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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：: p. c- p- H! ~+ `( k5 O4 e$ Z
做会议记录，写着写着笔没水了；
+ x/ ? O4 F- Y( U' K! V9 Z/ y 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 5 h2 @/ N% P6 y# I9 d* q
用胶水时，找不到刷子； $ M6 N b+ _( w- r" e4 p3 Y2 d0 Y
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 8 H9 L. _9 i! t9 n/ b) V( [
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 & V2 f0 O6 k% _, z% h
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ! t; F- q( n4 j6 u- ?! h2 T+ b
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? " Q+ ~5 g, _% z" a
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
. O5 o& R% I9 y+ ~ 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
4 y7 A5 S9 V* q* ~% x. V/ c 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
2 B4 e1 v" ]9 e# k. O& f8 W3 I 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
1 V5 v) ~- F5 _6 `* b9 c 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
) d- h7 L# ]3 u5 ]4 W# e, {/ F, ~; M1 V 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
. m7 t, [" a" ]- Y3 @% _7 y6 l 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 7 P i7 B' r0 Y0 ^- g3 P* D
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ) u+ r5 x7 E3 R( A3 S8 ~- r) v3 ~
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 7 ]8 s& x# p+ q' s" T4 B% q
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
# `' y! _0 Z) g# X: L4 X 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
9 Y& K% h8 j* w; O8 ^+ |. M8 Y 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
- I! A; N" K9 p 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
1 g! J9 k5 a% h5 J" m 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 % g3 ]+ ?5 {& s& Z0 Q0 W
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
( n9 X a1 G7 J" [ X 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 / Z6 A. l- `" G U6 S" m
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 2 O5 d8 L3 p/ w- ~
9、与本职工作有关的表格。
4 {2 s9 u* A C" F$ d 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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