老秘网_材夜思范文
标题: 负分公文5宗罪 [打印本页]
作者: 二猫 时间: 2017-4-7 10:00
标题: 负分公文5宗罪
众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。
9 g7 M2 v2 r3 E6 X: R& k+ w
% I) P) ~. z) P7 U* |% B
/ ]- y! N9 Z6 u6 l6 Q
+ ^' \" @7 T. {
7 o9 M/ n+ t) C
& E7 ~$ `/ Y4 _0 \3 `
一、会议记录3要素
/ s) q F0 |) }# T S) A6 b7 O4 h& H4 e+ E( r# v" c
1、准备工作细致到位（前期）
+ h2 ~- ?9 J2 U- M9 B- h, D3 _0 P3 E# f7 o. s1 [" u- ]
会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
2 {7 ^/ _; O2 `% V7 _1 {2 C
4 E3 E) V" ~2 p' a决议等做到心中有数。
/ U0 Y2 c" {, P/ ` y( `* a' q" m1 z& z7 n, H; O7 {) Y
现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
2 v+ X9 S: L0 b$ C
, g- h, D1 Q; X; ?5 j 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。
# |% T0 w9 S6 k- O( i8 X, g4 F. d: ^/ i8 Q
2、记录完整真实
9 H5 L. V& [. y- P
; v8 r: N4 ^- G, s) |& u 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
* j. |# U. a- l# E i1 b* m$ {. n6 N5 D" S; K
3 H, `' k1 C! ?# C7 y
真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
- {) E6 \* X# \' ^" C, s2 E& d% M& L# W; B
3、整理准确及时
7 B( P1 r+ S, X; a8 ]' ]
: m* S7 D8 q1 V: w+ B4 F) `
1 Q# u7 C. O+ I8 u- L1 e) w会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
( G& x6 \4 n \7 q, U* a; w: o0 R' X, H$ O3 T7 V* X4 D
一是对记录内容查漏补缺；
. ^! e! k5 J6 i( |9 h3 ^9 ]( \
- z4 U- y- j/ F* W: j+ K+ {7 w& Y
) Y8 S5 _. n; D9 e3 q二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；
5 [8 a* H' o) ^6 B4 y
- X# ^0 T% B# v* M, ~ 3 L0 X$ j- d* C" b: e, u3 k
三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
- s9 }! B" H/ y$ w# v% i% Z; t8 V
0 V' w1 M; ~. K& E0 I
( I) H' L1 P2 L; }; e
6 W' q; _+ P, A3 U7 w" |二、电子邮件4提示
$ l8 l7 z! H" s; ]7 B
! Y7 i: G. f$ F, Q# i) k9 ~
1、信箱名称
+ @4 k# F2 t9 `/ { f2 w
6 O( u- W# x- N% r; Z8 o; k) ~
+ t$ I8 F/ R% Z, r. b6 t5 g
首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
& \. D# T! {7 W5 c* @2 U/ |$ V
& g% T. T- T" U5 F Y& j0 ^
- O5 }+ W4 S' H' |" m. g
' |" m" q- ]/ K$ } d1 |+ D( L/ c2、邮件标题
- r/ h) ^- j& U( K1 m! U) a0 s" z# \2 |% y
邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
: H7 m' _' ]- y" n
4 N3 Q( l5 E- M
% E, u( }7 M* l2 T# o$ B9 ~
7 C8 z: h' ]6 @* u2 ] 3、邮件正文
9 G3 `8 T" t1 C
S( L8 S& _: w" [0 ?$ h
9 y4 m o: e5 v! U0 H( S) H邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
+ t! `+ f! D* d( R; G7 W+ ]
& Y( x+ ?" S7 y2 N! f- @: d3 q
! l- c; E1 [/ g. A! s' N行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。
5 F5 u( `3 l) f( b8 U$ H
) T' ~' D6 e, f( h5 j$ L0 ], l8 p
' w/ Z# }, [) ]0 b. f8 c% c! t+ `
, W- r- a, L$ v! A! R% h4、邮件附件
, P$ w s: J0 n
7 C, r' o$ g2 K% F
; P* ~, f5 ?( D6 m' D名称清晰规范，注意反复核查。
6 Q/ n$ v: s8 f$ P/ Q' {* U: H1 {6 n2 O% M7 A+ q0 x
, B: {* g7 |! ^: |9 C1 s# i7 C* N
注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
) v U( O% v6 {7 W- D( v2 i/ k8 a
" i/ M6 {# V! L* h4 H& F/ s* E ) Y8 K+ @9 e/ e. a- h! u# ^: i
提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
4 g9 W4 h% ]7 s6 [
3 }9 P+ h9 D6 r \3 Y" v/ F
! |9 ]& i6 a- W6 B. m
9 k0 q( V3 B9 c8 s3 V' q0 \
: C: C2 v, D9 H
6 v$ R6 Y2 ~3 I8 V( `1 r8 w三、负分公文5宗罪
; v4 E8 E# K1 c0 l, h
# ?# \" }: c( |, m. P, e8 ^
6 B8 q: y7 _7 V
+ {9 J, h! p- @4 \1 N8 i
# t2 X9 Z% X/ e% n/ B
" W7 M1 `; _: A4 ^为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
/ e7 P+ B" _, e$ x
- S1 \" w4 {: t5 e o! R* u
1.文种选择错误
2 u( d9 m9 C2 o' ?/ k3 O! _/ f% I
公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
: U# J- w2 Q& q v0 W5 _/ y* z1 _
0 {9 J3 ~+ e7 Q. |0 M' u
6 N/ B: O: j( {' [; Q8 ^- E公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
Y5 @" W& g+ N
- ?+ a! P% d& J, G6 R- m
（1）文种选择的重要性
) u0 N, a4 R' ]0 \) a( o0 A9 T0 I0 o. u3 ?- q. R
' N- o' d3 R( S" T; x在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
( e5 T' W# v# s4 I
" u/ P% Z, E+ a) e! w ' t7 q J+ w: k1 j6 E/ |& `* E
公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
/ f) h: b6 z$ `; N5 x+ c
* p& J: X) _3 H$ x
: u# M5 ^3 S6 a, t5 U; ^& |) c" b（2）常见错误例子
( S4 T& G/ D) t2 B
9 \" r: \1 v7 R
* }6 l2 L5 R- e: Fa.错乱
7 X4 Y% u3 |1 K8 l+ m" A
9 Z6 D' ^" Y( P/ |/ X) A ! _* k) Z" Z0 W! _/ a9 B7 A' F( Q
如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
0 W& N" T) A( @( x% c/ o! e) v- H, ~1 x9 i4 }
1 Q: M: \5 Y; v- L: d- G" x* E
b.缺失
J* \; o- M, o3 G9 I" v7 r$ l }5 ?* B& T
公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。
; D8 P3 n8 r5 i& c6 b' f( V
! A9 I3 y5 K) C0 k: ^
7 D$ v% Z. N/ _0 `1 ~
c.非法
8 N5 r# Q& ]. R2 t6 y) J5 x$ }
h' W' t4 t2 n& h $ z# m2 y2 W3 Z; K5 N
超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
+ m: \# B/ A3 a; a" S
8 F* P1 b; c* Y; T
$ C1 A7 o& ]- hd.重叠
- @ W4 o1 e; U
3 `+ S* E3 |; [3 u+ g
9 F; b" A/ W( |4 i: ?: ?6 e1 \. P故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
: [+ K x) O) } Y" ~4 X( x# t( W$ {: x7 D8 y9 _' R3 p
7 q; ?2 O) f( X) z( J0 P4 G2 {' g3 I6 r: t& _
2.重要信息重复或者失误
! o2 T4 w1 \' e) p3 w
# X. o/ I) \ a( L9 ~* | y
4 N ~5 ?5 N; I8 C “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
1 j% m, I9 H y J* h
& S4 v1 @+ I! n/ p) \
4 G4 T4 \ Y# Q, V
/ Y: v" S) @7 \ j4 b0 v$ \, X3.核心词汇使用混乱
' ?$ [. V, w9 N2 f) }
6 t8 P* R! W; ^
+ ^0 u' N3 c% F) I4 z
蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
7 y. t# C: d! `
9 v N) Q" k7 b8 O
; ^7 \' d+ i# m |5 a
% g- H! `9 i3 B4.内容冗长，关键信息严重滞后
( v" L/ \4 ^: e+ K4 v/ S2 ?/ O
7 r; H3 f" d& E. C" v
. C! c( M8 K2 p# @0 _% e. X特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。
$ @. |3 T$ Q( k% a9 Y( f J
9 h H, G3 p1 l
8 ]( h. A3 y U! q9 r7 `
; W; a: Y" t: a, u5.修饰性词语贫乏单调
& E K* O6 v: k
- R2 g8 ?3 {% c7 {- l 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
; x4 _6 i \$ ?: E- Y
* W$ k4 {; C+ C) |# U
) ?% x" R2 D9 I: v! E
$ F8 K7 E- p, @: c# R, [+ J四、结语
/ T0 X0 x' L# d' |
~3 G( L/ x e' r
2 d5 e2 c1 r3 {4 n6 q. h# `5 B
希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
: Z8 J4 R; T+ d' b8 M/ q+ m) q8 F
, |3 L+ y. A1 C
| 欢迎光临 老秘网_材夜思范文 (http://www.laomiw.com/) |
Powered by Discuz! X3.4 |