老秘网_材夜思范文
标题:
例谈商务电子邮件的写作及规范使用
[打印本页]
作者:
应用写作
时间:
2013-9-29 07:19
标题:
例谈商务电子邮件的写作及规范使用
电子邮件，简称E-mail，它是一种使用电子手段提供信息交换的通信方式，是Internet应用最广的服务。随着互联网的飞速发展，网络的普及以及其自身的优势，电子邮件在商务活动中的作用日益凸显，成为商务活动的重要沟通手段。电子邮件的优势主要表现在收发快速方便、成本低廉、安全可靠、信息形式多样 化、低碳环保、交流对象广泛等方面。
- w/ p0 I$ e/ Y
实际使用中，对商务电子邮件的写作及使用规范要求更高些。商务电子邮件写作及使用中存在的问题主要表现在：主题不明确、结构不完整、内容不简练、正文编辑区使用不当、回复不及时等，这些都会影响沟通效果。本文从电子邮件文案的写作格式、电子邮件的发送、电子邮件的回复三个方面谈一下商务电子邮件的写作及使用规范。
8 m! z" d4 m+ K
一、商务电子邮件文案的写作结构
3 {6 l$ R# X+ ]( d, M
下面我们看一篇规范的电子邮件例文。
t% @) C' e8 q4 n* n
××省纺织品进出口有限责任公司
* u+ g4 M% P' I3 j
地址：××市香港中路 ×××号
# w/ F I" A5 P- l7 I" m* H0 ], o
邮编：266071
/ i" j. K! f$ A9 g: x
传真：××××-8378××××
+ K* N2 h- h, ?# v6 g! i
Ｅ-mail：×××× @hotmail.com
" o( q4 \8 }: A, H
编号：第2号
N9 K6 w! A K6 O% e
6 Z( ~% i% ^4 J1 |
香港××国际贸易公司
' s R" w8 L: s, k
陈经理：台鉴
4 A! |3 A; F# J
衬 衫
+ g: l4 ]7 _7 E8 Q
贵公司需要的200 箱男式衬衫，业已装船完毕，拟于2010年10月14日由“清远号”货轮从青岛港直抵香港，请贵公司注意船期。
$ X# L0 D/ F* [1 m# Q5 U; {
此次业务，在贵我双方合作下，在山东省联系组织货源，满足贵方所需。今后，我公司将在平等互利的原则下，与贵公司继续合作，贵公司若查询各类衬衫、 服装行情，请随时函电告知，我公司将竭诚服务。
# E+ k' q3 K/ Q# Z# j2 L6 s
特此致函。
/ F- J7 n% w9 u3 A) c
××省纺织品进出口有限责任公司
8 f2 I, I1 w4 B4 ?
销售部经理：××
8 D U# }: c; F4 K
移动电话：151××××5077
; B% G, a7 Y H. ?8 C
座 机：××××-8378××××
; _4 `" s1 n) P4 W1 i" y8 V: h
这是××省纺织品进出口公司销售部经理××，关于衬衫装运业务发给香港××国际贸易公司的一封电子邮件，该邮件语言简洁、主题明确、结构完整。
( g2 E1 t! o/ B! {+ e6 a
通过上述例文，我们可以看出，电子邮件文案的结构一般包括信头、称谓、标题、正文、落款五部分。
$ G7 W( k9 c" v) {3 \6 s
1. 信头
7 f0 }: b* T) W
信头包括发信方的全称、地址、邮编、电话、传真、Ｅ-mail、邮件编号等信息，其位置居于信纸左上方，顶格分行书写。商务电子邮件的信头很重要，它可以使邮件的接收者迅速辨识出发信方的身份、与其业务关系，以便及时处理相关业务，提高工作效率；同时也便于收信人以信头里出现的各种方式和对方联系。若是一些老客户，信头的信息可以略写甚至不写，但是首次向对方发邮件时，信头信息一定要准确、全面。
0 d( E/ y) `) I7 u# R1 D
2. 称谓
1 ^$ I/ m7 Y5 {9 d( O& H l4 M
称谓要写清楚收信方单位名称或个人姓名及敬称。其位置居于信头下，空一行，顶格分行书写。
$ t+ \% Y( h0 Y g
电子邮件很注重称谓。写给单位的应写单位全称；写给个人的，要在个人姓名后加职务或敬称，以表示对对方的尊重，如“尊敬的 ××经理／ 女士、先生”。依据商务礼仪习惯，还可在称呼后加上表示“劳您指教、审阅”之意的“台鉴、雅鉴、惠览”等词语。如例文中的“香港××国际贸易公司 陈经理：台鉴”。
5 s- p% {$ U: H: k9 P( @" M
实际使用中，有人省略称谓这一项，或者是没有敬称，直呼其姓名，这不仅不符合电子邮件的结构规范，也不符合商务礼仪的要求。这种商务礼仪细节体现的不仅是你的个人素养，更是公司形象的一个缩影。
& J& l& {7 q" s( J1 \
3. 标题
9 Q7 _, O4 F9 ?' ^ `7 d8 c3 k% U
商务邮件的标题经常由事由充当。事由是邮件业务内容的提示性标题。应简洁概括，居中书写。如例文中的“衬衫”，这是邮件所要交流的主要内容。
( Y( y% X6 g$ d# N. @1 B% B/ Q
4. 正文
: |6 _$ `" `! f2 ^" M6 i8 A, ]
正文一般由前言、主体、结尾三部分组成，前言有时可以省略。
# p% J+ N$ C& z
（1）前言。前言可根据业务内容，简要说明发邮件的目的。若无需特殊目的，宜开门见山，直奔主题。本例文即是如此。
6 P: ]# w' I" i# \
（2）主体。主体部分要简洁、明确地告诉对方需要磋商、洽谈的业务事项、要求、结果等内容。
6 A5 l$ Q1 p; C% ]3 J
如例文“贵公司……注意船期。”一句话清楚地交代了此次业务的产品、产品数量、启运时间、装运工具、启运港站等，这是对方所期待的信息。
1 Z# R. }1 Q7 I7 |/ ~9 b
“此次业务……满足贵方所需。”这是对于此次合作过程的回顾。例文特别强调了货源地——山东，山东是一个纺织大省，仅在山东本地就能满足对方的货物需求，而且山东周边又有一些大的港口，这些对于进一步合作都是一些非常珍贵的资源。
4 k* g* }& q; h( \ ~3 ]
“今后……我公司将竭诚服务。”一句话表达了继续合作的原则（平等互利）、领域（衬衫、服装）和承诺（竭诚服务)，为日后的合作做了一个很好的铺垫。
) o8 R, |: Z: E
（3） 结尾。使用惯用语结尾，如例文中“特此致函”。还可表达赞美、问候、祝愿、感谢之意。如“顺颂”“商祺”、“事业兴隆，财源广进”，“感谢您的回复”等。
! a/ K0 l! ~3 ]& O+ f' ~# L
正文写作中应注意以下问题：
E, a! _# V0 U5 a" }% B$ u6 l
（1）开头绕圈。有人不知如何开头，就很容易出现“绕圈”现象，对于背景、过程叙述太多。这样不仅浪费了对方的时间，更重要的是让对方对这封邮件撰写者的能力产生质疑，进而丧失进一步合作的欲望。
4 I* r R5 I* c
（2）主体繁琐。主体部分一定要简明扼要，以不用切换荧幕为原则。对于繁琐的业务最好分条列项，这样一目了然。一封邮件只能围绕一个主题，若多个主题，宜分发几封邮件。
" _+ S5 l( B' i: o" L# t, K
（3）结尾缺失。商务情感的培养，职业信誉的累积需要一个过程，结尾的赞美、祝福、感谢用语不仅能展现你扎实的文案编写基本功，更能让对方感受到你的亲和力，为进一步的合作打下良好的情感基础。
) C5 }1 ]- E5 m& u: E& h; [# B
（4）正文编辑区空白。有时发送的是一些存储在我们电脑里边的word、excel、图片、视频等类的资料，我们常以附件的形式发送给对方。这种情况有人只发送附件，正文编辑区空白，这是不符合电子邮件使用规范的。在正文编辑区我们可以提醒对方查看附件，并提出一些希望或要求等。如例文：
/ f: D9 O0 e, H
尊敬的林经理：
9 U5 _8 ^' I. ?' N$ N: e
您好！
7 t$ d6 l# a$ U( x% [
1.我已将“青岛××贸易有限公司2012年秋季新产品价目表”以附件的形式发到您的邮箱，请注意查收！
3 j9 g, b1 `* }" }4 a
2.若大批订购，价格可议。
4 b' ^5 ]- f8 E
3.我公司将于2012年6月25日上午8点在青岛海天大酒店三楼会议厅举办一次秋季新产品发布会，欢迎光临指导。
/ q% v: }- j7 V, h- C# p
生意兴隆，财源广进！
) h0 { [7 S6 Y9 l) v
青岛××贸易有限公司
, M5 }1 ~" B# i' w& M! v
营销部长××
+ c, P# R+ N4 P1 J: n
5. 落款
{3 B. o3 B9 I
落款应写清楚发信者的单位名称、个人姓名、联系方式等。一封没有签名的邮件是不完整的，也显得发件人不够职业，一个好的签名能够让你的邮件锦上添花。如例文：
, L9 S9 D+ Y* D# b3 Q
××省纺织品进出口有限责任公司
, D; A% }9 s( E& _2 P Q
销售部经理：××
; q7 A; t! D x' O+ b2 l) j* Y& j
移动电话：151××××5077
7 Y7 o/ N6 Y$ V6 w) X* [) w4 a+ i# G
座 机：××××-8378××××
6 Z" n6 o9 F. Z
为了提高工作效率，我们可以在邮箱里设置签名档。设置签名档的时候要注意：不同性质的信息要分行，而且可以设置不同的签名档，签名档总长度最好不要超过五行。初次发邮件给对方，应该使用完整签名档，对于一些老客户，可以使用简略式签名档。
/ T3 M5 J9 N9 E/ y, N4 R% Z
二、发送商务电子邮件应注意的事项
9 x) Y5 X ]: Y* a* C/ s% V7 d
1. 正确填写邮箱地址
8 K$ U* ^! e) C* d! z( l4 t
邮箱地址由用户名、@、域名三部分组成，邮箱地址一定要填写完整、准确。特别要注意的是用户名里有特殊符号的，如“_”“·”，一定要准确输入，否则对方就无法收到。常用邮箱地址可以添加到通讯录里，需要的时候只要从通讯录里查找就可以了。若一封邮件要发送给多人，可以使用“添加抄送”、“添加密送”、“使用群发单显”功能。
5 C$ h/ i2 l% F
2. 主题鲜明
" L6 Z9 N/ V" }9 l* Y, V; T+ w
主题是准确、简洁地对邮件内容的描述。主题一定要填写，这样收件人可以在收件箱里用最短的时间对新邮件进行筛选，确定处理顺序；同时也便于对方日后查阅。不填写主题是一种不专业、失礼的行为，邮件很容易被作为垃圾邮件删掉。
8 d9 w, n( M, i3 Q' y! U2 C7 X
3. 正确添加附件
; h e0 @2 u' d) m! E/ I
邮件有附件的话，需要先把附件储存在电脑上或者连接到移动硬盘，点击“添加附件”，找到附件所存放的位置，单击文件，然后点击“打开”即可。
f: e5 w+ X- f; ]) K! b" \, y- O
附件文件应使用有意义的名字命名，这样对方下载后比较容易找到。附件添加的只能是文件，不能是文件夹，如果添加的文件夹里有很多文档的话，可以把文件夹打包压缩，这样既方便又快捷。有时候未等文件上传完毕就发送的话，对方是收不到附件内容的，所以一定要等到出现“上传完毕”、“100%上传”字样的时候再进行下一步操作。
' I3 l1 v2 u; {/ K
4. 成功发送
& P4 J) m; n& H
电子邮件在发送之前，应养成检查电子邮件的习惯。检查内容主要包括：是否要发给对方，收件人地址准确与否，主题是否醒目，文本语句是否通顺、有无错别字，附件是否已经添加等，这些内容无误后再点“发送”。“发送成功”页面的出现就宣告此次邮件发送的完成。
+ x2 s2 u) Y# \
三、商务电子邮件的回复
' |) m% D. `) `0 {* r! p# Y' E
1. 及时回复邮件
- B! ]4 }9 I$ C/ c+ |8 K" `1 L
我们应遵循24小时回复法则，一般可接受的理想回复时间是2小时，一些紧急的邮件看到的第一时间就应该回复。若邮件短时间不能回复，我们也应该向对方说明已经收到邮件，正在抓紧时间处理，将在何时给予回复等。
3 R6 s/ Z6 J! o$ _
2. 回复邮件不要“RE”太多
4 G, J* q, b6 Z# C( F2 [; c
在回复邮件时，如果双方均未在主题栏键入主题名称，而是点击“回复”按钮直接发送，主题栏的“RE”会越来越多，这时候我们要及时删掉“RE”，重新提炼有用信息作为主题。
; G7 g# _% \, c- [7 |+ g2 x
一封规范的电子邮件承载的可能是你叩开成功大门的希望，可见掌握电子邮件的使用规范对于职场人士来说是很重要的。
/ J( _/ _$ p9 C- v
（作者：青岛滨海学院大专文科基础学院贾全红 ）
4 P+ v. p7 R) E8 ]
; K+ Y$ c( I( a: W' `/ U
欢迎光临 老秘网_材夜思范文 (http://www.laomiw.com/)
Powered by Discuz! X3.4