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5 S$ u( C0 D0 y2 p. j) m' N; B 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
3 X5 u/ J i) ?0 r5 Y2 X; P 做会议记录，写着写着笔没水了； ' i" d% g( a6 j$ a$ |, ^
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 4 u9 r. E+ i6 T& Q) u: L
用胶水时，找不到刷子；
5 E# o" W" G4 o/ F7 V2 x' G5 w 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
" E; @0 {1 o" w 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
) [5 X9 p2 b! w, D 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 3 K6 f, V7 x; M
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
$ s! F& Q) h: [4 ^: i 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 7 ?0 V5 h: ^$ x
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
) \4 R" O V S 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
' }6 q8 m0 _/ B9 x: z 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
" T9 O3 B* b ~8 w) O! J; a$ L9 m 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ' w) p% A4 {! P5 P
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
, V) Q6 P% i% T0 u 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
0 z6 Y2 ]3 D( E. q# }( o( j+ X5 g* \ 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 - R3 V: O8 m! J! n: l% Y
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： : W% {3 m5 q, T% q3 m
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
! O) Y( c+ |" d& Z W; [, r; E- N 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 , y" M3 K8 }+ h' h
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
0 A" ~2 N7 B* ? 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 & e+ ~! A- U3 v- t" H
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
) {. j! @: t. `9 Z 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 7 N, w9 \# c6 U4 I1 i4 r7 p7 c5 q
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
: ~/ z n/ K! H2 b& H) U 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 # |1 w+ [: l1 i% l R# ]
9、与本职工作有关的表格。
% e3 ^- F$ }4 a* U# M- J. i( l8 J 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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