决这个问题，一方面就是大家在操作时注意不要把WORD或WPS中“复制”的文字，直接“粘贴”到“桌面”或“U盘”中，而是应该“选择”“文件另存为”，或者直接“复制”到另一个新的WORD或WPS中去就可以了。另一方面，如果已经形成了碎片文件也不要紧，直接在生成碎片文件的机器上打开这个碎片文件，然后“选择”――“文件另存为”，再保存出来可以了。

三、文件扩展名问题，即复制回来的文件大多找不到文件类型，无法正常打开。形成这个问题原因，大多是因为在刚才提到的“问题一”时，我们让系统显示了文件扩展名，而大家并没有去注意它，往往在去复制文件时把扩展名给忽略掉而形成的。这个问题，只是大家的一个操作习惯问题，只要大家在复制文件时，留心一下您的文件名是否完整就可以解决了。

以上无语伦次叙述了一番也算是和大家分享一些日常操作中小技巧，希望能给各位同事在以后工作中带来方便。

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