) @9 X6 g+ }( @& F——办公室工作失误例析（下） ) ~) ?4 V' i% U" F, e- G
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【案例8】一份因没有核签而“蒸发”的机要信件 " p7 `( k! ]/ j1 j 7 g0 c2 s$ h, V# |% e, ^$ X% ~" F C' f3 a5 ~0 C) f {# m* h
每天到收发室取报刊、信件的人很多，但并不是每个人每天都能严格执行核签制度。记得有一次，统战部的一位同志领取一份机要信件时没有签收，我当时也没有核签。一个星期后，统战部的另一位同志来找这份机要信件，他说机要信件是省委统战部的重要文件，不能丢失。我解释说此件已经被统战部的另一位同志取走，让他回去找找。但是他回去也未找到，那个取走信件的同志怕承担责任，不承认取走了信件。两个月后，统战部在处理废报纸的时候找到了那份遗失的机要信件。 7 H- ]) J# E, L1 R5 D2 Q0 w+ o# }( R3 R
通过这件事，我深刻认识到处理机要挂号信件来不得半点拖拉和马虎，再细小的一个差错最后都有可能酿成大的失误。从那以后，我一直严格遵守制度，再忙也要保证每一份机要信件必须核签，杜绝类似的失误再次发生。 5 ]! t! q" [# `
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【案例9】一字之差让我忙了一下午 : V; H/ M$ ^$ j6 g
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2010年4月9日下午，我接到了秘书长的电话:“明天上午召开市政府常务会议，你到我办公室把议题拿去准备会议通知。”我迅速到秘书长办公室拿来排定的议题，草拟了一份会议通知，并逐级送签。待领导签发后，在没有对文稿进行最后校对的情况下，我立刻与文件交换站联系，请他们通过网络把通知发送到市各参会部门;同时到文印室印发书面通知，呈送给各位参会领导。在分发通知的过程中，我下意识地看了看通知内容，忽然发现第一个议题“讨论《关于促进市区房地产市场平稳健康发展的通知》”中的“平稳”被误录入为“平衡”。这样的会议通知发出去怎么得了？我吓出了一身冷汗，迅速与文件交换站联系，幸好会议通知尚未传送出去。我又赶紧重新印发书面通知，到领导办公室把通知换了过来。忙完通知分发工作，已是下午五点多钟了，原本应该一个小时完成的工作，却因为一字之差，让我忙了一个下午。 8 j: u3 G8 O3 {, \" F + D: s# I$ e% e% F$ V- V0 | 产生这次失误的原因，主要是认为会议通知不是正式文件，思想上不够重视，没有严格按照办文要求，在通知印发前，从形式到内容进行严格、细致、不留死角的校核。做好办公室工作必须时刻全神贯注、一丝不苟，严格按照规定程序办事，把好每一个关口，把工作做到位。 4 i9 A7 o$ n1 _ 8 J9 o- B3 p+ T+ k4 B2 A5 A & C1 q$ l: Y. q( w) l【案例10】考虑不周导致用餐秩序混乱0 x9 |. ], `9 r5 X# w
$ @+ V! e2 e; @- X% `3 x3 I ; h7 D, _+ G& i3 T7 F! h! e 2011年8月9日，市里在大丰召开全市上半年小额贷款公司工作会议。按照会议日程安排，与会人员参观活动结束后，回宾馆大厅用工作餐。期间，我陪同领导参观，同时与宾馆保持电话联系，确定何时用餐。在领导结束参观返回宾馆的路上，突然接到宾馆电话，被告知没有参加会议的司机已进餐厅用餐。当时情况紧急，只能与宾馆商议采取措施，先请司机去另一个餐厅，然后再关闭东门，安排服务员站在大厅引导领导从西门进入餐厅，避免领导看到桌上的剩菜残羹。 ( \$ L, A/ W5 M ( b2 g; t; v+ v7 C* w4 v: l6 a 总结失误的原因:一是相关环节考虑不细致，会议组织人员全部陪同与会人员参观，没有安排人员留在宾馆照应，也没有请宾馆做好相应准备，更没有考虑到司机会提前用餐;二是没有考虑各个环节的衔接，没有明确人员具体负责;三是缺乏异地组织活动的相关经验。通过这次失误，我认识到:组织会议活动要注意各个环节的分工与衔接，没有把握的事情，更要事先做好充分的了解和准备，做好应急预案，确保会议活动顺利开展。 6 y! W! p+ l; A J3 l4 W$ o5 p9 t) ^7 I
$ M+ M* t' g0 X3 u【案例11】会议室安排时间提前却延误了会议召开5 ~' [8 C- u: H N9 U# w% e
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/ w- A# m8 M6 d, U* o5 u* | 2010年8月，电了政务中心决定召开工作会议。根据领导要求，我负责安排会议室等事宜。接到任务后，我就开始着手与负责大楼物业的工作人员联系沟通，申请使用会议室。由于当时会议时间还没有完全定下来，为防止六楼西会议室被安排他用，我就把会议大概时间告知物业工作人员，拟安排在下午2:40，如果时间有变，再电话联系。后来，领导通知下午3:00开会，我认为2:40和3:00相差不大，还可以提前打开会议室门，就没再把会议确切时间告知大楼物业工作人员。下午3:00，会议室门紧锁，大家都等在会议室门口。我赶紧与大楼物业人员联系，并询问会议室的门怎么没有提前打开。原来对方2:30就打开了会议室门，但2:50时发现会议室一个人也没有，还以为会议已经结束或取消了，就把会议室门锁了。这样，会议室安排时间提前了20分钟却让会议延误了近10分钟。 & [, n% Y9 G2 P% z & ?- p. n% W3 \7 H& p 通过这件事我总结，防止会议安排出现差错，一要加强沟通，详细告知有关工作人员会议时问、地点、人数和其他服务需求，并随时与工作人员保持沟通联系;二要做好会前检查工作，会前对有关会务安排事项进行一次全面检查落实，包括座位数、席卡摆放和话筒是否正常等，都要逐一细致查看，防止出现纸漏;三要加大工作跟踪力度，及时了解和跟踪事情开展情况，确保各项工作落到实处。作作风，避免差错的发生。 ! s) K! p+ ~/ S, X2 P. Z : D9 u1 \* x2 A! N( e% S* E+ i: R
【案例12】会议通知中的两个“陈市长” D& e( _4 i, H9 q2 }" g$ o; k
9 O% v5 a4 C4 G7 @' U # n1 @" i8 }5 q# k. q0 f 2008年10月，市长召集有关负责同志召开办公会议，请分管农业农村工作的陈副市长和相关部门人员参加。秘书长写了一张会议出席人员名单给我，让我通知相关领导和部门人员出席会议。我很快就安排了会议室，并按照秘书长规定的时间和要求，通知了相关领导和部门人员参加会议，并及时向秘书长汇报了会议通知情况和人员出席情况。秘书长听完我的汇报，说出问题了。原来秘书长在书面通知上写的是“陈市长”，我一看就通知了负责市政府常务工作的陈副市长参加会议，没有通知分管农业农村工作的陈副市长。秘书长说还有办法补救，负责市政府常务工作的陈副市长参加这个会议更有利于事情的贯彻落实，马上通知分管农业农村工作的陈副市长，请两位“陈市长”同时参加会议。最终在秘书长的安排下，问题得到了妥善解决。1 ^* M- P3 C. J5 I
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通过认真分析这件事，我认为在今后的工作中应把握好三个方面:一是全面了解和掌握市委、市政府各项重点工作和分管领导等相关情况;二是遇到不清楚的情况时，要向领导多请示、多汇报;三是养成严谨细致的工作作风，避免差错的发生。 ( N( o$ [! T- ^0 g M; d- e9 c 1 a0 D- ]. A3 L' p( F l) } / I5 b: x- i: g! K$ |1 |7 {/ ^4 ?【案例13】外事活动中英文会标出了错& n2 X N0 G, ]/ s. u) Q+ p