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标题: 对没有隶属关系的几个单位可以直接发会议通知吗？ [打印本页]

作者: 江西老秘 时间: 2013-6-11 13:10
标题: 对没有隶属关系的几个单位可以直接发会议通知吗？
网友问题：

没有隶属关系的几个单位，但因工作关系需要通知对方召开一个会议，是以通知的形式起草呢，还是以函的形式起草?请各位专家赐教，谢谢。

栾照钧：

这原本不是疑难问题，却成了疑难问题，或许与人们对公文处理文件关于文种适用范围的规定在理解上不尽一致有关。
2000年《办法》规定：“通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。”长期以来，对传达性通知表述中的“有关单位”一直存有异议，“有关单位”到底是指下级机关的有关单位还是下级机关以外的有关单位，曾有不同的理解和解释，制发公文时也就会采用不同的方法行文，学界也有不少人将通知既归于下行文，又归于平行文。仅从文字上进行句法结构分析，“有关单位”和前面的“下级机关”已不发生联系，似应包括不相隶属的单位。若如此，极易造成通知文种的滥用，不利于纠正通知和函混用的状况。1987年《办法》类似的表述是“……要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用‘通知’”。1993年《办法》在“需要”前加上了“有关单位”的限制，这似乎表明，通知既可用于上下级机关，也可用于不相隶属机关。2000年《办法》删掉了“执行”前面的“共同”二字，但语意并没有什么变化。新《条例》仍沿用了这种表述。笔者认为，增加“有关单位”的限制，或许是指向党政机关办公部门代表本机关向下级机关发通知的实际，而不大可能指向所有不相隶属机关可以相互发通知的情形。（办公部门的这种行文，从隶属关系来说，应当属于平行文；但由于办公部门代表上级机关行文，对下同样具有指示指导性，因此从办公部门的职能和下级机关的角度来看，也可把它视作一种特殊的下行文。）实际上，仅向不相隶属的单位告知事项或者商洽执行的事项，完全可以用函行文；倘若既向下级机关又向有关单位告知事项或者提出共同执行的事项，分别用通知和函行文才不会影响通知的下行文的本质特征。新《条例》规定，函“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”，和2000年《办法》的表述基本相同（仅标点符号有别），纠正了1996年《条例》表述上的瑕疵。但笔者以为，如此表述未能明确规定“不相隶属机关之间告知事项和通报情况”的情形。实践证明，告知函在公文写作实践中是不可或缺的。
有鉴于此，关于您说的情形，我的意见用函行文为宜。“没有隶属关系的几个单位，但因工作关系需要通知对方召开一个会议”的表述有语病，而且语意不够明确。具体来说，“没有隶属关系的单位让对方召开一个会议”，应当用“商洽函”；“没有隶属关系的单位让对方参加某个会议”，应当用“告知函”或“邀请函”。

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