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6 V3 \& d# @" a& x6 X* P: b" B2 ^ 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：6 R9 [# D/ ^) W1 F' z
做会议记录，写着写着笔没水了；
; Q, H/ a5 j+ I' a/ o 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
. g& s6 B- t, L/ s7 u8 _, } 用胶水时，找不到刷子；
$ k3 R+ G$ W5 B* z 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
, N% J- Y* E- J' k5 X6 G 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
2 t6 P; d$ h2 z$ ]# O 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ) T$ ?* [: j4 ?, B. R4 h3 n$ |
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? . I% z2 K! R3 c* r7 h; t
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
- {$ i% k+ o* I/ u; p3 ] 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
: C: Q3 G* W# n# Z O/ {1 J 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
" U4 d; N1 c0 C$ T) e 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
7 s) m5 O4 D8 k( b& [ 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
; ~( Q1 o2 f2 T) a 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
( Q! ?( ^8 U2 u& p0 W 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
# X/ K. H+ f$ w: X 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
* A+ X& G, } s s- O: J4 O; n9 ? 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
: f; P8 V& } c4 U/ \- C3 f 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
$ K1 ~0 k. |1 B8 o+ d$ t 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
0 o q* `9 p* m E4 m 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
! R A- i4 a# X9 l# e+ U' O* U 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
+ i# t7 z# X: t 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ; D( h& Y# N7 M/ E& o3 f
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 5 V! e. ]6 Y4 C7 R# w+ u2 ]( H
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
8 Q7 n! C# @% ^; J& b- }9 c 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
# J( F- e( o# t9 {) q 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
! a, o- W1 d# ?! U# S& ]8 _ 9、与本职工作有关的表格。
/ d& K* }3 M, p2 w L6 w: [1 x 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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