办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

- F  `+ h% X4 D8 P加强办公室建设与管理
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( P2 R1 |0 ]( L: h8 n5 B& j/ R一、办公室人员岗位认知与基本职责

2 Z, {6 |* g6 l' r8 f二、加强办公室建设
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- b5 A/ N3 z# z! a三、办公室办会工作基本规范
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) c, h7 H! A- ^- O9 X* p- k9 J四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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+ F& ^# N) T5 W/ M; V1 T（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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! A9 r" e9 c; q- c2 x职能定位：
1 S! A$ S' k0 i
, ^8 X& x9 M  O, M  q9 J行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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- T* i+ G( H/ D0 Y  P+ D（二）办公室工作内容与特点工作内容：

/ Z" J5 t+ ^7 [, R按性质分：
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# _1 n, S3 j3 |& U7 f  g程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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% s, j& M0 E* g& ^" z: ^$ q按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

( V% l- q+ W( G+ L综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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4 S& r. x3 E6 V- |" S( c- a9 U一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位

% T- W2 F- s0 B. R% C办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

& c2 C4 l+ F: [3 p8 ?（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

; g( V9 ]  B+ m9 ]! @. Y+ m& e二、要认真细致；

( n9 K4 q  }7 N1 B! W三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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  b! v! x) u$ I9 ]& h( D) m" f1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

. j' m! @) N, a" ^6 v9 d, \政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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9 B2 L% }/ [6 e4 F% c责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
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1 l' Q7 q3 A' @& x* z2 v（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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7 w8 c5 y1 X4 y" a+ ]$ E调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

2 }" _# V! J/ R$ G" Q思维能力。善于思考问题，抓住关键。

3 p$ C% d- y  C0 g! l% |7 Q表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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# i5 B7 E# j: d5 ~（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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2 w9 {6 h; B8 p. j3 p0 q注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。

（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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1 Q8 p& S$ Y- i2 b做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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! m: a% m9 a! j7 r$ r全局意识

5 @. V6 e+ C: n) W责任意识

创新意识
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奉献意识

4 ]9 _; K  |) L" J# C信息意识
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0 J+ }5 U4 p" z, i程序意识
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  G* S# ~( Y% [) t学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待

. P# [/ c! Q: O! _$ V/ ]: L& H/ N' \领导测评办公室人员的20道题目
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' B. d2 M4 r1 g* ]1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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1 E$ \- T7 e$ V1 x# f他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

2 J/ M! Q8 c5 o4 P+ W7 J( w" n领导测评办公室人员的20道题目
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. {; ]8 D1 C0 V+ m" n5 [% n8 M5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

  ~3 x0 s4 e: X能否制订新的工作制度或工作程序?
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/ n5 D0 y" a2 R+ S7 b5 C% E; M: h他的工作有条理吗?
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7 W& Q5 p/ H# K4 M1 p7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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# `0 X! z. _, q" i5 m5 U/ ^8．他能否提高文件运转效率?
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8 e/ b0 A6 \$ t4 |8 p% c能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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  J. P" X) A# |! @. ]5 m3 y领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

9 ^  V9 u2 }/ S9 t9 y$ ?1 U当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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' L7 X/ X" e0 Y4 w3 w* y8 F你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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2 z! n: U5 I6 U' d1 l$ d* G+ F是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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3 X2 F( O+ q4 N- `  y/ y而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

: o# x6 y. ]# _3 T0 o# Y14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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7 `' D0 c" `2 Y# p8 {% l15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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: E, q% U* C' C. B* i& v16．他是否按时完成每天的工作?

' j9 v- T+ C; v7 z; u是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目
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3 k* @7 L; A3 _# T! d17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

% F) x/ w$ C8 h18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

- f3 c& e/ _6 A: t- |) c20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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4 s1 ^$ }( D1 [启示……
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二、加强办公室建设

8 J9 }9 p" j& [5 d& a- T/ |（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境

" j" A+ P% [- r; J7 T; W2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围

( B, E: ~) }  T" _& `- b2 o  ]4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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5 E) E/ i$ S! |0 c3 m& A/ c良好的礼仪形象
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% A4 k3 Z8 ^9 ~  r* z良好的电话形象

( Z0 N# q( v2 F  p7 o良好的文字形象

6 m  g7 n9 m3 X+ b0 q5 V良好的语言形象

二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

, d4 S$ t, c8 ]5、随时让同事知道你对他的感激；
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' X" [3 H4 V! P2 o6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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9 N/ W2 B( h) i& Y5 ~0 S* ~7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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- \0 T$ R) S6 A. X7 ]8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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4 i; o& K6 V% ]: f" B. l5 C5 `（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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) p: \( S0 D: L% C: b1、设立会议承办部门和服务机构
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0 d/ S( V3 g! X* y2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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; k) I5 Q% G5 D& j; Y! M3 \6、确定与会人员名单以及会议编组方案

1 y' w2 r! Z, ^" X7、会场的布置工作

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3 c! K3 N/ e* c' K% \衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~