职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 5 U6 C5 W! [9 h( w0 D
9 [! J/ Q. e' x 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
: K, O) e8 ~' k' P3 H! a/ N0 g t$ t g
一、秘书的职能
7 S& Q/ a2 y( s( i) g t 1.辅助决策
+ G; ?% {+ m. E0 Q( B7 n. X
* @& H8 s& p. i: V （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 ) a5 F; B+ }. F, A. E* @
6 [1 Y* Z& D7 U9 s8 ] （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： - ?0 k% M: G( K) Z4 k
' `1 E: c- o; X$ p 辅助内容的综合性
8 H( W; _ D m7 B5 ~" Q6 }) A* Q4 x) t' o+ S9 r: T, J' q
辅助时间的经常性
& _. {! I' c- D9 z# \) y
% Y8 S! t9 i) I [$ t/ w 辅助环节的全过程性 ! c9 R) J1 A! {
3 D/ R0 T8 }2 v) S' F" ~" T （3）、辅助决策的原则
4 P; O+ U |7 w, [" p. z+ C7 k$ g1 x( E
超前原则 & M% ^* D8 c! c* P
; A% N; W/ L2 Y1 G8 _6 ? 定位原则 * q* v+ N1 c. |* H- c1 P
+ g9 J' X0 x) X3 q$ J) Z
信息原则 * J) ]$ Y5 r: O' I, U& l
+ N6 \, J! ?7 }' }4 ^: A7 ^! J" x3 D 谏诤原则
8 k* s$ e7 `/ W t7 Z
0 u# _6 t- S/ |4 E8 ^2 [3 o （4）、辅助决策的过程
# G0 G( x1 `& G: D8 Q, L$ d: S
- ^8 V) f7 H* v' G2 x 协助领导确定目标 9 i) a* C1 ]% Q' ^
2 y D% j' f1 M0 R+ r. u! q
协助领导设计方案 / `+ f7 a# V3 A% {# s, r9 \# J- b
$ Y8 y) s6 Q) W. x
协助领导评优选优
3 u' } ^) E2 O3 j
5 k) Q2 ?$ ~( B4 J2 [- }8 G* E7 H 协助领导实施反馈 , [5 S+ L# L" j* o
$ C3 Y- b9 `# }+ [) F: t
2、协调关系 # H" Y, ]- w, w5 g
+ S. w1 I( ~) K0 S
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 ; J! R8 F1 Z6 u/ D. b: @8 Q
* T; c: e# Q; U" T6 k5 \$ ~8 c （2）、协调关系的特征 & r3 W; ~/ Y8 d! g
" ]: g: o- w' B2 T 从属性
9 Q/ f4 {3 C9 p M9 F, Y! R
4 T0 b5 N* N% c: c 广泛性 c+ ^' V& s: k3 |; b
, ?9 e9 a; ~$ f+ r
间接性 ! H- L+ k4 J2 \( ?
( N4 a6 s9 h3 e; H, u7 R, O
（3）、协调关系的原则
' Z. Q6 b! Q" n7 T7 n6 c# w& x' ^+ y- B9 d0 R
政策指导 7 R6 k5 s/ f0 |& N
* G7 ~8 h' T4 ~% l X) }3 d 客观公正
2 n8 z* U2 R6 ^ b1 h: z* H& T. B
平等协商 + p/ ^; Q3 f) s9 q3 Q) I
( W; b5 O- y& I3 V3 _
注重整体 . k# w- `; f- O7 y) M; w$ F A4 ]2 }+ ?
% F d3 a5 [ V$ I& h- ? v
灵活适度 - T: t4 L5 k6 Q* u8 l7 Y3 E6 s
8 |) Q: m' d9 M6 @) z （4）、协调关系的过程 , a0 J# e$ S1 _1 n4 e( i* \: w+ J
- L D4 C- x( C0 L" j0 d 摸清情况
$ C4 w9 T! S3 g8 c& T. u S; r% ]
2 b' \8 R% ]8 R1 P8 \1 k: _% K& P 找出症结
4 Z, Z0 K* [1 n* X% B9 T; k5 W. O$ w. Q9 z9 `
恰当协调 5 b: ]* x% N0 f9 t7 o" n+ Z
/ W$ Z) O/ l% {" C 督促落实 ( e6 d% y' @5 z9 Q, w& O- T, d
4 Q1 t! {6 M$ F5 R) `
检查反馈 4 a6 v% ?7 U ]3 v. g
# c7 M$ s+ l* i
3、处理信息
/ \% p0 c- ~* e5 _- L" ~7 \- y6 W2 m3 r
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
' X m2 X( l# z3 L2 Y" H5 l9 {; h6 _
（2）、处理信息的原则 & w9 I% I6 l# S8 Y% H
" h# R2 X0 K- K
及时性原则 ! x& K. f9 i' x0 B3 ^5 x
$ k% }, m# t- [" \2 n
保真性原则 9 O7 z; d9 B" |8 H) F8 O
- w8 ^* `5 g) Z0 g 适用性原则 2 P6 e$ O( T z" \
$ W* i* B$ G7 Y4 s, C4 B& P 预测性原则
9 B$ c; s! h/ C$ C. p: `! g! D# t# }: l2 r; b; i& I( V
（3）、处理信息的内容 . w+ Y! {2 E/ N
4 u* K) ` O4 l5 D& w3 E. d
历史信息
9 ~' J& J) ^5 A8 M3 c' j% k, n% h: H
上级信息 " Q# @/ P% `8 D6 T' Z1 @
5 S c& X! S5 s# P& h 内部信息 & l( y# F ^& s- O
q) m( |; H1 V4 K+ X
公众信息 & ^) x3 b, Y- E- A5 P' y+ Y) V" U
+ n1 W i! q; l' I 社会信息
' V- k5 W8 L; p9 {: F+ V- t% q* t+ Y+ Y: L: n3 {
（4）、处理信息的过程 ' W& f: m" W! g M$ k& b* e
( E0 h8 ?. i1 L7 G, L; r+ r 信息的收集 2 n0 h& e$ x# @9 r/ [5 H% O
5 f; I; ^$ p( z/ c
信息的加工 1 N. ?& w: a- s E
2 ^8 l* j$ W4 b- z
信息的传递 6 [6 [5 d' b- |9 u$ J
% \# P1 b! f, L, a( \$ U 信息的反馈 1 `$ j- c# `) G( U8 k6 R
4 h9 s: l' O3 n, O0 D 信息的储存 2 U+ d% b' @! T3 b- ~
/ t O+ ?+ ?, n6 h
4、办理事务 : g ?, H5 b+ G2 F1 A
0 K3 [; a9 a' ?5 Q3 F0 V （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 6 J" F1 {/ P! ^" S" I$ K C
% f( ]4 C: \. X! G! r （2）、办理事务的特征
6 u# E9 r# d& D# }6 h3 u' [+ B
综合性 8 y+ E6 @) Y0 x* E+ R+ E
5 s& C# @4 v9 ]
服务性 6 S6 X. ~% m& v s1 }1 ?0 q
& r- ^+ p# N8 O5 B; W \
繁琐性
. d4 I( O$ H! |4 O I0 j, ^' ^' E$ X {( ? L6 p- `
突击性
, {4 I" z' r6 c
; ?7 q" P1 [; W （3）、办理事务的原则 . y9 h1 B! j' g
3 l8 g& Q6 s* m4 O
被动中求主动 * t& V" C6 ?: W5 g' L% l4 K
1 S4 x/ @4 s6 Z" c0 _+ j: w* c
原则中求灵活
* I% E+ x8 p4 l% `' H0 e3 Y: X* `, X2 a. s# A3 a# J* w( _
繁杂中求规范
( |. d2 s2 d0 @1 P% b% c. P- ^2 I$ k
（4）、办理事务的程序
4 V5 \' `2 k4 B2 W% p1 T% {; _
: q6 N5 u( l2 v! n+ Q 自然程序
^7 E& Q1 p G% b |6 t
0 ^8 m, R) e6 Q 理论程序
$ F* W$ i, b5 o1 p) i0 \- a
9 s# M8 b; o+ j6 \ 指令程序 : o# h7 z' {# J) ^% x
% M* E: P2 |3 t- F1 }5 T: c" \. ]
法定程序 " J( O+ M& Z* U5 ]# C) S
1 U; e' [) ~, p5 n6 X 技术程序
0 _) n Z) B6 ~, `' ?6 h- O
, j2 D$ X+ d: U, `3 T 习惯程序 / t7 R* O& Q2 ~0 [/ _5 g* O' b" o @
$ A% Y# q/ e& E) J; E- z& T5 B6 \
二、秘书的职责
1 r" ^8 c& J4 E6 U; L3 |5 j 大致也有以下11个方面：
- M1 Z/ s. }1 V: v( `6 P+ ?, A, {3 q# U
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
3 h& ~. t/ q# o; ]# {# _0 s; t
3 \4 y. K7 Q; s3 c+ y$ A 接待事务（来访接待、安排服务等）
7 Z# P3 ]% i0 ?2 c6 P [ {
$ ]0 _, h6 Y( l+ w4 [ M 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 7 p) d/ a3 L8 f: w1 L4 }5 b
- `. h% }% R5 ?/ b2 t6 e
行政事务 1 Q! ^' _ O6 y3 H9 X5 B
0 n- Q" V3 J3 [3 M. y6 w9 u
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
" ]9 t3 L8 a5 o3 w: ^
! ^, M1 W' l L9 U 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
: {4 n# U1 s4 s2 t9 t/ Q h* u: p
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 0 f: \' G- X9 {
( k" i7 W9 \ t" {) Y4 a 写作事务（各种文体的写作） 7 S4 P# q9 C9 |, J2 x X6 S/ Q
# d+ p$ A& T& A: H" \ 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) ! {6 |" |& P7 Q
3 D; w/ D% v/ k- O% ^
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 6 z* x! `, J8 m T! T. E
" k8 }. f) ^/ X3 ~! r 其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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显身卡
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