老秘答公文格式主要有哪些要素?

网友问题:

公文的文面结构主要有哪些要素？
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老秘观点:

公文的文面结构是个公文格式问题，是公文规范性的重要体现。最常用的有以下8个要素构成：
　　1．版头
　　①“红头文件”。文件的首页上端，印有“×××文件”字样的红色大字。政府公文版头下面有一道红线，党的公文在红线中间另加一红五星。
. e  u! ^3 \9 h& d　　②“白头文件”。即不用版头的文件，一般用于印发领导人的讲话等文字材料。
; w% `! l& U( K- \　　2．发文字号
　　机关代字   +  〔年份〕  +  顺序号
, p0 H! `) ^1 x# G: C) P( P, @　　机关代字是发文机关的简化代称，一经确定，不得随意改动。年份用公元纪年标记，使用阿拉伯数字，并用六角方括号括住。位置居中略下（纵向）或左下。顺序号，使用阿拉伯数字，如“58号”。写作“第58号”或“058号”均不规范。
( N' {- Y* F$ `# T4 @　　3．标题
　　发文机关    +  （关于）事由    +  （的）文种　
　　4．主送机关
　　顶格，后加冒号。少数直接面向社会或全体的文件可省略主送机关。
　　该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。从系统的角度说，应按党→政→军→群的顺序排列，四套领导班子排序应为：市委、人大、政府、政协；从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列。不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。如：以县委和县委办向下行文的主送机关为“各乡镇党委，县委各部委，县直机关各单位和各人民团体党委（党组、总支、支部），汤泉池管理处党委”各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开是因为它们虽处于同一级别但分属于不同系统。
　　当公文的主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。
　　5．正文。
/ U+ j) u0 t* f/ `( b! ^　　排印正文时，标点符号应尾随文后，即点号不能打头，标号不要拆开。数字、年份也不能拆开回行。
　　6．附件
4 t4 q: T0 s/ B" s　　写在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识。格式为：
　　附件：序号   +   标题   +   件数
; W# D. h2 q% [$ d, F　　附件的标题不加书名号，标题与件数空一字距，其末尾不加标点符号。写作“附件如文”、“附件×份”是错误的。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
; a: Y4 [; g/ j% i% p  G% z0 i　　附件不是“副件”，有的对正件起说明、解释和证实作用，有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件，此类附件实际是主件。
6 W; m  s- v) v/ l　　7．发文机关（落款）
( {: v, C  P1 R  Z+ q& D　　政府机关仅以版头和印章为标志，不写落款。
) |7 k6 k& H5 r( P' H3 |3 F　　党的文件一般写落款，并必须写全称。
+ k- |4 n& L1 Q! h) @+ p　　8．成文日期
2 z; ?4 z1 y% a& J  l6 s& S　　会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。领导签发的，以签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。法规性文件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期。特殊情况署印发日期，如电报。
　　发文日期必须写明年月日。政府公文用汉字，党的公文用阿拉伯数字。
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