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标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]
作者: 办公室业务    时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

0 Y' f& B9 o" g' M+ s mso-font-kerning:0pt">2012 & g! n, d' O# a6 g# L) Nfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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6 T6 E. U& m4 V, Wfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容6 X- ^% }6 K1 G* u4 M color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

4 O4 @& k. I! `* v- n$ U8 ?+ L- R! A5 P8 `. q

& h" _/ ?" u5 g8 Z6 kmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。9 }3 _! v, {* q, hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

) @1 J' d9 N0 F3 J8 Z& r! i + ~. I* ~: n3 l! F0 O4 ^! n$ j: k# Y

& s/ e* C. U0 r, H2 ymso-font-kerning:0pt">1. 5 `! _' Y) P. K- V. ~' o' t: Q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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0 J) n# l' c4 n' `9 O' P; W3 U mso-font-kerning:0pt">2. 1 K) ^7 a p$ F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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Y2 f1 q4 ?; n; @! \! V mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。. Z( E, L& ^: B: k4 H' Bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

7 F6 ?0 a2 G" O0 M3 |4 |" p$ W 3 P) \5 \4 ?* a: q3 N% S

7 _) I% s; K6 g$ M% v# Pmso-font-kerning:0pt">1. 7 S7 \# [. b- W' o" ]+ R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

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; R7 a2 }5 }0 ^ mso-font-kerning:0pt">2. 3 X; u7 j1 I, t1 R- O+ X4 J# a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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( {' K; f. t1 a8 ]7 S. x mso-font-kerning:0pt">3. . }4 m% D. @% l! c) |. c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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% X6 n0 Z; E# {9 {! V, mfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; 4 h- c. E. U% p% N u- Fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。, \: C6 n H4 e3 J% s3 E# w( Lmso-font-kerning:0pt">

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* x! {: s& I3 N# c. ~# m( J, O Z% Nmso-font-kerning:0pt">1. % q' w- T7 z! Z5 P( E1 w 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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) }! U) }8 A7 i$ c. P& ` mso-font-kerning:0pt">2. / A) ~4 b. \( k: u# \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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. ?0 y% X0 a4 m" } mso-font-kerning:0pt">3. " e+ K7 k( j: R4 n# u宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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/ t1 Z' q# h. a6 L" hmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。2 W* Z$ ?9 c) ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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- i( d# H. c% D* p* u' x3 D mso-font-kerning:0pt">1. 0 F% c }( B6 n( G! k" _, J; U 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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! _8 g0 }5 }# B+ J0 ]' a9 L+ { mso-font-kerning:0pt">2. ( \. Q- V' f: H9 H2 ?宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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* T, ^) I5 ~% X" K6 S' Fmso-font-kerning:0pt">3. & S, \4 L9 w) O8 O; |* ^( x' l宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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, y; ]3 |' m, P mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。# t" j* s% U& G j( gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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4 k8 r0 w- }; Z' K4 s# Y7 @" W& Dmso-font-kerning:0pt">

2 x: R- z5 O" D5 K, d/ B) D8 |% y 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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8 O% u* y( k- L font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考1 j* J) l3 s; Ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

. i8 I3 W7 n, \ V" e' m, N 9 Q5 m# C; a/ S5 W

) z, z& s! Y6 U1 \$ `) Z 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: & |9 J* b( z: h( U8 K5 E0 M0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

: ?1 d! Z6 q: F& ?; o( M $ Z% h9 p1 ]" h7 Y* ]& F. g- `. J7 A" C# F color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:' b/ ]+ S, W" K3 O. e+ |( A AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 1 O( V' ^7 ]! u$ ]' ^color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:8 m' e7 z2 m$ }6 a$ w, T; d2 J3 U AR-SA">）

作者: tshli    时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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作者: yqczqcz    时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用



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