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9 ~( T& W$ w, ]+ c& H7 B% \ 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：9 [8 @ r9 \$ B4 \& o# Q
做会议记录，写着写着笔没水了； 2 ~) I/ C4 G' \, U
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ! |; ~* D w* O" K/ H
用胶水时，找不到刷子； q1 Y9 C, T* u0 H+ |
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
! T L- R1 S' s" h 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 & m L4 S9 u$ I5 i. Z; }
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ) j9 H' e/ n s7 e/ L+ K
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? # D9 G2 s3 x5 e6 j% q
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
$ K$ z0 `: X! N2 R' H% F+ } 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
1 N" q9 E) ~" J0 S$ U 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 7 k2 q% J0 E' F. {; E. p% n- P8 c
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
$ ~3 Q. N( @. Q H T" [ 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 * W: p' O9 j) ?3 v7 ]0 q1 [
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 - ?! C3 ^4 S- E5 J4 k
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 9 W( \+ n) N/ G% j7 B
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
- Q/ j Q0 q) s5 }) a0 I 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 9 X* @5 c+ A& C& W
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
0 a7 Z% k: A' A 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 0 j, p: T# z `6 P7 [
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 # i* v6 K1 D* m3 k" q
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 V- O" b/ M$ M7 W% H" D, }5 N
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ' J5 B. S1 p5 _% T
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
0 q: T. V# F+ b8 c9 { 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 . D9 j; j% U. G) P* r7 _8 K* k
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 2 m) @: m4 F# Z2 ^' i. I
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 $ B3 d% ?5 P" d9 N' |8 j0 d
9、与本职工作有关的表格。 4 m& B- z8 m g( Z
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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