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标题: 开个会也不容易：起码得干这24件事儿 [打印本页]
作者: 秘书工作室 时间: 2015-1-27 13:38
标题: 开个会也不容易：起码得干这24件事儿
一会前筹备
1．拟订会议方案。会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。
2．起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草，然后报有关部门和领导审核签批。做好这项工作，关键在于落实会签制度与提高效率相结合，既要严格按程序逐级审核把关，又要迅速及时。
3．下发会议通知。要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二是准确，防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时，要注意语言的使用，避免出现“明天”“后天”等字眼，必要时说明“星期几”，防止产生歧义。
4．落实与会人员。按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后拉出请假人员名单，并及时向有关领导报告。
5．协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排，报请秘书长同意后，逐一进行电话通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。会前半小时再对出席领导进行一次手机短信提醒。
6．预订会议室。会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预订会议室，并安排做好先期准备工作。
7．编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。
8．制作会议证件。有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。
9．布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。
10．制作会标。会标体现会议的主题，会标制作一定要准确无误，并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。某些法定会议，还需要悬挂党徽。
11．检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》《国际歌》，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏，如有损坏，提前进行更换，有投影演示时需及时调节灯光。
12．编制座区图，摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。
13．组织调度会议用车。大型会议活动，需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。
三会后总结
23．会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。
24．召开分析总结会。分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结，连同其他会议文件，一并归档。
（作者：曹景群，山东济宁市委副秘书长、办公室主任）
作者: wangchunyan520 时间: 2015-1-27 19:12
组织调度会议用车。大型会议活动，需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号
作者: 刘传 时间: 2015-1-28 10:04
很好，很合适，有见地，学习了
作者: 康莉莉 时间: 2015-1-28 15:31
办会需知，总结的好。谢谢分享。
作者: 县衙霸道 时间: 2015-1-28 23:23
高手啊，这不仅启发了我们如何做好会务，还是对公务员面试相关答题有更加详实的说明
作者: 平淡的幸福 时间: 2015-1-29 11:08
，还是对公务员面试相关答题有更加详实的说明
作者: noodles 时间: 2015-1-29 14:22
看看中间漏掉了啥环节
作者: 琉蕤 时间: 2015-1-30 16:09
车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。
作者: 枫桥夜泊的夜 时间: 2015-1-30 22:08
处处留心皆学问。
/ q1 u" C& O. l$ a) |服务工作稍微一个差错就会出大问题。
作者: 好好生活 时间: 2015-2-9 00:22
很详细，在老秘网学到很多东西啊
作者: 孤枕难眠 时间: 2015-2-9 08:57
这正是我需要的东西啊！
作者: 默存 时间: 2015-2-9 14:38
基层的一些会议，不用这么繁琐的。
作者: 坐看风起时 时间: 2015-2-9 17:36
办文、办会是办公室人员的必修科目，作何事情要做到专业，必须善于学习，善于总结，勤于思考，把普通的事情认真到极致，平凡的事尽心到极致，才能以专业的精神和精湛的业务水平赢得尊重。
作者: 云破月来 时间: 2015-2-15 17:51
感谢！感谢！感谢！感谢！感谢！感谢！
作者: hl812 时间: 2015-3-11 21:56
受教呀，比较详细哦，要学习$ v) _& q+ Q+ V6 j6 } P
作者: 新兵 时间: 2015-3-12 15:08
以后组织会议可以依照这个标准执行{:soso_e179:}
作者: 西域秘书 时间: 2015-3-13 12:06
开个会也不容易啊，一定要非常认真的去准备。
作者: 503473099 时间: 2015-3-13 13:28
办文、办会是办公室人员的必修科目，作何事情要做到专业，必须善于学习，善于总结，勤于思考，把普通的事情认真到极致，平凡的事尽心到极致，才能以专业的精神和精湛的业务水平赢得尊重。
作者: 柚子茶 时间: 2015-3-16 15:44
会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。# \2 ?4 B/ k2 s+ S/ @7 g& m
作者: ch17603 时间: 2015-4-28 17:23
新来乍到，虚心学习请教！
作者: 石头希迁 时间: 2015-5-19 23:03
非常感谢分享，认真对比学习学习，看看我们这，自己总结和高手总结的还存在哪些差距
作者: wb236708303 时间: 2015-7-29 16:58
会务工作“24节点法”
作者: 春树 时间: 2015-8-20 15:02
根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。
作者: 东风吹 时间: 2015-8-23 14:00
一会前筹备3 { b, n( {$ H; }
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% e8 B% H! ^! @2 C- G/ @1．拟订会议方案。会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。
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2．起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草，然后报有关部门和领导审核签批。做好这项工作，关键在于落实会签制度与提高效率相结合，既要严格按程序逐级审核把关，又要迅速及时。
3 g. O9 V( o5 d* p& G9 [7 m* ?. ]* Q7 z; R: Y
3．下发会议通知。要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二是准确，防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时，要注意语言的使用，避免出现“明天”“后天”等字眼，必要时说明“星期几”，防止产生歧义。' p+ J0 ~5 y$ ^0 y
5 K7 ^1 d6 T! l4．落实与会人员。按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后拉出请假人员名单，并及时向有关领导报告。
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, {2 i r- e; @5．协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排，报请秘书长同意后，逐一进行电话通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。会前半小时再对出席领导进行一次手机短信提醒。
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6．预订会议室。会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预订会议室，并安排做好先期准备工作。
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7．编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。
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# |' ? p0 R6 G% i7 Y/ d8．制作会议证件。有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。
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9．布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。2 T4 k s" K: t. w
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10．制作会标。会标体现会议的主题，会标制作一定要准确无误，并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。某些法定会议，还需要悬挂党徽。( B$ e( f/ s. D
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11．检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》《国际歌》，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏，如有损坏，提前进行更换，有投影演示时需及时调节灯光。
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12．编制座区图，摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。' z4 w/ ?- g5 y2 o& j
13．组织调度会议用车。大型会议活动，需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。
作者: 子鼠丑牛 时间: 2016-7-12 01:21
细致入微，心细如发，细微之处见真功
作者: 钱多多 时间: 2016-7-12 23:52
与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。
作者: 清风许许 时间: 2016-7-19 16:38
这个确实要好好学一下。
作者: 小学生 时间: 2016-7-20 08:54
23．会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。
作者: zhujy 时间: 2016-10-8 09:56
分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结，连同其他会议文件，一并归档。
作者: shushuwawa 时间: 2016-10-8 10:39
13．组织调度会议用车。大型会议活动，需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。
作者: zlgydnc 时间: 2017-2-20 15:08
24．召开分析总结会。分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结，连同其他会议文件，一并归档。
作者: 564184000 时间: 2017-2-21 09:09
主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体现。
作者: mumukoushijun 时间: 2017-2-22 17:09
开个会，确实不容易，往往半天的会议筹备时间需要数周
作者: lzh201333 时间: 2017-2-27 08:32
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12．编制座区图，摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。+ q C) I5 d5 B! Q# A; ?* E2 P- w( J
13．组织调度会议用车。大型会议活动，需要借
作者: 小秘菜菜菜 时间: 2017-2-27 11:40
这是一个好东西 值得学习交流借鉴！
作者: 鹰之神枪 时间: 2017-5-12 22:21
谢谢lz，学习学习，办文办会
作者: 鲜衣怒马 时间: 2017-9-14 18:27
学习学习，要是有各块工作的模板就好了
作者: wrsan0808 时间: 2018-2-22 11:10
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