古人云：“人无远虑，必有近忧”；“凡事预则立，不预则废”。方案就是机关、团体、单位的组织领导者从实际出发，瞄准未来目标对重要工作或重大活动作出系统谋划、全面构想的一种计划性文书。其虽不是法定公文，却在各行各业公务活动中广泛运用，应属机关事务文书范畴。方案一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。
一般常规性事务工作无须制定方案，只有历时较长，责任重大，涉及面宽，工作量大，纷繁复杂的重要工作或重大活动须制定方案。如改革方案、城市建设方案、作战方案、人才培养方案等，为确保工作正常开展，有成功的把握，避免或减少人财物力的浪费，事前做出全面的策划、具体的安排，使之高屋建瓴，有序进行。
方案虽属计划系列，与计划在内容对象、目标效用等方面有一致性，但它毕竟不是计划，二者有着明显的区别。
（１）在内容对象上的区别。计划一般是针对以后一定时期、一定范围内的全面工作的。方案则针对一定时期内某一项、某一方面的重要工作、重大活动。计划的内容要全面原则些，而方案的内容则要单纯具体些。计划重宏观把握，方案重宏微观结合偏重于微观，较计划更具可操作性。
（２）在表达手法和表现形式上的区别。虽然计划和方案在写法上都比较灵活，可要点式，可条文条款式，但因内容和功能的差异，计划毕竟以条款、表格式居多，且在条款内的表述相对原则和模糊，而方案则多数是条文、纲目式的，条文内的表述明确，具体而详尽。
（３）在数量上的区别。计划于同一部门、同一单位的工作在一定时期内只有一个。方案却可以根据需要和可能制定几个，这样才有比较、选择的余地。
（４）在效能特点上的区别。计划制定的是以后工作的目标、任务、方向、原则和措施办法，重指导性。方案拟订的则是以后工作的蓝图和细则，重可操作性。尽管二者都具备很强的可行性，但细加比较，方案的可行性又比计划更强一些。
方案一般有两种写法：一是常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“ 政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目 标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。
具体来看，方案的主要内容由以下两部分构成：
首先是导言或引语。引言要求简明扼要地交代预案或方案制订的目的、意义和依据，一般是以“为了……根据……特制定本方案”的惯常形式来表述的。这是方案、预案生成的基础，一定要有，否则，就失去了制订的意义和依据，就是盲目随意的，因而一定要抓住要害和实质将其简明扼要地表述清楚。
其次是方案的基本内容，这部分主要包括以下三个方面：
（一）基本情况的交待。
诸如重大活动的时间、地点、内容、方式、主题以及主办、协办单位等。其中，时间、地点、方式等应具体明确；“内容”要概括、精当；“主题”不等于标题，也不等于主要内容或活动本身，而是活动的目的、意义、价值的集中概括表述。如《关于加强培训工会法律专业人才的实施方案》的主题不是事件本身，而是维护职工的合法权益，依法开展工会工作。如果是重要工作的方案，基本情况的交待也可以是工作的时限、范围、对象、内容和重点。总之，这部分内容一定要有，但又必须从实际需要出发而或多或少、或轻或重、或详或略地表述，切忌千篇一律。
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