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标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]
作者: 办公室业务    时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

' s3 ^" N* t( w) b) V' N) K1 Fmso-font-kerning:0pt">2012 7 c) ]3 w; m8 B; u' W) I# Z font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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7 {$ t' t5 a, y' B) a font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容; r$ e! H( I9 Q( a( w3 c: @4 G4 W! acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

% W' T% | Q. | ! [+ f6 ^3 o3 r/ f g. _1 z

/ ` e+ m2 f/ x# nmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。# O3 u8 e( \( s2 G. ?/ L# v% ]1 Mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

4 t: H1 m2 H6 Q , b: {: Y+ ~' W, D" {

1 S+ w* i1 c+ b mso-font-kerning:0pt">1. , Q$ j: z" D! l7 M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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5 ~5 W) n5 a8 h. I4 s* K+ |( x, _mso-font-kerning:0pt">2. 8 o% |+ K$ Z, L+ V9 W 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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9 ^% E/ K! [) Z5 j' g8 R) cmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。. L' y/ J2 k% `$ }3 k; t+ q color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

0 A5 [1 \5 p: Q% C, E# a/ x: f % u5 O: V4 ^+ \* \( ?

) L& `1 C: f6 `- m mso-font-kerning:0pt">1. % i7 C8 U& f* a9 I/ U 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

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8 d1 v& V& m& b mso-font-kerning:0pt">2. $ c a; E5 g% a& C: W宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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; h' R" Q) U) [mso-font-kerning:0pt">3. ' e2 W3 h9 r2 { {/ U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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) H0 e5 ~# M ?9 O v; d: Y _! w- V* Kfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;& ^9 a6 I& u/ _- n- n9 t: Y( F/ ^2 W color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。' e& S( [2 q/ P1 r/ I mso-font-kerning:0pt">

- E& ?) g" p# Q; I! F . o. }9 l9 l2 \; K

. m- w7 C& t6 n3 ~, t5 v* xmso-font-kerning:0pt">1. 0 ?) H, c# `1 ?3 r! L 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

) \; T3 _3 M% q2 U5 d' _/ t9 X 3 L4 X( N8 d! W" L( y7 c2 N

) T! X% i# U( Z! F$ n9 z0 \ mso-font-kerning:0pt">2. % L5 W8 U9 }; c' m2 D宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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0 x% B: G0 R% l/ U* N mso-font-kerning:0pt">3. 0 K4 n% `7 u. i+ z4 t7 y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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. g1 s9 x ?9 z0 |! A% |mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。. N( b) X+ s2 gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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0 a3 {0 q. n- t+ t4 _ mso-font-kerning:0pt">1. # [% H \' I2 r4 A 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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* @- N/ ~9 L$ c# X! y1 v. A4 Z mso-font-kerning:0pt">2. 1 i5 _. w9 v0 g8 j) y 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

( x" s, K- |# ^. X G- c+ r! q# F- g0 o * v; Y# G0 S- `8 k: Z) U

" ]' u, v& C7 f- s# ^! W# Fmso-font-kerning:0pt">3. " Z. b2 ]! L8 e/ ? 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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+ y, S, d) x6 n2 _* ~) Pmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。! Y7 P6 w9 z$ W! H- R' i/ ?# Ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

7 j; g) ^" X+ p8 U/ t! Z0 E% B9 v- ] , W$ Y+ R, n& o I9 Z* j

7 X* q0 N% t: p, {6 ]! t: cmso-font-kerning:0pt">

) L3 D2 C9 \! A2 q6 O% A6 r宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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% [- j7 Q" S. i8 v: j. N) ?1 \ font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考! w& e- \, r0 L4 u: L9 }8 p color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

' ?6 q% j/ l, {1 B & }. S: e4 B$ z% b

# J/ O J' h8 n7 h/ O: }12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: - t/ k6 U9 c6 E" x& X0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

* _3 i9 S: c2 T2 O ) H6 }3 J* n2 |$ R1 M # _5 y: P) E |; Vcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: 6 t. K# o9 ~2 K) e) O# }AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 & m5 v4 T u _( x0 hcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:; Y: H0 n' U+ n4 ` [ AR-SA">）

作者: tshli    时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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作者: yqczqcz    时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用



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