 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。 3 Q, f A& Q7 e& Q6 h& S2 E) B3 H# x
提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
8 v& T0 Z8 w- A# l一、分步安排，按序进行
: z' q# t3 t1 j* Z5 ]2 v 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点 8 i; d Q) i4 c2 X; V) _$ w
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
* a- E+ m) z' b+ a' v8 V. x三、考虑周全，有备无患
$ x7 d& t# t8 E' J$ C 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。 % w( O+ I. _. t
口头汇报提纲（可根据需要增删）
6 v" g' r& ~8 T- t 一、情况分析 3 b9 h: c. `2 C* ?8 J3 p
㈠听众 4 H; q8 e6 y% }0 u D; {$ L; d7 B
⒈人数？ ; N P- o- P7 H9 n& I' i
⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ 7 Z- }0 w' W2 w% k5 e3 |: X) |) k
㈡目的与种类 2 a6 U7 x0 s$ D/ l& R# o
⒈通报情况？ 2 T1 d$ |" I1 h6 x. f! H9 K8 X
⒉形成决定？
; \" z/ R3 ^% {0 Q1 j ⒊审查重要细节？
5 J7 J! F3 q& u Q- q ⒋协调统一行动？ ! r9 e0 _: J' j( J2 K$ h* e" y+ _3 T' B
㈢主题
0 @1 p, L' \1 d6 j7 k5 z ⒈具体题目是什么？ " e) R4 e) H9 M& z/ {. \/ m
⒉涉及多大范围？ 8 d& s7 o# ^1 N, L' \6 j$ Z/ d, d
⒊拟用多长时间？ 6 v( b F9 o/ {+ `" N+ w- ^# z
㈣设备
& J: [% L- c0 R1 P* O" \0 C ⒈汇报在何处举行？
5 ^, e! u* b0 S! `1 E) B/ K! L ⒉需要作什么安排？ 1 `6 G: C2 q l* h
⒊视听辅助器材有哪些？
2 a5 F3 P$ E- X8 r$ |( | ⒋有何不足之处？
; O3 g1 ]/ u0 ]2 d ⒌需要采取什么措施克服不足之处？ ( N l; F% j% m. K4 `
二、写出初稿 7 R. e# K9 i1 A0 l# M0 w3 p
㈠搜集材料
- e" J V' B0 v3 k E4 P0 ~! ] ⒈认真研究。
/ h, \7 T5 F4 N ⒉熟悉主题。
@# x- [8 L7 }, q5 e ⒊搜集权威性意见和事实。 4 ~; l1 m+ N" J. }& Y- v( N: Q) ~5 H
㈡草拟初稿 | 
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