老秘网_材夜思范文

标题: 如何提高工作效率——加强时间管理 [打印本页]

作者: 香草天空    时间: 2014-4-9 15:01
标题: 如何提高工作效率——加强时间管理
一、“时间管理”的重要性- }2 `6 g; p5 |+ D

' E7 F: \( O9 Q6 ~- y! R大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家,格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理,该公司是美国最成功的超级市场之一,他获得了许多值得引证的荣誉。第一,他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕,这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二,他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则,显示了他专业管理的精神。第三,他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来,正确的管理的基础是良好的时间管理。
( [: P6 w' p* d# G3 r  H
% R- \. b% B, w2 E( s% H; ]二、时间管理的误区
- j+ M( f; z  I! ~0 Z% w; l2 x+ d* o% O  \% X3 }* Q+ R
我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区。
, k: i+ `& Q- w9 B! ]: c8 M- y" w/ x: q4 s) V$ q
误区之一:工作缺乏计划
* w; I* m* \- ^/ a# B1 I6 z7 A' y6 O! _1 i/ U% d" e
查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。只要手中的工作是最重要的,则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们,而且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时,把它提供给你的部属采用”。数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是由于李爱菲的那数句真言。, Y& B3 j$ T2 ^& O

& E4 T$ Y' A6 z' o尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条:/ C" T0 V  b! K! I/ X
; _! ~# u/ y7 W' e
1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考;
. d2 r& e$ {( F0 p/ j3 {$ z3 f( ?6 k8 Z! ~& w( z* o
2、不做计划也能获得实效;! L! s# |+ r- V) U  x' A
; A# ~. D8 e! d. ]
3、不了解做计划的好处;: G! m* N) C, L/ h- x

( }7 g) m3 U2 `' L4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;
7 G" R5 P& I7 |3 L. S  a& \9 Z& R2 W
5、不知如何做计划。
7 P9 L1 p$ s! p7 x' z/ f/ q' H( t3 ]8 E* P
我们作为一个高新科技企业的员工,要步上职业化的道路,成为一个强调实效性的职业人士,不应该把以上原因当做工作中的借口,为什么呢?剖析如下:+ k: t8 o+ X1 s( f. f" H0 @

( D' L( R  w5 h' m" B1、固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直”的侥幸心理。试问:房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然后再进行抢救?% }! l) m. m2 P4 H  o

$ P' c$ b  S: c1 O" {% y+ ]4 Y7 Q5 P2、不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位;做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。6 v6 K: c5 L: l% L! r* F$ G

4 B: o" V. ^* ~# y8 N7 s3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,计划与事实常常难以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与计划,做出必要的修正,寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导,则一切行动将杂乱无章,最终走进死胡同。
0 \' y; v* o6 f
6 s$ e; l& G' x. h综上所述,由于我们的工作缺乏计划,将导致如下恶果:
2 B# {0 J0 c- ~
2 P) E, b, \0 n7 |& ?# R1、目标不明确;
- O  p  O3 L: d6 }  ^( L. Q, n7 O( }0 I: K! ?4 E8 j
2、没有进行工作归类的习惯;
/ `$ K+ H$ V4 h0 s2 r9 z# h4 o9 O: \
3、缺乏做事轻重缓急的顺序;. Q. n- N3 G2 i
- m6 {, K4 p" Z: s: C& p4 C# H
4、没有时间分配的原则。
- B+ _& L0 [9 P  z% V
7 f' ~3 `! C) F误区之二:组织工作不当
# @7 \4 O. ?" {
0 l1 |6 g0 ^3 Z8 ~. E7 I组织工作不当的主要体现在以下几个方面:
" L, l" [+ s/ w& r
5 f- f# K) {: `: u4 C4 F*职责权限不清,工作内容重复;  P2 A& Q% G9 P0 g' G9 }. X

' c4 A0 q, U; R1 b1 k: W*“事必躬亲,亲力而为”;
4 ?9 T4 v, p% A* [2 D. q% \- l8 ]5 y- D$ l  c- a7 i% [' f/ l
*沟通不良;
( U$ W+ M( m' t+ J0 a. m( j" P9 @& T5 O! X" ]* D7 W" I; T- S
*工作时断时续;
% @& K9 O' r9 b- k7 r6 v! `4 ?) H# h) a) X
首先,学会如何接受请托:对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者或是组织以外的人士。在很多请托中,有一类是职务所系而责无旁贷的;另一类虽然也是职务所系,但请托本身却是不合时宜或是不合情理的;尚有一类请托则属无义务给予履行的请托,经常引起我们困扰的是后两类请托。, s5 ~0 ?: p: i. P; q$ N0 m

; `: z- o9 X9 S* C. i5 Q倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项,则不仅他所企求的爱戴将化为乌有,而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于:第一:“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议。第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的。
% |" Y! s6 d8 A& R" G4 J' R
; Q$ o; A7 E( f" O4 o  R, t/ f& U! Z所以在我们接受请托之前不妨先问问自己:这种请托是属于我的职责范围内吗?对实现我的目标有帮助吗?如果接受它,将付出什么代价?如果不接受它,则需承担什么后果?经过这一番“成本——效益分析”之后,你就可以决定取舍了。' d6 J6 @% G$ s$ H: l& p

4 R6 n. P& x. x5 S2 S) F8 m其次,学会利用资源。对于基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息,不妨去问问部门秘书;想了解公司的考勤信息,不妨去问问公司的考勤管理员等等。1 N/ G4 P, R3 _
. a) ]5 }% H% k4 J
对于管理者而言,他们经常容易犯下面的错误:% t; E, z, Z& [7 d

: K% Y! }1 ^% ^! z: }1、担心部属做错事;
6 I" W' Q% j  }) h3 K; o5 o+ i, u- ?  R3 L" L* [
2、担心下属表现太好;  w3 Z/ F9 s8 M1 x5 r5 q
# j. i  Y, R" K8 }- F7 i3 `
3、担心丧失对下属的控制;: m' Z5 d6 w. v% _
: y, [# @2 B# e; f: k# @. F0 t
4、不愿意放弃得心应手的工作;; Z1 R3 b. j% i( |6 n  `

4 M# c6 s3 S. C3 x2 O% S5、找不到合适的下属授权。
6 u0 T6 w: i7 a% i: \
" d" x( b# ]4 A  i: ^其实每个人的精力都是有限的,尤其是管理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上。0 ~. e+ Y- L) I0 d" N" v! u8 z4 x

$ \8 }- C/ E- a& K$ P误区三:时间控制不够$ ]. ^' p4 n2 U9 D, P! `

5 N4 g- D1 X9 e) `7 y/ L7 ~. D我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱:3 p- A! d% g' M
0 i6 r' B8 L. l1 f; h/ L
1、习惯拖延时间;
$ L) p. i8 R2 ^- P% }! h& E" E$ z+ e4 Q% {
2、不擅处理不速之客的打扰;
% I5 `8 |( Z: [: @% V* g0 {* |! g% y, G, @4 T) Q
3、不擅处理无端电话的打扰;/ ]; D* b6 S! |
1 ?% g, i9 Q. R2 V, u
4、泛滥的“会议病”困扰。" X% _9 Y% r: v  `  I1 G
9 v8 m- n+ a! S! L3 T2 L1 U
不少中、上层管理者曾经指出,会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一,甚至三分之一!然而更令他们感慨莫名的是,在这么多的会议时间之中,几乎有一半是徒劳无功的浪费!
( W: }! p8 ?1 d; C& [, d0 z
+ [" u1 f/ x7 U/ I. ~误区四:整理整顿不足
& {/ ~+ k3 r6 ]0 _+ {/ g9 a( t  n# j6 J- Q
办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关,因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不具条理的人使用一个小型的办公桌,这个办公桌会变得杂乱无章,即使给他换一个大型的办公桌,不出几日,这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”:“工作将被扩展,以便填满可供完成工作的时间”,我们也可以导出“文件堆积定律”:“文件的堆积将被扩展,以便填满可供堆积的空间。”
2 G. {1 W% i9 n/ O& V; s) V! M
. B4 ^3 u8 o2 E4 `5 i( [" M当你的上司向你索取一份技术资料,你是否能在第一时间从容不迫地递给他?当你需要一份信息时,是否满文件夹地翻个底朝天?
& b/ H3 E% G, F$ `8 Z% h$ s: ^4 f/ x3 d) _- X, ^; l* S6 H
误区五:进取意识不强
2 x1 j( N) l# Q: n" B1 r' M. }; {4 @! {! ]8 K8 O8 l7 E
我们经常说到:“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意,缺乏进取意识,缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面:0 f: Y2 G' I# w8 i! }" y

+ d* E/ ?; D2 Q! [& p5 v7 f*个人的消极态度;& ^6 \! y& ~' Y1 |

. F  _1 u( W7 [: ]# N*做事拖拉,找借口不干工作;
) M" v$ J! r" j. r; B7 \# R8 D5 X; t
*唏嘘不已,做白日梦;
. a9 n+ g7 f! o" `  O3 y3 t0 @
* x# s' C" u% j5 }  \  O! n  i*工作中闲聊。
1 P" [& G; Y! z' F1 e' D
+ a7 p( ]4 i) |) R如果我们一直处于迟钝的时间感觉中,换句话说,当你觉得时间可有可无,不愿面对工作中的具体事务,沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦,那就需要好好反省自己了,因为你随时在丧失宝贵的机会,随时可能被社会所淘汰!# z9 U" q: u1 j9 S

9 t" x; f6 f: o% C好了,前面我们谈到了五个时间管理的误区,不管以前我们做得怎样,要记住:世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此,我们要记住“过去”,把握“现在”,放眼“未来”。送给大家一句话:+ n6 S1 B" r, T+ ^, z2 }# g

8 K% Q6 z( E) s) m昨天是一张已被注销的支票,  }7 i( c$ w1 B" g' z3 @

& W$ J5 n( S: a# C& p明天是一张尚未到期的本票,- I  ?% P2 O9 {; b

' E  Z, Q5 O  W( @# ~7 t今天则是随时可运用的现金。请善用它!




欢迎光临 老秘网_材夜思范文 (http://www.laomiw.com/) Powered by Discuz! X3.4