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标题: 当好一个秘书——秘书办事的学问 [打印本页]

作者: 天下一秘    时间: 2013-8-7 09:33
标题: 当好一个秘书——秘书办事的学问
秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就"办事"的学问作一番探讨。
8 |9 q- ]# o; a4 v2 q  一、如何办好领导交办事项 1 Y0 ^$ {- j  ~; u  |) r. q2 P
  (一)接受工作任务要弄清"三要素" & P2 t7 L" c5 L5 W/ P1 _' ^
  领导交办工作任务,大体都有"三要素":一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量, 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把"三要素"搞清楚,为把事情办好创造前提条件。 9 q7 j) F& E1 M
  (二)优化办事成果"三比较"。
% }+ Y! R5 a+ b4 v5 z/ M  Q7 X$ O  办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小"。
7 q) `6 D  y( j) V0 l  (三)把握好办事"三形式"
8 [7 m! W, o) Z" {, L/ I  办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。 ! H% z9 w4 N( T& |4 f" ~) `
  (四)检验办事效率"三标准"
2 p  |/ I1 T9 ^: B6 u2 P, ?  秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。 ' T( @+ a% W3 M6 c' {* ?& W8 O' a
  (五)向领导复命"三注意" / n9 B* j1 v0 C, \0 Y
  工作任务全部结束,或告一段落,应向赋予任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点:1.不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。 6 X" Q: l& k7 l* O
  二、如何办好请办事项
7 N) [3 E* \9 r$ A) P; A6 q  做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
2 M. ?: F* U6 |$ ?! v+ `  (一)精心准备,提出合理建议
) J( W! d! d! `% h  (二)讲究方法,选择适当形式
* |  k1 ^. o. w% w3 }  (三)注重程序,坚持逐级请办
4 @* N# J: Z/ L2 W  (四)提高艺术,优化请办效果
5 _9 w9 n; Q3 T# g, C  (五)以缓应急,避免紧张出错7 ~* t6 Q" _' h





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