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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：6 W2 i: m) c8 E' { ^" x6 l5 [' A
做会议记录，写着写着笔没水了； % A6 W; K8 S4 x: k( Q. Q
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
- X( y$ a% g+ i$ [- Y: @ 用胶水时，找不到刷子； 3 X8 v6 L3 K& P% g5 H' F3 v G1 N+ u3 `
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ( W: W' T9 \5 z, ^8 ?
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ! @4 I0 I7 ~0 L0 @
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
1 \1 Q9 T, D8 T6 {6 V 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ' k; D7 ?0 V" f& [" h
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ; {6 _4 _" C+ O5 ^- l4 Q
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 - y3 h; M- [! o; ^7 o1 e! j
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 0 c9 r! V0 v. x( Q1 B1 D
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 3 Y2 i3 C. f/ C, s* K- }
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 + D, ^+ w$ r8 S. q
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
& V! S% M9 _( a6 T 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ' u1 v6 O4 }) H0 B9 K3 S
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 4 `5 b/ w$ s/ G% l4 @9 f
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 : ?2 A5 q$ Z2 K
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
. c4 W) W! r4 K% \ Z6 k2 I 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
' L3 X% \% H8 g$ M4 G 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
7 l! Z0 i' @# r( K 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 $ Z2 G$ ?8 v* r! l
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
X/ ]+ M( ~ p- M 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 % m; j' a/ G$ \2 j0 q" r6 Q* Q
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
# U. G# c& y$ G: @) v. D# I 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
; O* y/ d" h$ V6 c4 V 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
8 r$ O4 J2 \* N- L1 f; w) |9 J 9、与本职工作有关的表格。
9 e: x7 |: z# b9 r 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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