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" I- v; T& w \4 f( S 一.总则
% E' a) j0 {' |! B) e6 _( B 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 5 B8 F: y( j% x0 T0 `3 K
本办法适用于全公司各部门。
# w$ N$ [; @& y3 v# @/ I. }6 v, \ 二.对外接待范围 ( {0 I" n# M! z! L
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
0 X# _( z2 z$ } 接待的对象分为内宾和外宾。
+ a6 K5 _9 V( g+ h/ m; M6 R9 | 三.对外接待部门 4 @) @, f5 t- z2 Y
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
9 p9 m& \* x' h) y! G 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
' h L& N9 x& G+ n 四.对外接待原则
0 `+ |! a3 F4 x6 p0 I 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
4 C9 K4 o/ M" [ 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
1 U) i7 w/ ]7 L5 r) j 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
4 V. x \5 A* s9 C9 ?* F 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
! [* F( F* B% Q' z9 |: {$ n 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 7 u E0 C+ @# i; } O9 ?& m1 |
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 7 s+ Z5 ~* C1 U( Y
五.接待规格的确定。 6 }! k6 r# X) P/ `) @
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 1 u8 j4 \6 @6 v' u3 a$ X9 I* b
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 4 u/ i% e1 ]/ P4 R7 h
六.接待礼仪 $ t% N# H* M6 S l! Z( U* h
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 0 l- W+ {2 a9 ~" k. _# G/ p3 X
2.接待：主动起迎，问明来意。 & a6 W. F3 a* |" G% M+ A6 t" l
3.安排交谈地点： ' P2 O, {% G9 ]3 P7 [+ F( ~4 ]
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； : K9 T. D* t% g5 D$ E9 _% W- \
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
4 A: S& w& v& W4 v4 V' e$ b ⑶切忌让客人久候而无人问津。
( D5 r% S; j, n8 J: U ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 7 k0 N |2 Q7 Y) ?* C8 n! _" G2 t
七.引见。
! x5 I3 D \+ h7 b# Z 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 / H# K# [; |8 l- ]' {
引见顺序；
- }: N9 U" X. l. t ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
9 }6 c/ Y: b0 H1 W ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 7 ~0 d% u, F! h1 f+ O: o4 ]# _8 e
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
7 c; `- R" I) B9 D ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
# v- ?- s. p$ N% E3 u$ ? 八.行路。
5 ~- \- t. G- y: e) i 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
$ U6 ?+ Y" r5 V+ N: Q 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 4 {6 c' [1 ]% H& w. C# ^# _
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
2 a* O, b' b3 y! }7 D 九.其他。 1 k% b% K1 J) y B8 o3 P
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； - l9 B0 V0 H4 w, ^' q g2 ~
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
- s3 ~. r! n$ f 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
8 ]7 Z+ B# W) Z) r 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 ; p/ b& `6 I5 Z. m0 \
㈠接待内宾。
$ f" | u- i7 ~( R. t& }* l 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 * I" N( S* p' H) T
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
* A3 }) p/ w8 w% o& L$ M/ O f6 k 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 ! `4 c! d$ J% k G( U
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
+ X, x( j2 `4 S" l$ [! v+ V 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
6 n% y) E( a+ `2 A; i 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
" X1 {, A7 U7 ?* B: k4 Y1 t/ z( s2 N 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ' M: Y% I- O" A% A
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
# `8 L* k6 M; p% y5 s ㈡接待来宾。 . [' a6 R, E2 }7 }7 w
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： ' J: [) y9 U2 R7 G
迎送。 Z6 H2 U" A/ Q p3 w" @
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
# u3 B/ i( G) m4 J 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
/ ~5 a) E# Q3 L2 r% y9 V 会见会谈。 ! p7 l9 u" O& c
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
/ [) q6 z* Y6 \) l/ ~5 z; Z B 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
2 L/ F3 b4 O8 _" y4 {/ I. t 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
# b% [( G5 R- u0 E' N5 ~( j6 z7 ? 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
8 ~. {6 _5 a4 ?' g; d" S' L 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 0 T' r# _1 {! C
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 9 y: V1 }2 R: F# ?" |$ x' a1 q- g% ^
宴请。
1 O+ W" t1 v p$ C A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 1 A" O- ~, D5 L+ N2 a7 M9 F: E7 |
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 0 k7 {. k N) @& H6 g' F* ]: g" j
文艺晚会。 ) Q L; ^) n" i# F1 S
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
% w/ e0 N* z8 a" v 参观游览。 & a- [! o' S- @( A4 I: G
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
) @/ J: E* j$ p1 ?2 ]5 S 接待标准
0 o5 T* t4 ?' R+ V ⑴用餐标准。 $ h/ k3 P# b5 N/ o, \
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 + w* {- o7 T( `, u! u( b
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
1 D; @) Z y* c& L& I% e, _; \ 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
{6 f4 l8 L- @8 K- J 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 - x4 C! f* D. k: H# |$ S
5、常客 员工标准 $ j L, R% v+ k# v' ^( M. `% u
(2)住宿安排。
5 }1 d: V( r3 U1 W5 [$ A8 a1 z 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 / a# f+ I# j# K, Z" O# Q! Z8 S! ^
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
1 o/ Q$ G1 S, m' e 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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