老秘网_材夜思范文
标题: 负分公文5宗罪 [打印本页]
作者: 二猫 时间: 2017-4-7 10:00
标题: 负分公文5宗罪
众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。
4 a8 a0 x' o7 i2 z! M# `
* \8 E8 U6 O+ f: j2 [9 ~
2 Q* k) d3 @; N% |& q3 ~" {
* f, s B2 J! f5 [
, u; |! D( W* U1 \( b% x5 E$ C- R% o0 f2 w9 V" ?# f
一、会议记录3要素
/ v( h4 l4 N" u# [. }. Q) o' [6 T* ]: e# P
1、准备工作细致到位（前期）
# \* C$ ^: z0 `
0 C( x8 f% Y7 a/ A. S, Q$ R 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
) ]: K0 r2 H' g; D" l( `& R, q! C+ N: \' J) z% Z+ a% b
决议等做到心中有数。
$ q$ w" ]9 \$ x5 Q j# Q, X* \
+ E; ?6 x a# L* {9 i& T7 E- t 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
1 [$ R4 A7 D' r* y
2 }( p" {* K6 \ 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。
) ^# i! s: l, N+ T, t) ^# e$ b
3 j3 k# b9 l4 \
2、记录完整真实
: V# T: |0 F4 A) `+ N& B5 l
: F, D& b4 r6 }9 d1 y/ o4 Y& _ 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
7 a J% x# \5 j0 ]& L. ~8 l
! `2 K! H& {4 o3 D ( _4 Q9 {6 [( V/ K5 x5 e
真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
) H# J/ Y5 H% H; I& b7 t0 l% R2 Y7 R: r! S2 n) }& q
3、整理准确及时
" ~3 z9 _2 n5 S& W3 M& S1 ~2 i1 i( Q4 _: a+ D. ?+ v: v
8 F( f& L8 P. u4 k2 }, L+ t. q
会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
+ _ c: c' D: m$ ?
7 l7 E' P2 [2 A+ K. K' c 一是对记录内容查漏补缺；
2 ?4 J2 X2 M; G. c( g8 r) ^5 s- Z
* X6 y2 T6 K9 `7 U
二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；
7 f" c7 U6 D1 l6 J9 i; |
1 x- [5 ~# D) [# B. Q& e
, z$ R" |& w9 o+ t2 I2 t三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
. }5 _ _* A9 g6 v8 ?
. H4 V2 \2 B4 p/ |5 |! Y
3 x6 c; Q# G1 l
# T0 r2 Q8 {2 M8 T二、电子邮件4提示
# l; T! ^# ]0 E' v9 z
, z. _+ b& ^' _0 n/ c4 N 1、信箱名称
, z8 t! p* K ]7 K- I- ?. @
2 C/ F6 {6 z) d' r" v 2 g, n2 J! X X2 d" B5 [& i& K
首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
- q' f* A: Z, F5 T* `# D
8 p, z: d4 s1 F8 {, G
3 N& @2 N5 v; K% a: I0 f
6 U. }$ P+ I" M. j, l- h( @; P( e2、邮件标题
4 J1 y+ K( u. H% Y0 p& M7 W' F v ?) B- C% b* F, m" D
邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
4 S; p2 U% \: N) {* F- X4 x' U- J0 k
) O2 j c/ Z9 n$ @9 O: z5 w$ A# Q. Q+ I9 {9 M! q0 h5 X6 f
3、邮件正文
! p3 Y* ` O$ V1 [+ d) H. l
4 E- Y) R6 L9 J, e
+ @$ t8 ?# x2 _. V6 D/ `" k$ y1 t邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
3 G& B9 R8 C$ _1 {5 ~3 ~
4 D0 r5 h! _* P9 u. b6 t7 M # C5 r9 m% v" a: ^5 \2 b
行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。
) Q( R( n8 ]6 x& J; W
' M) R/ C* l( T& z6 |, Y
- a+ U. r; f' a* D+ c- I" o8 m* M6 B
4、邮件附件
; j; A$ k' c* L
- B- g. T2 z5 Y; @ H3 h4 i' r! O/ T; N
名称清晰规范，注意反复核查。
9 P& y9 x+ S8 f& s' w
, v& [; c" c/ ? | 8 H' M+ @" z& D0 ^9 k
注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
6 n+ {: g& D% v" [
) P( l1 \* J. H; a
1 Y- R8 g" j4 y2 B" Q提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
( W$ G% Y, r7 E; L' U9 q
& n7 N6 v5 I& z' z6 Z/ Y; U
0 ^) s& b2 P9 U3 ~- p" v- {' o- j: m6 h. I
# g; {+ R8 X+ `2 U( X
* b% |. I# a5 b6 N/ Q9 P" J* o; w# ` h5 p
三、负分公文5宗罪
Z) g" D7 o3 n( W2 e- H: W1 V- E" Q1 [7 ^4 {% P( x& c
. x4 x+ o; K" L$ l- r* m; T4 N# R
8 j' I: |* s' U# @
9 N: X8 O( e7 l7 `$ P
; V* t+ @3 B; S0 N0 t( E# v* k为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
. S% \/ ]/ f7 ~3 e
. X8 w: v! K# J/ b1.文种选择错误
5 o& b+ |; W( L
3 W1 i, w- O) `4 [! Z5 G( ~ 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
( Q" a) J) X1 m4 R9 ~
: v, R! Y5 [' @% ]) Q" j8 u
/ ^2 q! x! `% Z6 W" |1 ^. a公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
0 |6 g+ w; z* Z; m' D
1 H, |' i" H2 M5 U! H5 D! ] （1）文种选择的重要性
: T! N- \# [# v3 _6 p
- U4 k& f& q0 w9 j4 }
: j! n7 w* U0 |9 U+ U! `0 c在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
9 A% ~& T! {2 ^ w! g
% W2 G+ R( v7 r
/ `- `& k- p5 D公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
3 _; `3 c/ ?& f0 S. z& B# m
3 C) N; B6 r/ p0 {: G+ j
6 h0 S1 F/ c/ ?- e! t* ^（2）常见错误例子
- x2 S" U: c3 `7 S; O8 {2 ?8 o* M2 ]' K
) ?! o! G( }! J" I
a.错乱
5 {% d; n* @! r+ k! W3 e* h0 V p- K5 t+ D
" c0 l7 L! P8 ~2 D! r
如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
' v" b. o9 [; E8 w+ T1 d) U6 D. y
4 @3 n+ V" Q6 I$ g* v% K8 M2 w4 E
' f* V- S/ F" ~$ B/ E8 lb.缺失
2 D9 c( r5 R: Z8 p$ ^9 j) P+ f
# \% A2 j+ l1 d$ |
公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。
$ Z: M2 E2 ~4 j1 P: I4 \
0 ]3 t3 J" f T& E
( P' S% b4 M# L& d
c.非法
+ Q( O" B9 n/ t% p- o
J: g' l) \; s. }! _ + D: y6 B/ F/ V5 D* T, e
超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
& Q- f9 F2 H- s1 s
* A L- X4 X) K5 @' b# z! F
3 Q. ~* k$ w5 T( N$ u: C8 T
d.重叠
: X9 a9 E: P( z& p. ?; N+ i
. ]9 I7 n, N) X0 |3 |
2 Q$ o" [; @ o! _7 A故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
# \- G% i) n, |/ ?( K$ A3 ^2 o7 H- f! `( w: b* ]- v5 b
. A. r* d4 i4 _
* l; q/ }/ z. d6 o
2.重要信息重复或者失误
: B; b9 `+ J" G9 Y& C4 G- I& B
. B9 x3 t/ x" n: `7 R" d
/ i! D& G; h' X! Z+ {) ? “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
9 J$ u0 H# K$ z. j4 C& }
( F$ ]9 Q: ~' a' B( Q
1 o1 w% U" H5 }$ P3 o7 j
- L" X E+ Q0 s( c/ a6 k" r' j
3.核心词汇使用混乱
$ O% p/ G: o( O& D& p
) B. ~3 `1 ?' f( t2 l! E6 Z: Z X* x
8 \$ t, y }( q; j% y
蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
7 N7 N1 p6 K6 ]. u6 [* X/ w0 n: j0 H! V; ^( u6 m
. B X6 R; M+ W( ^6 @; B7 r0 M/ ?/ D- ^4 M1 d4 y( S. X& S
4.内容冗长，关键信息严重滞后
7 ]" ^' K! L9 S
' d l# r! R1 ?2 G 4 y1 |! y2 o( x1 a* u- g
特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。
+ L F! T0 R/ t# J8 Y( ?6 g# z- e, L3 ~- c% g9 l2 u
3 V @7 G6 \! [ l3 M' O9 Y
/ g: J! ]% ^6 r# @
5.修饰性词语贫乏单调
0 c1 u5 A3 E: J+ D" n! C
2 D4 A8 I4 ?8 o1 M d! G4 b; e6 d8 `
一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
; W0 |8 W; T1 h/ ^8 h! v u+ ?
0 c2 T! f; u; U2 B$ S+ ]; g5 G
6 g% \; X: q! ]' h+ C( j+ M. V
5 X7 Q. r' }' t# D四、结语
" i1 p" F3 s8 P
& ^, n; }3 C2 f. [6 d/ y7 W& u . T) N% N! j7 `' k
希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
% n. z5 p) \9 c( t# B1 d
6 H- k+ w6 {" C. y7 ]/ V
| 欢迎光临 老秘网_材夜思范文 (http://www.laomiw.com/) |
Powered by Discuz! X3.4 |