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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ , h$ W/ I0 M: M @7 O1 X( r4 ]
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老秘回答： 3 j# d2 m! k4 B6 ?" c$ E- C
/ B+ `& d9 f7 ]8 M- `会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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2 A s0 P1 y5 {- I1 x) |2 _+ g●使会议开得卓有成效 * ]! W. E% x& n! |4 a
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 / j9 |% N5 J) |# g" G, {2 U2 }/ a1 W
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
( w6 A' Z0 y$ G, U' I 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
% W6 H, g3 I+ S! }9 w 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
: H$ X5 h5 A! O- h) q5 t% K 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 , e( X0 e; X) y( [& }
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 j6 {; v* Q/ H6 r4 f8 Y, k2 I
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 K8 D# }% d7 C7 v' \6 @
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
( M/ n5 Z5 W- |* q7 i' P. W2 g s6 ^8 r 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 # u/ q9 N4 E. I& C
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 9 D1 }% r7 ~5 b" G( b2 _
10.信息要加以选择，避免过多。
' A; Z- ~* R( _: ?2 e 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 5 n# @# D0 \) B) Y
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 , o. t# k3 a" }5 H6 D6 K7 b4 z
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 : T }: F/ g" O) b8 k. q/ T
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 - {, s1 `" s; Y% H
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 5 u" W+ G8 F. f9 C) z6 O
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
( p% a3 v# V, ~- p 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
3 F1 M/ k' f/ z 18.会前先拉几个盟友。
2 U @) r2 ~1 Y, I2 \ 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
* F$ s; {, v, S7 H 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
3 u( X& B E9 W+ a: p ●会议准备
; l; G8 _# ~( K& a$ t6 @ 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 ; Y9 T. \( W$ m9 o# ]* e
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
$ U G* W0 b, _7 |6 E3 v 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 $ ?5 n/ f# r$ e/ G6 f0 U
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 : o2 `0 \; j2 { u' ~
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
& a4 b) ^3 Z. v' N. `9 \ W$ H 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 ) ]5 \4 o0 r- }1 E
26.任何议程变动都必须通知主持人。
+ D) |6 u0 ?' x9 N+ S5 p2 G% { 27.议程要尽可能短小简单。 : w6 i/ v! U4 w- t; k% |% a6 ~
28.尽量将议程限制于一页纸上。 ) V! C; }& {8 z$ ?
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
1 z$ k% b# \+ w o0 V1 z! Z 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
- v; g. F6 s& J" k# f 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
3 z1 ^: ^9 T$ e3 H( r y 32.必须将电话转移出会场。
# O! e+ K4 K6 V2 V. q m3 \ 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 - x% Q5 y- A- m
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 5 ? u! C' S3 N3 `4 ]/ h$ u
35.要找个确保没有干扰的会场。 + q" \* G+ O9 H
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 3 O; s" N% }9 D* {. v& |
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
( i+ q Y) H1 q% j: K 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 8 I& f0 |2 n$ s+ b
39.座位之间应有一臂长的间隔。 1 }6 f2 e! ~2 V7 C
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 / B7 j% `7 S9 r
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
2 \7 C. ~ V( O 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 : i8 z! R! Y( C; w! W/ v* K
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
! h. v# o/ |3 Z2 U# \" |" L( P7 u6 b 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
. U5 m! P N0 V' c4 i1 c 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
: j" E7 Q3 X* s& q `: l5 J 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 9 B* @1 @. e* S l( m/ k; b( n
●出席会议
( v8 a% x/ g1 p4 z0 l 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 9 m7 I' C- f# F2 U- n7 Z% I9 e
47.会前拟出自己的发言稿。
5 {& q, ^3 b( z: C e6 l 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
9 k6 m2 q) i% S5 x0 Q& J! ` 49.要保持积极的脸部表情和音调。
% D K4 c0 r5 w' q; d 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 : ?" b* Z, ?+ F/ c3 C
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51.开始发言前先作深呼吸。
# \4 N: Q. B5 f5 ~. ^ R. } 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 " G2 R; E* H. z/ L) t
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
. g, {7 |; u! o# l. K 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
1 ?! k. p. [7 D 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 9 N: E/ s- W1 w: B
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 % H6 ? r3 ?9 P. k/ `1 T4 _$ L
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
9 L+ u9 @9 k0 U {2 w0 c 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 + M/ w, F1 Y) F3 j1 H. w, ^$ l- J
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
. a' i6 _7 M6 v/ ] 60.必须按照议程顺序作会议记录。
3 ~" T1 ] T0 ~7 K# T 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
! S/ n' i7 T: p 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
3 z( k; n ^" D: s) i2 ]/ m7 d5 Y 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 + W; O( J+ R2 {9 q
●主持会议
+ V; C; [: F: j) j- Y, {9 g 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 3 f- }4 ?+ U' i2 B; x! k
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
5 a9 T# ?0 b* h/ S6 W3 E9 j 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
' d8 {/ z+ p# `! D+ U 66.尽量于会前认识新来者。
6 x: x2 f8 s$ x8 F7 h! C m 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
* O8 |0 w4 j) I3 w 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
' R. N+ I) ?9 ~# ~6 N9 Y% \ 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 7 z1 ^- q5 U6 Y! o# y" f# M9 n6 E, K( ]
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
, G* E, @5 V) X 71.要制止支流辩论和私下交谈。 ; q0 ^' c* V2 j. j) B
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 ; n; D$ W6 ~# `7 u" U5 J- ^
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 2 f6 _- u! f. t
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
3 J3 T! ]. V# Y7 ? T$ T" ~ 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
, `9 S4 Y- n6 D0 m- m7 @, I 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 6 q0 d; s. d/ h" ?# m+ \
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
2 C" o9 A0 |9 x. y5 v) C 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
- M% H: W2 [" S 79.必须清楚每次会议的规则。 + F7 N. x4 D3 L& v6 S. c
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 ' a+ B% f9 D/ S' Z) H' J* }
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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