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一.总则
H0 I \- Y7 L7 p' ~7 ^* l 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 8 D4 q. p9 ~' ?( x2 R/ ~6 Y
本办法适用于全公司各部门。
& z/ W$ _ Y1 e& |+ R 二.对外接待范围
4 Z0 U7 d7 K i- x6 | 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 $ ^* `/ T3 F+ ^. r5 T0 a$ r
接待的对象分为内宾和外宾。
. K% T+ j( p: ?- Q# r 三.对外接待部门
4 c) c; W- N1 g6 Y& B+ m' E) E 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 % d- G, w9 J7 }3 l- |9 D& X3 p
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 2 Q' K7 _% ~6 D0 f6 V- G
四.对外接待原则
+ d. _) q% ?% ~$ z 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 2 i1 D$ |# L$ R- a& o. r
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 - u! w7 i; b. |3 g* S' T8 W4 l' f
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 7 s8 t4 F. H! V: e4 W
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 * M5 H( W8 b# i& ], u0 T ^
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 " c6 k$ p$ |' q7 t# k
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 5 w+ s% B2 F: \, ]2 {
五.接待规格的确定。
/ N8 x( \( P& ]) n; M 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
! Y7 x. }: [; P* ?% \& k5 g: R 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
' e: g9 l. q; ?6 U \; H 六.接待礼仪 z( g6 d: P4 U) T$ q, W
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
7 a4 c2 [- E9 } 2.接待：主动起迎，问明来意。
6 `% B1 p( o0 d* g 3.安排交谈地点：
' T' l2 U' r) K- t ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
' ?% {9 \4 D2 O' W ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
, J% I" A* |$ Q! R4 O ⑶切忌让客人久候而无人问津。
) I" c; L/ h$ ~* H! U ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
" I; ~ T/ a" _" u9 Q6 t 七.引见。
6 O" ]$ X9 {- \6 F J/ i7 a 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 3 f3 O, |6 ^8 }# G. T$ m3 X
引见顺序；
0 _5 H" N6 [2 k8 }. Z* \, d' C ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
9 _) E/ h7 \" |' z ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
+ d7 s0 H8 l3 y# a& F ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 + R3 m& r/ A* ^6 U
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 8 d' Q7 J8 n5 q" g. G
八.行路。
/ G* W+ A" q0 D `) c9 G 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； # o- ]0 z- `+ C/ I
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
3 @- T" x5 G# h0 i4 U 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 & |8 R% E. g Y/ _/ v
九.其他。 " G; A! ?/ _1 N7 D2 h5 }/ d
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
4 k) J+ h7 Z; T5 M. H 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
7 E2 h$ s5 O+ g; r9 Y9 a 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
3 {1 t- @% a5 T$ ?1 y6 f 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 ) L5 f3 D1 m$ T0 t4 z
㈠接待内宾。
& e! F* F- ^8 u$ m: \ 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
; J6 g4 w9 `2 y8 D; \ L" W 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 5 ]+ d8 o W* z
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
- u% M/ S% v- n4 c 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
# I5 y8 _4 B) |/ y2 B 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 3 U4 z S6 `: K8 [, Q
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
" O# m& u R$ G8 t4 M 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
, l* y3 I( y: O& f$ N 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
) p4 \' t' b3 k* _6 d ㈡接待来宾。
8 b% o* I! I2 X d( F 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： $ R7 a% L9 Q' J- K5 n' A2 @
迎送。
! H; E$ K, ?% `3 _6 F* Y2 R 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
A$ b3 S7 ]8 I- }& T( M- f 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 0 X$ K. A4 Z ~7 l: ^
会见会谈。
, N; c5 W& V$ }& L4 d* t 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 2 _# h1 W9 v6 }
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 2 a. {4 B1 g2 r8 R
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 / Q( ?" J: O, n+ V
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 ; w9 w8 P7 U: h! Q: M* T
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
" s3 W7 g1 M4 {3 W( g) a3 Q 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
0 T5 E" _6 e4 S! W* n 宴请。 0 O6 }* l$ ^4 f. t
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
6 G8 g7 N7 P5 X+ x! J$ L1 l B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 ' t+ ~( {" x( O% n1 K& [
文艺晚会。
% c2 [( g" o! [$ X 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 # n5 ~, S4 O0 A1 m) V2 T9 M
参观游览。 ; |5 C6 F3 [* y& c1 \! G. X
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 * H+ Z; N+ H- c4 U5 T) l4 ?
接待标准
( A( A" Y' a/ ?( Z9 l ⑴用餐标准。
, ]5 o9 z& F) s 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 z3 [3 b% u2 {" r1 u) O. }
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
( A- w( f W& t 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 ( m$ m( P. Q) y. I$ m4 c
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 : G# I% @! w! i! j% B
5、常客 员工标准
: M/ P/ L( `4 Y" d3 E8 c (2)住宿安排。 2 K. `- O) ^* S; p
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 - e* T: u! r4 M
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 9 O# d5 a* t) }4 a6 G$ f
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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