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标题: 成功秘书的秘笈-----良好职业态度 [打印本页]

作者: 彩妍knx 时间: 2014-6-4 08:00
标题: 成功秘书的秘笈-----良好职业态度
职业态度是你对自己职业价值的认识。从事秘书工作既不需要深厚的理论造诣，也不需要掌握高难度的平衡技巧，做好秘书工作的关键在于你如何看待自己的“打杂”，职业态度决定秘书工作质量的优劣。
热情：做好本职工作的动力小马是北京海湾广告公司的总裁秘书。这些天总裁在上海出差，总裁办主任安排她这几天在前台值班，顶替去参加培训的前台小娜。这天上午，小马正在接待两个外国客人，一个打扮有些土气的客人进来了。来客说：“我找马菲。”“我就是马菲。”小马一边帮外国客人登记，一边头也不抬地问来客：“您找我有什么事吗？”
见小马用这种态度对待自己，客人二话不说就离开了。小马心里觉得有点儿奇怪，但当时也没有多想。几天之后总裁出差回来了。他质问小马为什么用那样的态度对待自己的客人，小马一开始有些莫名其妙。原来那天那个声称“我找马菲”的客人是总裁的中学同学，来北京办事，想请总裁帮忙，因为总裁在外地出差，所以总裁便让他找自己的秘书，但由于当时在出差，事情特别多，他忘了和马菲打招呼。总裁的同学见马菲用那样一种态度对待自己，以为是总裁在敷衍自己，所以头也不回就走了。
虽然误会得到了澄清，但总裁仍旧耿耿于怀，没多久就把小马调到行政部当普通员工。小马觉得老板心胸狭窄爱记仇，不久便辞职了。应该说，总裁在这件事情上处理得有些欠大度，但主要责任还是在小马自己身上。秘书在接人待物的过程中，实际上是在充当公司和上司的形象代言人的角色，所以，秘书必须做到热情而又有礼貌。面对找你的客人（也包括用电话找你的客人），你用这么一种口吻问对方“找我有什么事吗？”就会让对方感受到一种你从骨子里渗出来的冷漠，只不过是你在表面上还显得彬彬有礼罢了。还有一些秘书喜欢问客人“你预约了吗？”这种说法跟“找我有什么事吗”一样，是种冷漠的表现。客人既然上门了，你再问预约没预约就已经没有任何意义了，客人没有预约不请自来，那是他们没有礼貌，但你不能用“你预约了吗？”这种方式回敬他，表面上，你是很礼貌地问对方预约了没有，实际上你是告诉客人，我知道你没有预约，你不请自来，让我讨厌。作为秘书，不管客人有没有预约，你都得无条件地热情接待，不能因为他们没有预约而怠慢他们。
一些秘书之所以会出现这种只有礼貌没有热情的冷漠态度，是因为他们身上那种无形的优越感在作祟。秘书在公司里的位置有些特别，一方面，一些秘书由于工作能力强，又善解人意，受到上司的欣赏，所以，他们的地位在无形之中上升了；另一方面，由于秘书能经常优先得到公司内部机密，甚至是最高机密，让一些部门的人也会因此对他们另眼相看，因此，他们在不知不觉中会产生一种优越感。如果在秘书身上产生了这种优越感，那么他就很可能会用睥睨一切的目光看待别人，摆出一副事不关己的样子，总让别人觉得自己是在求他或打扰他。
为人冷漠的秘书是不可能做好本职工作的，它不仅让客人不舒服，而且也让公司内部的同事不舒服。如果你脸上总是露出一副戴着假面具一样的表情，即使再有能力，也一样会影响团结，破坏大家的情绪，没有人会愿意配合你的工作。秘书身上的冷漠就像麻风病一样，你不愿意理人家，人家更不愿理你，而且离你越远越好。
遇到那些没有预约而又点名找你的客人，秘书最好这么接待对方：“您好！我是××，请问您找我是什么事？”或者“您好！我是××，请问我能帮你什么忙？”这样，既让对方感受到了你的礼貌，也感受到了你的热情。
热爱本职工作秘书在工作中必须做到热情，只有热情才能有亲和力。你与人为善，助人为乐，在保持自己心身愉快的同时，让你周围的人也感到愉快，使他们愿意并喜欢与你一起工作。这样，你在帮助别人的同时，也会得到别人工作和情谊上的回报。秘书对工作要有热情，就必须热爱这份工作，了解自己的工作对企业、上司和自己的意义。只有这样，才能找到永不枯竭的动力源泉。主动：无须扬鞭自奋蹄小郑是北京海众公司的总经理秘书。这天下午她上班不久，区石化公司的余总打电话来找洪总。洪总正在区政府汇报工作，作为洪总的秘书，小郑知道余总是洪总研究生班的同学，他与洪总的私交不错。见小郑一时联系不上洪总，余总就对小郑说，他们导师的夫人昨晚突然去世了，他想约洪总明早一起去看看导师。“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟，所以余总说话也比较随便：“另外，看导师的时候，多少得送点儿钱，表示一下心意。我俩最好送的一样多，所以，你问一问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。”
洪总到下午七点多才回到办公室，小郑马上把余总的意思向洪总作了汇报。

　　“你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗让洪总不知所措，还是洪总对这种世态人情没有什么了解，他这样反问小郑。

　　小郑从没有想过这些问题，所以只好摇头。当然，她也看到了洪总眼里对自己的不满。洪总之所以对小郑不满，当然是因为小郑在工作上缺乏主动性。的确，吊唁师母是洪总的私事，所以送多少钱和带什么东西去看老师，小郑都可以不闻不问。但是这种“私事”如果处理得不好，它同样会影响洪总的工作，因此，作为洪总的助手，小郑就应将这种事情当做自己分内的工作来处理。当然，像小郑这样的秘书并不一定就是缺乏主动性，而是她们对自己的职责范围不是很了解，不知道哪些该自己做，哪些不该自己做。秘书是帮助上司处理日常杂务的助手，有些上司清楚自己的工作量，会将自己认为是“杂务”的工作交给秘书去处理，但许多上司还是保持在基层的工作习惯，把各种杂务都揽在自己的身上，如果秘书要去协助他们，他们反而不习惯，所以一些秘书也不敢“轻举妄动”。

一些秘书之所以对自己的工作缺乏严肃认真的态度，不注意细节，敷衍塞责，主要是因为他们对自己工作的意义认识不足，以为自己仅仅是在“打杂”，例如，一些秘书在给客人沏茶时，他们认为不管茶水温度是70℃还是80℃，并不影响客人的饮用；又例如，上司让他复印文件，复印出来的文件要么是上下不对称，要么就是页码混乱，但他们认为只要看得清楚就行。值得注意的是，现在有些女孩子之所以选择秘书作为职业，主要是因为受到了一些电视和小说的影响，以为做秘书轻松、浪漫，所以，她们在上班的时候经常出现注意力不集中的现象，例如，打电话时嘴里嚼着口香糖，手里玩着铅笔，做事马马虎虎、粗枝大叶。
端正态度，注意细节秘书的日常工作都是些小事，要做好秘书工作并不难，从给客人端茶倒水，到给上司安排日程和文件存档，既不需要懂得深奥复杂的理论，也不需要掌握高难度动作的技巧，它只要求秘书有一个严肃认真的工作态度。如果你在日常工作中不注意细节，对工作总是采取应付态度，不拘小节，没有一点儿精益求精的意识，那你的上司、同事和客人对你工作态度和能力的“评分”就会越来越低，最后有可能炒你的鱿鱼。自律：做自己的老板小韩是北京海天文化发展公司的总裁秘书。总裁星期一下午出差，要星期六才回来，到下星期一早晨才上班。总裁出差了，总裁办公室门窗紧闭，难染灰尘，尽管如此，小韩仍然每天一上班就去总裁办公室打扫卫生，特别是要擦拭总裁的办公桌。小韩每天早晨都去打扫总裁的办公室，这不仅让总裁办的一些同事不理解，甚至让有的同事不满：“小韩，总裁出差了，你打扫他的办公室还有什么意义？他要下星期一才上班，你下星期一早晨再打扫不就行了，为什么要那么死心眼，你不会利用擦办公桌这段时间去做别的事情？”面对同事们的不理解和不满，小韩没作解释，她觉得这是自己的责任，笑笑之后继续干自己的活。什么是责任感？责任感就是自觉做好自己分内的工作。作为秘书必须具备小韩这样一种责任感。只有具备了这样一种责任感，才能算是真正的职业秘书。当你把做好分内的工作作为自己的责任之后，你就会把这种责任当做一种价值尺度，随时用它约束自己的行为，不在乎有没有外在的监督。因此，这种责任感是对自己负责的表现，是尊重自己的感情和价值观的表现。可以说，这是一种真正的老板心态，自己做自己的主人。
一些同事对小韩的指责似乎有几分道理，因为小韩完全可以在总裁上班之前一次性地打扫，这样既不影响总裁工作，又可以节省时间去做一些别的工作。从表面上看，这是一种灵活的表现，是一种聪明，其实，这是一种缺乏自律精神的表现。按公司岗位职责的要求，秘书必须每天为总裁办公室打扫卫生。既然岗位责任制要求秘书每天打扫总裁的办公室，那就是说这是秘书分内的工作，因为总裁不在，缺乏监督，你就制造“我可以利用这段时间做另外的工作”这类借口欺骗自己，那实际上就是一种缺乏自律精神的行为。如果一个秘书缺乏自律精神，滥用公司和上司对自己的信任，一旦这种信任枯竭，那秘书的职业生命也就会随之枯萎。很多秘书虽然智商不低，但是由于缺乏主人翁精神，对自己的工作缺乏一种“分内”的认同感，只要有机会，她们就会把自己分内工作推给别人，所以，他们在职场上的成就反而不如像小韩这样一些看上去有些“死心眼”的人。

　　树立主人翁精神，培养责任感。骏马自知前程远，无须扬鞭自奋蹄！作为秘书，你既然是怀抱远大理想进入了公司，希望自己在事业上有所成就，那你就应该从进入公司的第一天起，开始树立主人翁精神，培养自己的责任感。事实上，承担责任并不只是一种精神负担，你在承担责任的过程中，可以让自己的职业素养不断提高，在更高的层次上体验着秘书工作所带来的快乐和幸福。上进：没有最好，只有更好小路是北京九州科技发展公司总经理办公室的秘书。今天是她在前台值班，由于没什么客人，小路便在网上看起小说来了，以至于办公室主任路过她还没有发觉。看着小路沉醉的样子，主任敲了一下前台，问小路为什么上班的时候上网看小说，小路说没什么事做，闲着也是闲着。主任看到她面前有个来客登记簿，就说可以利用这段时间整理来客登记簿。小路说就这么点儿事，自己早就整理好了。主任说：“你可以精益求精呀。秘书工作没有最好，只有更好！”小路开玩笑说：“这是广告词，谁都会说。”见小路不服气，主任让她打开来客登记文件夹。在输入电脑的来访客人资料中，都是按客人姓氏排列的。主任说：“这种排列方式就有改进的必要，应该按客人所在公司名称的笔画顺序排列。这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能会在将来的某一天离开他们现在所在的公司，但是他们的公司名则有可能是我们公司永久的客户，所以我们的重点是应该记住他们的公司名称，因此，在整理来客名录时，应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。不仅可以改变排列方式，而且还应增加相应的信息，如注册资金、业务范围、与本公司的关系往来等。例如，昨天第一个来访的客人是北京天顺科贸公司的副总经理雷鸣。将来只要一看到雷鸣这个名字，首先应该想到的是北京天顺科贸公司。天顺科贸公司是1999年注册成立的，注册资金1 000万元，主要业务是代理销售我们公司的产品，平均每年的销售额在5 000万元左右，他们的董事长兼总经理叫肖坚，是我们老板在云南西双版纳下乡时的战友……所以，不要小看自己的每一项工作，只要你有心，它就有提升质量的空间。”听主任这么一说，小路才知道秘书工作“没有最好，只有更好”并不是套用的一句广告词。古人说“物极必反”，意思是任何事物都有个极限，如果超过了这个极限，事物就会发生本质的变化，走向自己的反面。像小路这样的秘书在刚从事秘书工作时，大多都会努力工作，积累经验，使自己的工作越来越熟练。但是在他们能应付日常性的工作之后，有些人就会以为自己是船到码头车到站了，开始安于现状，把“熟练”变成了“随便”。例如，给上司起草文件，只要文字通顺就行；给上司整理办公桌，只要不脏不乱就行……秘书一旦对自己的工作开始“随便”，那他的惰性就会膨胀，变成对工作的敷衍塞责。不仅在工作上如此，而且在处理人际关系时也会变得很“随便”。刚从事秘书工作的时候，大多数人对上司和老同事都会很谦虚很有礼貌，随着相互熟悉和了解，他们就有可能像在学校一样把他们当成同学，对他们不仅没有了应有的谦虚和礼貌，而且会经常以少卖少，在他们面前撒娇。
一些秘书之所以缺乏上进心，安于现状，大多是因为他们自我设限造成的。由于自我设限，他们对自己的要求不高，不想过问自己工作以外的事情，平时工作得过且过，只要工作中不出什么大的纰漏就行。久而久之，他们在工作中渐渐缺乏主动性，刚进公司时的那种工作激情也就消失了。其实，秘书工作的“熟练”都是相对的，只要你不安于现状，就连给客人泡一杯茶，给上司复印一份资料这样的工作，都有提高工作质量的空间。世界上从来都是没有最好，只有更好。如果在秘书身上滋生了惰性，那就会离上司的要求越来越远，甚至断送自己的职业前途。

作者: 醉里挑灯看剑 时间: 2014-6-23 17:25
这篇文章讲的不仅仅是如何做秘书，更是谈到如何做人做事。

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