老秘谈怎么写公文之五：语言使用得当

不同文种的语言特色是不同的：指挥性公文（如指示、意见、命令）的语言，应色彩庄重；知照性公文（如通报、公告）的语言，应通俗具体；报请性公文（如请示、邀请）的语言，应恭谨明确；法规性公文（如条例、条令）的语言，应简约规整；提要性公文（如会议纪要）的语言，应概括凝练。总之，语言使用要得当。
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语言使用得当，关键是公文的语法语气要恰如其份。所谓语法，也叫“文法”，是语言的结构规律。语法包括词法和句法等。语气，也是语法范畴之一，通过一定的语法形式表示说话人对行为动作的态度。语气，有的是陈述语气，有的是虚拟语气，也有的用语气助词和语调来表达。语法和语气相辅相成，不能截然分离。但是语气决定使用什么样的语法，而语法又会强化语气效果。语法语气可以反映和表达出行文主体的威信和影响力，产生良好的社会共呜效果。在起草机关公文时，必须针对特定的事因和对象，注意机关公文的语法语气。把握好公文的语法语气，可以充分表达出公文或者其他各种文字材料所要表现的内涵，有利于提高国家机关在社会管理中的影响力和号召力。同样，领导的讲话、报告、讲演等也要注意语法语气，这样能进一步体现领导者的讲话意图，有利于实现领导者所要追求的目的。

! Q( ^% n4 H4 W1 N" s（一）词法
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5 C) b* h$ V& {5 T公文写作，在遵守写作一般选词规律的同时，重点是掌握好下列修辞方法。

１、敬词。为了适应上行、平行文的意境需要，公文写作中应当注重敬词的使用。所谓敬词，即表示尊敬的词语。敬词多用于公文主文尾或开端，如“请”、“贵”、“遵照”、“呈”、“报请”、“谨呈”、“为荷”等。
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) ^* c. K3 _: J1 T2 e( h, m２、雅语。公文要求在公文写作中尽可能使用雅语，不用俗语，这是公务活动的严肃性在公文中的体现。所谓雅语，即比较典雅的书面语。在雅语的具体运用上应注意，要用规范化的书面语不用口语，即是用雅语，有的典雅词语如“夫人”、“先生”之类，除因礼仪、引用等特殊需要，一般情况下不使用。一些文言词语虽然文字简明、含意深刻，但要酌情使用。

3 Z6 O0 z- O" r: j- v0 y/ z) Z３、强调语。公文中的主张、意见、要求部分，常常大量用强调语作为每一部分的开始词。所谓强调语，即带有强调口气的词语，多是一些能愿动词，例如“要”、“必须”、“务必”、“坚决”、“严加”、“禁止”、“不准”、“严禁”等。

４、进解。对前边使用了一个词，接着做出进一步的解释，这种解释的目的或是赋以新意，或是拓宽其含意。进解方法，在前词与后解之间或是使用“就是”，或用“即”，或用“也就是说”等。运用这种修辞方法，可以给读者一个完整的概念和更加准确、清晰的印象，有利于防止歧义。

& m1 T9 [) i# @  |/ a５、警语。公文写作中为了做到言简意赅、发人深省，当多使用一些警语。警语在公文中运用主要有三种：一是以格言为特征的警语。如“失败乃成功之母”、“吃一堑长一智”等。二是以成语为特征的警语。“两袖清风”、“一身正气”、“为政清廉”等。三是以比喻、歇后等辞格为特征的警语。如“夹紧尾巴做人”、“老鼠过街，人人喊打”等。

６、换字。它也是在公文写作中较多使用的一种修辞手法。所谓换字，就是为了语言表达的准确、形象、明快，将比较固定的一具词语中的某一个字临时加以更换。如“与其说他向前看，倒不如说他向‘钱’看”。可见换字可使语言很有说服力，铿锵有力，十分生动，形象逼真。
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, m' a5 y% d, k2 f! F（二）句法
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切实掌握公文写作中的常用句式及其特征是十分必要的，它不仅可以提高公文写作的时效性，而且可以把公文写得言简意赅、鲜明生动。公文句式的修辞，除遵守一般写作句式修辞规律外，还要按照公文写作的特殊要求，突出自身的句法特征。常用句法有以下几种：

# A  i3 `5 R4 A0 z" }' C１、以“为”、“为了”做句首，以直接说明目的为特征的句式。为了把行文目的准确、简明的表达出来，便于受文方理解和掌握，常用以介词“为”、“为了”做句首，并切直接讲行文目的句式。说明上又分为两种方法：一是在“为”、“为了”的后面直接写出目的、对象、内容。二是先叙述所提出公务活动中的问题，尔后在“为”、“为了”的后面用“此”、“这一问题”以此说明为什么要行文。如“为此，特布告如下：”，“为了解决这一问题，特作如下通知。”这样做可以使文字简洁明快。

２、以“数词”为特征的浓缩句式。为了言简的需要，在公文写作中常对一些内容特定的长句，通过附以数词手法，进行高度浓缩，使之言简意赅。比如，把党的基本路线概括为“一个中心，两个基本点”；再如“两个转变”，“三改三加强”等。浓缩句式要借助于数词或数量词。采用这种修辞方法，应当注意切勿为浓缩而浓缩，使句意难懂，甚至带来歧义。

( t  s* Y3 F$ K３、以“综合”为特征的综说句式。使用综说句可以使公文达到简洁、精干的修辞效果。所谓综说句，即把几个并列成分联结在一起，由句中的一个相同意思的成分综合成句的一种句式。这种句式一般分作两种情形：一是综合修辞在前，并列成份在后。如把“实现干部革命化，实现干部知识化，实现干部专业化，实现干部年轻化”，综合为“实现干部革命化、知识化、专业化、年轻化”。二是并列成份在前，综合修辞在后。这种用法前句多用虚拟语气，如“只要×××，只要×××，只要×××，就要×××”，可见不仅节省文字，而且铿锵有力。
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４、以“将”为特征的宾提句式。一些批转、转发性通知及载运总结、计划、调查报告等非法定公文时所用的法定公文（即文件头），通常在开头起笔处采用这种句式。这种句式会使语言刚劲有力。比如：“现将《×××××××》发给你们，请认真办理。”“现将《××××××》送上，请审示。”

( t+ _, x4 b5 h５、以“是”、“妥”为特征的重后句式。公文中请示的结语，基本上采用重后句式。所谓“重后”，是指一句话中两个截然不同的含意，一个为“虚”，一个为“实”，而且“虚意”位前，“实意”在后。例如“是否可行，请批示”、“当否，请批示”。前半句是“虚意”，是作者本心不愿看到的。后半句为“实意”，是作者的真正意图。请示的结尾采用重后修辞，不仅文字精炼，而且，体现了作者的肯定性要求与工作的严肃性。。

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一、 明确发文主旨

7 M( I0 X7 n3 D) w3 q任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：
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1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

0 m3 @! i5 c, I2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。
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2 S! ~. p* E1 c6 Q/ A! u  s3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

3 c8 u3 C1 m0 b8 q0 q; I& s二、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
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# I$ v1 l+ d! [2 o5 _) C怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。
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总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
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- A3 K3 \' p' r* e% d& W1 A三、拟出提纲，安排结构
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5 U' C* J6 z" V$ v$ j' e* J在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

. ?$ Z; P( l/ O$ g. U提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

3 O3 A5 Q, G9 D- n: b1 C; M; H6 F7 C拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
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/ t. a* o, i+ E0 [四、落笔起草、拟写正文

( r' l  d8 t% x% X$ J结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1、 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。用材料要能说明问题，做到材料与观点一。
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, a" _1 P+ F! d, s! Z. g5 \6 q& y在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2、 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。
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五、反复检查，认真修改

* O! H+ E' w4 H' A! Q& y3 _/ `0 e' J. z初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复 修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。只要认真，有耐心，写公文也不难的！  
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一、 明确发文主旨
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任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：
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1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

# j2 `( {( v; l0 v9 p. I5 ]2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。
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3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

" z: F! d" {( y; |0 l4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

: ]! n/ D: m, w; j( E8 g4 A( |二、收集有关资料，进行调查研究
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/ ^9 i  A' D! y发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
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: c. z  K$ ]* q" T怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。

4 E1 r: p  ^' S9 k总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
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三、拟出提纲，安排结构
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在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

7 q1 V% j  d7 v' m& Z提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

6 N; h: N/ f2 k* a( U四、落笔起草、拟写正文
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结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1、 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。用材料要能说明问题，做到材料与观点一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作汇报介绍。
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6 Y" P% B2 I" V; ~' b' ^% u9 p" w2、 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。
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五、反复检查，认真修改

  T$ C. K# t  o/ I) ]1 a7 J初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复 修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。只要认真，有耐心，写公文也不难的！  
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四、努力深化公文主题
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    公文的主题，是通过载体内容所表达出来的明确意图、基本意见，是行政目的和行文目的的具体体现。有些文种的公文明显地呈现着旨意性、直白性、具体性，并不存在多少深化主题问题。但也有许多公文确实需要深化主题。所谓公文主题的深化，就是主题向纵深层次性发展，呈现出由低向高、由浅入深、由粗到精，由残缺到完整的态势。

    （一）公文深化主题的重点
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9 o/ ?& l% G6 f  T0 ]6 k    １、深化领导意图。公文的主题是制发主体行为意志的体现，承载着领导集团（班子）旨意的传达。剖析并表现领导意图对表达行文目的有积极作用。领导意图最初表现的形式的比较复杂的。有的十分明确，有的仅是个倾向，有的比较零碎，个别情况下还有意见分歧的态势。因此，对其要进行提炼、深化处理，形成一个正确的领导集团（班子）的旨意。这个深化过程，一是补充完善。领导人的新思想刚刚产生时，由于认识和实践的局限，很难完全正确，这就要调动各种手段，综合运用多方面的知识，从实际出发，把它系统起来，成为完整、严谨、系统的领导思想。二是凝炼提高。要经过智囊组织的熔炉加工、优化、磨砺，再送入领导思想体系。三是延伸挖掘。要善于分析领导思想的发展趋势，按着这个趋势拓展思路，延伸思维。这种伸延不是随意的而是从工作需要出发，从客观事物的展变化的实际出发，有所突破和创新，使新的思想始终保持一种对工作的最佳导向力。深化、完善领导思想意图，是一项富于开拓性的工作。要善于学习，培养分析能力、判断能力、推理能力和综合能力。

    ２、对客观事物的再认识。公文主题是通过各种具体材料支持、丰富和完善的。各种材料与主题内在联系的关联度高低，对表现主题有很大影响。材料是客观事物现象反映的一种客观搜集。不同的材料，对客观事物的本质反映也不同。一般来说，材料所反映客观事物的本质及其内在联系、规律常常是蕴含在深层次里。事物的本质最能揭示主题。因此对材料要进行分析综合、概括抽象，注意向深处开掘，尽量挖掘出事物最本质的东西，对事物要着力探求其思想意义，要在事物所显示的多方面中找出最主要最深刻的方面。这个过程就是对主题的深化的处理。
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( X# n+ a$ h% p' u9 [: J. h    ３、政策策略的具体完善。党的路线、方针、政策包括策略思想，一般通过会议或纲领性文件下发，贯彻到各级组织和各地区。但路线的贯彻离不开具体问题、具体事件、具体政策。公文深化主题，必须紧紧把党和国家的路线、方针、政策与当地实际相结合，创造性地揭示在具体问题、具体事件上的意义，对具体事项上都有的现实、明确、具体的表现，把党和国家的政治意图明确在各项具体事物中表达出来。
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    （二）主题深化的方法

' H: n" ^# h" n  C2 n, D    主题确立以后要讲究深度，即立意要高。务虚，就要把话说在点子上，一针见血；讲实，就要把怎么办说清楚，拿过来就能干，有操作性，切忌在半空里论过来、议过去，主题散而不清。这就要求撰稿人具有较深的思想理论功底，有较高的政策水平，有较强的逻辑思维能力，能透过事物现象看到本质，加强对客观事物的深刻了解和理解，掌握、理解党的路线、方针、政策，材料积累丰富并能熟练地掌握写作技法。

4 i+ s, n9 i# S1 [    １、敏锐察觉发现问题，尖锐、鲜明地提出问题。对客观事物中的问题要有敏锐的“触角”，能够有深厚的洞察力。在众多复杂的社会现象中发觉问题，并且敢于旗帜鲜明地表现自己的观点，阐发观点，一针见血地提出问题实质，发前人所未发，言前人所未言。提出的问题发人深思，超前意识强，具有强烈的思想性，将产生较深的社会效应。这种方法对深化主题有着强烈的震撼作用。
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    ２、深刻全面分析问题，立足本质剖析问题。主题的深化常常依赖于对问题深刻、全面地分析。要运用逻辑思维透过现象抓本质，由表及里揭示事物的内在联系，使主题在强有力的说服力下得以深化。分析问题要用层层“开门”的手法，把主题自然展开，在分析说明问题时，运用“是什么”、“不是什么”，“为什么这样”、“为什么不那样”，“为什么应该这样”、“为什么不应该这样”之类正反结合、层层深入的论述，使内在的逻辑力将主题深化。
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7 p8 k7 U1 ~, I. a2 L7 ]    ３、标本兼治提出措施，正确合理解决问题。根据事物的客观和主观条件，把握其主要矛盾，科学地提出对策，是深化主题必不可少的内容，表现着深化主题的目的性。公文是以行政目的为依据而发，最终是以是否解决问题来衡量其主题正确与否、主题深化与否。例如，一篇调查报告，一个工作意见、一个工作规划，从提出问题、分析问题到解决问题，就是主题的深化过程，也是思想升华的过程，并能深刻地揭示问题本质，是深化主题全过程的表现。
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好文章，好好学习………………

重后句式。公文中请示的结语，基本上采用重后句式。所谓“重后”，是指一句话中两个截然不同的含意，一个为“虚”，一个为“实”，而且“虚意”位前，“实意”在后。例如“是否可行，请批示”、“当否，请批示”。前半句是“虚意”，是作者本