 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
- H* |7 s2 w1 o1 L$ \) ] r 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
7 ` s+ e/ l; |一、分步安排，按序进行
# Y6 A* q% s" r0 |/ u0 l) k 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点 ( V$ ^- }" H7 s1 ]
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
! R' w/ W: X; \ ?三、考虑周全，有备无患 + W5 O( Y2 m$ T* Y2 o
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
7 t. R% f% ?5 j7 l/ o5 _ 口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析 3 [8 k6 ^" d: X7 a/ G$ T3 e/ \. i
㈠听众
7 [: {) M, ?" Y& P* p# P" i9 t) b: N ⒈人数？ ; K. `" w- R( g2 ^8 l7 o
⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ . Q6 i) y8 m( P2 ^8 {9 R1 W7 t
㈡目的与种类 ! N0 [. s q, q0 h, n8 x
⒈通报情况？ - V) L( a, m( v
⒉形成决定？ * n9 z5 B5 Z# n% T" t3 h3 D9 ^3 M
⒊审查重要细节？ : x4 B+ A5 H: b6 _& R9 ~: U
⒋协调统一行动？
, }9 j* d% I2 Y' @! u ㈢主题
9 s% B7 |% {% f$ U ⒈具体题目是什么？
) B2 l+ R5 {$ J, V* x ⒉涉及多大范围？ , P \$ M* m) _5 k8 |& z
⒊拟用多长时间？
5 d; X0 d- R! M/ v& g" q ㈣设备
$ M: G5 o$ H; ?1 U, ` ⒈汇报在何处举行？
0 l0 `4 S" S( ^7 @. O5 a* `( C ⒉需要作什么安排？
+ J6 a' ~) r. B* {, p ⒊视听辅助器材有哪些？
) d |( A# h( K/ { ⒋有何不足之处？ $ M' D- q" N% a( T0 L* G! m0 Y
⒌需要采取什么措施克服不足之处？ 4 n F h( y: o8 G& K, s
二、写出初稿 7 E! I; b, s) y- n$ R. q
㈠搜集材料
0 {0 a5 U; b {: { ⒈认真研究。 " F: J3 t! e T# f( E
⒉熟悉主题。 8 }1 Y4 B9 ^0 _
⒊搜集权威性意见和事实。
$ g! ?6 D1 c- b7 p" E6 b9 T: J( [ ㈡草拟初稿 | 
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