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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
: c4 f! y# b* Y) c/ o+ \ 做会议记录，写着写着笔没水了；
/ l# b- A/ L" D5 H$ Z; m4 U7 R 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
" g( C- Z' R+ _( G 用胶水时，找不到刷子；
: s1 a, j' D5 D 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ) D. ] Z0 d" c q2 q' O' g
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
4 C S( V1 [4 N8 a 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 3 v/ i) ]9 T4 d5 r0 ]
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
" A, ]( n+ b; B( K2 V 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
/ f6 ~% t1 e# H, ] 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 " O9 T* W6 u6 |3 l
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
# y8 N$ O, e3 r" F1 F# b$ M 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
3 _; k3 J: A& [' v' X 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 & }9 ^ b) @; ^5 F# h
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
9 w& |- t7 s8 \% V1 F 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 0 F' _; b3 _: T
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
( Q1 Z' L/ h2 U8 E% T 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 7 a% h5 e( ?' U S3 f
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
% v, V' H3 a5 q- D# j 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ! n5 V9 d* J5 W3 ]) g
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 / A) i2 e" O$ d" G, m S: w
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
! g: l" X; |1 D h2 C5 q 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
9 o b4 g; J+ [+ |3 \- |1 C 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
1 [" @ O+ T1 J2 ~ 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 3 v6 q5 X6 t5 L3 ]# D2 x
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
7 H6 S# v( ?4 M% L5 H% M. u 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
2 o Z, I1 h: C7 r z; N 9、与本职工作有关的表格。 M Y! d% g' y- L$ {* L
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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