老秘网_材夜思范文

标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]
作者: 办公室业务    时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

?. X" r1 \- {; y( _ mso-font-kerning:0pt">2012 : }% ^# {, L, ^2 C9 ?4 ~1 ~1 Y font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

1 u) q1 i- F' _1 K 9 i" ~5 _+ G: {. ]) {8 w3 M7 [; }

/ l @' `6 w4 x" E# d) R/ w7 f' ffont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容) d4 Q* x3 a; I$ x/ ^color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

4 a1 i" k6 f5 h$ ^; p4 ] ! b5 B6 f+ W7 d" }

/ f% D" D: v3 N p# v+ Pmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。/ ?- x g. ?$ v+ {color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

1 G) X5 ]' J1 `4 z7 P! o 1 S' q! C9 V1 J* r

, ?) m( f& q, J; c( Fmso-font-kerning:0pt">1. " A% k1 V; B9 f3 D 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

! d2 @! ^ Q* ? : s# H& m) N V# O

0 @: Q6 t0 c$ X2 E mso-font-kerning:0pt">2. % Q$ R# R, H1 X% v 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

) P n/ Q) _# H1 u, v c$ R: w1 e$ O" A: c

' K/ s$ _% x' amso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。5 Q, }; { b! R2 ]2 |) z G) e2 m, i color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

4 Q. O% A- [8 d" y 5 N- M* |8 n O2 H, l

& V4 j+ |% G) n7 f. u mso-font-kerning:0pt">1. + D3 |! j& w* c0 m, B宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

. e% `4 O5 d7 v, n) c 8 l$ n$ G, b& }, w9 @

4 ? N9 M1 B6 _4 v2 T# S% Amso-font-kerning:0pt">2. 8 s9 I5 T' d7 u0 g 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

: R0 O- @: _; a* }; \ - P; g. O7 b: H4 m' ]& c9 k: l N

# ]# ^- Z9 Z$ C" A9 i6 ^6 hmso-font-kerning:0pt">3. . x, v7 L P; Z1 E6 \3 N7 D- r; O; t* U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

h. D3 ^! w5 M ! U: |9 x. f, c/ }0 {8 A) r; k3 c

# r! ?) o a; `# Q5 V9 ffont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; * l' r& T" N% E' Q* E3 V, scolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。6 |, i. m5 S9 d; K+ emso-font-kerning:0pt">

^ P% u* m Q H0 k: C E / O. P) v* m9 P# l' C' q7 p6 ~

; e7 _1 B% e% E mso-font-kerning:0pt">1. 6 j8 K- F% w" t宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

8 \/ N5 _/ J. X- n% U) ]! \" Z7 h4 ?; Z. R

: T. _& U9 \2 n6 k. o0 g6 Gmso-font-kerning:0pt">2. " r+ k% h' |5 K" E( ] 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

4 f& X) \* D8 E % Z: F" N' i% Y2 b7 ]* A2 J

& z5 @" r; j9 {# S- q6 mmso-font-kerning:0pt">3. ! C! \7 x% T: V0 B7 g+ Q9 s宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

9 [8 ~ r& x' T: \8 J" s) t9 e8 v, E$ D' Y" N' Y) p& X

, s. [, b1 F. v4 U; A4 M mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。9 Y% Y/ D$ t7 f1 z$ b5 ^% J color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

( g1 O% N7 S# I$ L- L/ U$ ]# D* O4 g; {

1 P& X) _* ]* q6 Y7 I/ X mso-font-kerning:0pt">1. : n. ?+ ~% k8 ~& Y 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

# {2 S3 b2 ?! I. z( I# a + m, p4 L+ B- k0 v* n

$ y1 s4 y) I5 ~7 y$ E mso-font-kerning:0pt">2. 3 q' m( Z# X' O6 ~# \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

8 }* H. M7 n$ @) w' e& z 6 n6 D! {( E7 s' o

- w* b. \) l! b1 |" p9 ^% lmso-font-kerning:0pt">3. - \; u" H, x g+ L. P% _& [ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

( o# ?, j5 [8 G6 i5 s # ]2 W" a" b6 P! D# C. J

( K6 v) v) |, \0 P mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。6 P. T G6 n* K9 Z O color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

6 c5 x& J0 G$ d" U * D0 O9 U P: [2 T+ H) C @

( e2 @# N& V7 x" v mso-font-kerning:0pt">

4 j% q8 K! ]8 ?; c8 t& I. ] 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

9 p- }) h# G0 [. S5 }: O9 e 1 u# Y5 j& B" ]0 C9 s

$ ^7 z5 `- G" yfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考* ~, H! s4 `3 H" A3 j0 ~& J+ | color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

1 B0 l% K" @% y0 [ p/ W5 n - C: H v2 ~3 Z, v% B

7 P5 _3 s+ s- n12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:2 Q+ r3 t8 Y/ ?- w9 G 0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

- H% I* @ O! j5 w) s' o. h$ l- R2 C( {0 P; \ * N1 `2 Q* K) d9 ?color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: : S( B+ H U9 Z. u( o. g, P9 X4 L* }AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 & k0 X z5 y( j$ s, Z color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: ; k5 [6 j* `& a& M( W) Q% aAR-SA">）

作者: tshli    时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
# v1 A. r4 p( c' b4 r- j5 H# }7 f- z
作者: yqczqcz    时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用



欢迎光临 老秘网_材夜思范文 (http://www.laomiw.com/) Powered by Discuz! X3.4