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标题: 公务接待手册 [打印本页]

作者: 糖水泡茶    时间: 2015-12-7 10:25
标题: 公务接待手册
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来文通知或领导安排
* R- ~3 a+ z& D" B3 C  一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。
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与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜
8 D8 q) R4 H0 c1 N  确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。
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* y9 K+ G4 K$ ^- B4 t- G. ]/ k* o( {制定接待初步方案; c4 z' H# q# X: L. w# S
  向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容: * F" h0 t$ w+ A( s
  一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等); & t: p3 i5 D+ ~, T% O8 c6 N5 r
  二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等); . Y9 \  \6 u" j  ^1 E/ _' j
  三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等);
% |/ J' H$ Q  M) L5 w, @8 x  四是对方人员名单; 3 w2 s" I8 V( y/ I2 h6 L4 b( R
  五是我方陪同人员名单; * v: A- M1 F% x) O) l+ E
  六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。
! C' u: w. ?9 Z8 u  若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。 ! E: G& a9 o2 K& _
  
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与对方进行沟通,修改、确定接待方案( Z1 _( K1 S" a; |  r' K# I
  按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。 # V+ _% D; @" u0 u; k
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1 `( N+ ^( X+ Y' v5 _" @迎接、引导(或接机接站)
2 E0 D& E1 b5 k: E  向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。
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, d& x+ m# F7 s按路线参观
: [  b: i: E  A5 w5 b  要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。
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) E6 Z# J2 h! g0 d! m, ^7 q0 T召开会议
; `& J* Q8 J' {8 R) _  如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。
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) I. v9 \% k* A* g0 l, t: r! q) M用餐
1 {7 j9 c' F% S- L6 F. y  要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。
) Y2 w5 `( q2 Y9 F  一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆; $ J3 {, o+ u3 H6 P/ H
  二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用;
, \% b3 l7 Z7 s9 u$ i: K  三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色; % K9 {1 F) |( M; a) f
  四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待);
3 R! l. U6 U, R' u- M/ C2 v# a  五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。   n, L. G  F, Q  u4 O
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8 |# T9 h, G1 {1 d住宿* g/ m+ S& N- T4 a- j6 [
  若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
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送机送站, M  J6 a0 l# W3 }! M3 c
  若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。 ! H1 {5 X, c" l2 x: p! c8 g
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& P3 Y! M, ^0 X  D. y5 w2 Z与对方联系人联系,听取意见建议; {' Y( b* I$ K" o5 u2 K, s
  及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。 3 n: B! ?0 z, q) U5 P. f7 W
  
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0 N, p3 Y! L4 Q) c& `召开总结会,分析、改进
7 }, e# D0 {: M, M7 _  组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。 . m& i' Q- I1 V7 ]5 V7 A. I8 h
  
作者: 文字游戏    时间: 2015-12-11 16:21
感谢楼主,有借鉴作用。




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