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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：3 {4 P1 M2 T0 t
做会议记录，写着写着笔没水了； ; C$ n' l& H" _+ Z
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ( M9 \. [+ S# C# C4 o; G2 j$ a
用胶水时，找不到刷子； 8 E0 s6 \ D& I0 W
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
/ Z0 y9 T$ C* [/ r6 e5 R 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 $ _4 \: F/ |0 Z) y' F1 |2 b
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
, k$ o8 L7 y- \9 Y5 b 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 5 j3 A0 O# o: d5 v0 x/ k
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 + K+ {- f* A& a' I2 `+ N
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ' A' o8 E. {+ {. q4 h7 F
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
% a: L1 ~3 ]$ W1 g1 W$ W6 B 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 , q" `( k. \" x2 Z! J
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ) d6 d. l8 z4 D6 z
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 % O6 {+ n0 r8 c" P
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 / G0 o9 G P! H
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
2 {4 h. C5 f* L: t: y' q1 f2 k 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ! ?3 G' H: {5 W7 D( n/ K" w( F
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 6 y( Q, w2 t/ P3 A
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 4 o6 b: \' T- n! X D/ @
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
" T% @. ~! N+ E& } 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
: i Q3 F: h0 k: ? 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
2 x+ V' t8 G; G. X, _0 y$ x 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 % D) {8 W8 z- }
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 , a* I Z* d# e5 V( k
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
k5 j. L5 |2 B3 E. Z( k 9、与本职工作有关的表格。 & T/ E+ ^; f! b$ N
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。7 r7 B' m& b9 c$ g% r* D8 L
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