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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
3 F7 E, G% U7 J# Q9 C* h" t! ~, w- u 做会议记录，写着写着笔没水了；
+ D( f3 F1 w: S1 ~0 Q0 B 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
! ^8 k7 P0 T1 a- M 用胶水时，找不到刷子；
) {$ [: l8 V. w 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 3 T" C' Z6 h+ E% k9 h! {6 x& X
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
* N/ R- m' E; O 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 $ i* ]$ Y& u% o. J! R
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
- }- W& H7 l, D 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 9 `; k' |: E/ s
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 3 K6 }* z1 N9 k1 R6 f, n* O
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
- {7 j7 X; _0 J4 Z# P& T$ b p 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
" M8 [* U7 S, C/ S* d 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ) v! Q3 e( P% s" J1 V" [
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
- R; n* z% j* {1 X: C4 R 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 : k1 s8 X" `% }& q* H% a. i6 l1 A0 e
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ) ?( o5 Y) x, ]
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： / L3 Q; v' i& y
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 6 D& F- F' M& c1 R* |
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 - F S, y5 ~6 C0 j
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
7 T$ u6 Y1 @! o5 ~ 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 " ?4 n4 n3 \+ U5 N8 @- Q
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 6 o- A- B. _$ c* Z: B0 D N: \
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
* ?! Z4 B; y) V- r 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
& x A, H9 d6 Y/ A 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
$ o+ r) J0 S5 i+ H# p7 p8 ~ 9、与本职工作有关的表格。
v% X) _( y( H& i: A, g+ E 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。7 ]5 `/ f2 g* `: J, N- F
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