国家体育总局公文处理办法

国家体育总局公文处理办法
(体办字〔2002〕91号2002年6月26日)

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第一章　总则
6 k/ q# ]; e, T; z! l第一条　为使国家体育总局的公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据《国家行政机关公文处理办法》的规定,结合体育总局工作实际,制定本办法。
第二条　国家体育总局的公文(包括电报,下同),是国家体育总局在行政管理过程中形成的具有法定效力＼和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条　公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
' H6 h# c4 A% j& f7 K0 E3 Z0 z第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
+ u, R7 @1 R2 I( {3 f第六条　国家体育总局各级领导应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查.
9 C' ~7 h/ m+ n' @& J第七条　办公厅是国家体育总局公文处理工作的管理部门,主管机关并负责指导直属单位的公文处理工作。.各厅、司、局的综合部门和直属单位的办公室,负责本单位的公文处理工作。
第八条　办公厅的局长办公室、秘书处、信息档案处是国家体育总局公文处理工作的办事机构,具体负责公文的上报下发、整理(立卷)、归档等管理工作。
第二章　公文种类
第九条　国家体育总局的公文种类主要有:
(一)令
适用于依照有关法律、行政法规的规定,发布重要规章,嘉奖有关单位及人员。
, M& w# ~0 t0 C(二)决定
. x2 b3 S6 i) q3 j% \1 H) P+ d适用于对重要事项做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
4 h' g1 ^; d5 ?& Z3 e(三)公告
' P' ^  ^) w( b0 _适用于向国内外宣布重要事项。
) H4 p4 t& I8 ~) D, t: M% N" @(四)通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员.
+ q  Z) S( w$ b/ n- e(五)通报
) Z1 u' k5 z8 c+ ]: t( f; S3 F适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
" V& g) t6 K- H# v(六)
* h1 d; X/ _' _; H, Y适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
+ y' w. K/ b3 [! D(七)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(八)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
9 _/ V! s. ]) c7 S  }& o4 ^4 q（九）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十)函
# i9 R( O3 F" b/ i  H3 {8 `适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十一)会议纪要
! u4 g7 {; r& `# h适用于记载、传达会议情况和议定事项。
9 ?0 p" R) J4 O" D; [/ |2 d第三章　公文格式
第十条　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章二附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
5 o+ V- E3 w: ^3 }8 p6 h(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,"绝密"、"机密"级公文还应当标明份数序号。
) D1 o' Y9 G5 p0 E(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。其中电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。
: N' [0 h5 C  T" R(三)发文机关标识应当使用全称或者规范化简称:联合行文,主办机关排列在前。
(四)发文以FFC司丸局、直属单位为单位统一编发文字号。发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。
(五)上报的"请示"、"意见"、"报告"应当在首页注明签发人、会签人姓名.其中,"请示"应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
1 W  p0 ]& M4 b( v3 w9 J- y2 L/ `(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
" i' C' k4 l. D6 r3 E$ ](七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
8 F# h* Z: R+ ]; F(九)公文除"会议纪要"和以电报形式发出的以外,应当加盖机关印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
; y, R& o* v3 J' O! v! p' j) c(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词o
(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
/ K8 W4 O; Z" i& i+ J4 X9 }4 @(十四)文字从左至右横写、横排。在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
第十一条　公文中各组成部分的标识规则,参照《国家体育总局文件格式细则》执行。
第十二条　公文用纸一般采用国际标准A4型(210mmX297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
; v7 O7 \  _& J第四章　行文规则
- x/ `* K: Z) L; Q! L0 @) a( W9 z第十三条　行文应当确有必要,注重效用。
5 c8 H' I8 H; K% u8 v+ n第十四条　行交关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十五条　行文
(一)向国务院的请示、报告和向省飞自治区、直辖市体育局下发的重要的决定、通知、通报等以国家体育总局名义行文。
(二)公布重要行政法规、规章以局长令行文。
$ d* Y* x% S, ?8 f2 x- q(三)国家体育总局(办公厅〉在自己的职权范围内可与国务院各部门(办公厅)相互行文,可向各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团体育局行文。
(四)除以函的形式商治工作、询问和答复问题、审批事项外,国家体育总局(办公厅)一般不得向下一级政府(办公厅)正式行文;如需行文,应当报请国务院批转或由国务院办公厅转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的,应当报请国务院批准,并在文中注明经国务院同意.
* f. r: i0 K' Q! r8 A/ ]7 n第十六条　国家体育总局内设机构除办公厅外,不得向体育系统及体育系统以外的其他机关正式行文。即:各司、局、直属单位不得直接向国务院、国务院有关部门和各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团体育局,解放军体育部门和各行业体协制发政策性和规范性文件,也不得代总局审批下达一些应该以总局(办公厅)名义审批下达的事项。与其他机关内部相应的业务部门进行一般性业务工作联系,确需行文时二只能以"函"的形式行文。
第十七条　联合行文
(一)国家体育总局(办公厅)可以会同国务院有关部门,各省、自治区、直辖市人民政府(办公厅)联合行文;也可以会同党中央有关部门、军队机关、全国性人民团体以及具有行政职能的事业单位(办公厅)联合行文。
(二)联合行文应当明确主办单位。行政机关联合行文,主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、民团体等联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。
第十八条　属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。
9 H0 U( \4 \+ C4 i第十九条　国家体育总局各职能部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,应责令其纠正或撤销。
第二十条　国家体育总局(办公厅)向各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团体育局的重要行文,应当同时抄送同级人民政府或政府有关部门;向直属单位的重要行文,应同时抄送国家体育总局有关(厅)司、局。
第二十一条　"请示"应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。加"不得夹带"请示事项。
% Z4 w* w! j4 R! H6 V7 o% p第二十二条　除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以单位名义向上级机关负责人报送"请示"、"意见"和"报告"。
' o# F- N5 e( |5 n第二十三条　受双重领导的机关向上级机关行文,应写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。
第五章　发文办理
1 e% t9 g4 K0 ?/ o第二十四条　发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
$ K( [; u$ z, m; Z3 d" c2 D第二十五条　草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条　理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定o
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日o
( Q4 T9 ~& ?' t$ v" i(六)结构层次序数,第一层为"一",第二层为"(一)",第三层为"1.",第四层为"(1)"。 (七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名o
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
8 V& r* e9 f5 k( x& c/ V第二十六条　拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定.
  j' v+ h9 X5 O+ k- h* t第二十七条　向上级机关报请领导同志讲话或题词,报请上级机关批复、转发文件,报文单位在报文时应代拟出讲话稿或若干题词条　目及批复、转发文稿。
第二十八条　核稿
+ {* t. m4 Q# |1 `公文送负责人签发前,各级领导应当认真核稿,并在核稿栏中明确签署意见、姓名和核稿日期。
(一)送总局领导签发的文件,由厅、司、局负责人核稿。
(二)送厅、司、局负责人签发的文件,由处长或副处长核稿。
* A  f7 t: u$ A5 [. J第二十九条　公文送负责人签发前,应当由办公厅(室)进行审核.
) L; q- Z  {) K(4)审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等,内容有修改的,报文单位应改排清样后正式呈报。
& i1 E) y: q- k7 d3 e2 v5 @(二)审核分工
. U- x, D  c7 Y4 T# C) @1.办公厅局长办公室负责国家体育总局上报党中央、国务院和各厅、司、局报总局领导的文件的审核工作。
+ n& B; I: @/ X2.各厅、司、局的综合部门及各直属单位的办公室负责本单位公文的审核工作。
第三十条　签发
(一)各级领导应当认真审批公文。主批人应当在签发栏中明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意。
(二)国家体育总局向党中央、国务院的请示、意见、报告,提请国务院审定发布体育法规由局长、党组书记或者主持工作的副局长签发;直属单位上报总局的请示、意见、报告,由单位主要负责人或者主持工作的其他负责人签发.
" c. r! D& ^% f( T$ o' k% s(三)国家体育总局向国务院各部门和体育系统印发的政策性或内容重要且涉及面广的公文,由局长、党组书记或者主持工作的副局长签发;其他公文可由局长授权的分管总局领导签发,分管总局领导认为需经局长、党组书记审签时,应另加签注。
" m# j0 b4 h' L  z! D: g# ?(四)联合行文一般由主办单位首先签署意见,其他单位依次会签。一般不使用复印件会签,会签栏内的单位级别应当对应。
) V. a! i/ x$ h$ w! d; k(五)以国家体育总局名义发出的以下公文,由总局领导授权办公厅主任、各司、局司长、局长在各自的职权范围内签发(主任、司长、局长不在时,由主任、司长、局长授权的副主任、副司长、副局长签发)。
: r! r' F6 k5 ?' l1.根据已经总局批准的年度外事计划起草的一般性外事活动批复、接待通知;同意地方体育团队出访的文件。
( q' k; N6 H8 L* j7 c2.办理批准零星基建项目、经总局领导批准的年度计划内基建方面文件;申请经费、报送预决算及体育事业中长期规划和年度计划以及各种统计报表;批复直属单位财务预决算;下达经总局领导批准的体育场地维修、体育事业专款及其他经费;申报进口物品免税、办理海关手续等。
' t" x  u) G1 r* C7 r) D* D$ W, U3.答复全国人大法工委、国务院法制办、有关部委关于法律法规征求意见的复函。
4.按有关规定,经总局党组通过,办理处级及处级以上干部的退休、享受司处级待遇、工资调整的文件。
5.已经总局领导批准和总局党组会、局长办公会、局务会议讨论通过的事项,需要以国家体育总局名义行文,可以不必再经总局领导审阅的文件;向有关单位行文必须盖国家体育总局印章而不必经总局领导签发的函件、报表。
(六)以办公厅名义行文,按以下程序审签:
# p! ^6 e" r( l1 `6 a8 y& H1.涉及重要事项的,各司、局负责人审核后送办公厅领导签发,必要时,由办公厅领导报请总局领导审定。
  z! X& u- P+ N7 O: m2.其他一般性文件,办公厅起草的,由办公厅主任或副主任签发;各司、局起草的,由司长、局长或副司长、副局长签发;直属单位起草的,由各单位负责人核后报总局职能部门审批。
9 u( V0 H! g! D6 h* Q1 G/ j第三十一条　复核
公文正式印制前,应当由办公厅(室)进行复核。
2 }+ b9 s' X/ t4 s& |4 z(一)复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
(二)复核分工
1.办公厅局长办公室负责国家体育总局上报党中央、国务院文件的复核工作;
2.办公厅秘书处负责以国家体育总局、国家体育总局办公厅名义印发的平行文、下行文的复核工作;
/ ^8 J: p: L  ]5 Q8 f3.各司、局综合部门及直属单位的办公室负责以本单位名义印发的文件的复核工作o
; u& a- {+ ~% `7 s) ]6 B  b% `(三)经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
9 u8 q) U3 J0 M第三十二条　公文由承办单位负责终校。校对人员要严格通校文字、标点及公文格式,做到准确无误。
第三十三条　缮印
" _  n( G4 H5 N- h! Z公文应严格按照《国家体育总局文件格式细则》的要求印制,公文印制应当整洁、美观,份数准确。
第三十四条　用印
公文应当加盖印章,用印前应当对公文进行全面审核,不得在文件的空白页上盖章。
第三十五条　分发
) q+ G0 G/ m6 ^3 P$ T(一)上报党中央、国务院的公文由办公厅局长办公室登记后发出;上报下发的重要法律、法规性文件由政策法规司法规处登记后发出;其他公文由承办厅、司、局登记分发。
& |3 H' V* M. h% i8 X& d# _- n(二)封发公文要做到准确、安全。书写信封要清晰、规范。
7 _! X+ T+ l% G0 }(三)秘密文件应当注明秘密等级,绝密文件要在信封封口处加贴密封条　或加盖密封章;利用计算机、传真机等传递秘密公文,必须采用加密装置.外发公文一般由机关服务中心文书处收发室统一递送。
0 M, W0 O" p6 T1 ^8 S第六章　收文办理
0 g+ d! t: I9 @& n/ Z第三十六条　收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文工作分工:
(一)送国家体育总局的文件、电报、信函,由办公厅秘书处登记、分发、催办。
, H5 @" R( g6 n% m  b(二)送国家体育总局的机要文件、电报,由办公厅局长办公室登记、分发、催办。
+ G& T! L: G- j4 D7 J; x, N(三)送总局领导同志的文件由办公厅局长办公室办理。领导同志亲收件交本人收拆(授权他人代拆者除外)。
$ `# s! R0 k5 M0 O1 S/ Q1 [+ d7 W2 i(四)送各厅、司、局、直属单位的文件、电报、信函,由各厅、司、局和直属单位的办公室登记、分发、催办。
5 Z7 i2 u9 \5 S8 Z(五)境外寄送给我政府体育部门和全国各体育社会团体的函电,由对外联络司或者行使行政职能的事业单位收拆。
/ _7 i0 Q2 M8 Y' ^(六)收文登记包括编号、收文日期、来文机关、来文字号、标题、附件、份数、签收,紧急公文、电报应当注明交接时间。
! R* N; g6 i% R( \第三十七条　收文审核
' H) ?# M$ C" U7 ~( `) L- V* o0 {收到需要办理的公文,办公厅(室)应当进行审核。审核的重点是:是否应由本部门办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
: O8 I! A4 o& p, e# k5 s' J+ _第三十八条　分办、承办
4 ?" O8 M0 S5 p$ i$ v- v(一)经审核,对符合本办法规定的公文,文秘部门应当根据各部门的职责范围和文件内容及时提出分办意见,分送业务主管部门办理;重要公文需先送部门领导阅批后,再送有关业务部门办理。
(二)需要两个以上部门共同办理的公文,应当明确主办部门;文件内容所涉及的职责暂时无法界定的,由办公厅(室)与有关部门协商后提出主办部门,必要时需先送办公厅(室)负责人阅批后,再送有关业务部门办理。
' ]& K6 X8 o5 f/ t, l(三)紧急公文,应当明确办理时限,特急件随到随办;急件应在l-2个工作日办理完毕。
(四)经审核,对不符合本办法有关规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,应及时退回呈报单位或交办部门并说明理由。
第三十九条　承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推楼。各直属单位需要审批答复的公文,应当在7个工作日办理完毕;各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团体育局及其他单位需要办理答复的公文,应当在10个工作日办理完毕;紧急公文应按时限要求办理,如不能按规定期限办理完毕的,须向主管领导报告,必要时应当向报文单位说明情况。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
' b1 J. ?3 b/ L7 t7 d6 p第四十条　收到上级机关下发或交办的公文,由各单位办公厅(室)提出拟办意见,送部门负责人批示后办理。
第四十一条　公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。
2 A2 M3 o( \: m7 v2 d6 o1 l第四十二条　审批收文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
1 \+ y% u, s  W0 V: Y1 b3 |0 ^第四十三条　对送负责人批示或者交有关部门办理的公文,办公厅(室)要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办5一般公文定期催办。
第七章　公文归档
第四十四条　公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第四十五条　归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。
第四十六条　联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
! K/ N8 S* B+ j9 ~! v. O$ C" O第四十七条　本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第四十八条　归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
7 y. x! A2 I, p, b7 w3 z/ b- @第四十九条　拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
0 S* l9 b% I+ S! ~6 O. }第八章　公文管理
& [; ]' k7 f/ p第五十条　公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
% T8 O1 ^; T: s$ V( I第五十一条　文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第五十二条　公文运转过程中,文秘部门必须加盖收文章,由办公厅(室)及承办部门按程序传递签收,严格履行登记手续。
9 c8 d; Q2 `  U$ _第五十三条　厅、司、局公文处理过程中统一使用办公厅制发的"公文处理专用夹",紧急公文使用绿色文件夹,秘密公文使用红色文件夹,其他公文使用白色透明文件夹。
第五十四条　上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
. Q; G: U* m- n' D. o* `6 A第五十五条　公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力.
8 B* R8 a+ G! k8 F$ {, J$ J" f0 }: D第五十六条　公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章.
第五十七条　公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
* `1 C' b- S% c3 V第五十八条　不具备归档和存查价值的公文经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准,可以销毁。
8 }8 Y0 ?3 g" ^第五十九条　销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
" n6 D- v) P- d* x( i) R第六十条　机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第六+一条　密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。
第九章　附则
) j2 }0 U+ r2 w- N! g第六十二条　本办法自2002年6月26日起施行。1994年10月1日起施行的《国家体委公文处理办法》同时废止。