职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 7 m b9 I' z% I1 i- E* Y
( i, i! H7 H9 _4 R- L+ Y
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
, `- ^. e0 E: R8 }$ u4 k$ s( r" P5 h! q- X# u
一、秘书的职能
1 N7 C# S. I! J& K% Q) z" Y 1.辅助决策 + `! z8 W) |7 X5 \2 m7 H
0 i2 k: I; }0 I) H5 w- e7 O （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 ; [1 C" c$ t' H; T7 j$ o ^
! I8 v8 ]! [+ z/ Q
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
1 X+ {3 _: l2 x! ]; o9 j; m. `" ~7 Z
1 }) L% j% |5 x2 \, P, p 辅助内容的综合性
( s& g% G) V: |; k Y( q/ A6 v. |/ _( d. V
辅助时间的经常性 8 l3 r {5 R) K$ q; {* Z9 _. u
9 w+ \. Z g e- f5 _8 P# N( }' Q" j 辅助环节的全过程性
N X4 \. n+ r) g$ ]4 |; ^( J: v2 F- H$ i
（3）、辅助决策的原则 / P/ V4 y8 S( ^+ n7 W [0 P' t
5 U( S( i5 `1 F' g5 T* Q 超前原则 1 Z$ n0 W8 K5 U
O( a9 t7 @0 @) D8 O8 m( ~
定位原则 * A9 y3 s- b7 p7 |2 c" y
8 ~4 h8 W+ K) m6 C8 p9 {
信息原则
, ^; r; ~+ |* {9 i; g$ W( h, d8 `
- z( `1 X; e5 {8 a/ p 谏诤原则 ) l0 [& s; Q; J, m4 W5 W) {8 Z, B
8 l9 B, `8 o7 c& ^) @ （4）、辅助决策的过程
) Z* V/ m- i" [. k- j
: V# i0 }$ ^+ b9 G 协助领导确定目标
- o1 M' R$ I; d
' W5 w; e6 _+ U$ f; D 协助领导设计方案 ! h7 \- E1 r7 D, e5 ]
$ X9 M1 d! h* N2 S
协助领导评优选优 ; B% ~* j2 [* @
8 B' ~2 R$ \( M) H/ w: n
协助领导实施反馈 7 y; k8 v$ |0 O
) x2 x" q: e# m
2、协调关系
" K. e1 z" o: Z: Y& P" x8 k: C+ x7 O6 M+ R! C3 s) t5 w
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 & V1 \* c' x8 N6 H( z/ q
. j) x3 e5 z) b/ d （2）、协调关系的特征 ! T2 Q( p0 v/ n, j+ r. O+ P9 M
4 S6 B" |/ L% e2 d 从属性
X" Y4 t* m4 ^/ e0 `% r. D8 f% M' [; l! p
广泛性 $ w/ a+ {0 k4 V" F+ u: G9 g0 W- [
2 W2 B5 u3 @6 {/ j' c8 p 间接性 , z A0 m$ g. _* {4 X1 a7 c
) B N& K& @% { ~+ i9 S
（3）、协调关系的原则 0 k: j7 F. G% v8 V* }
1 X, s) `) ^4 T' |3 b7 |$ T
政策指导
$ n' X( w x& N4 C
. {: o+ Z$ _6 O" d- Q! D! Y* q 客观公正
6 @( ~+ p; Q* a4 p9 Y5 y4 r$ H8 P. T/ ?2 X5 Y' G
平等协商
# U1 m Q/ k1 g; T
& L$ o" i5 ~+ D! I! y5 g' K 注重整体 ! C+ U. b0 b j/ H
) R6 V0 S) v1 S% T
灵活适度 # P, o3 ^. L' ]
3 m# x( z; U: T" F1 a( V8 T
（4）、协调关系的过程 5 Q: W9 i8 m1 d3 Y0 \( _2 D
% c L* T* r0 d8 U 摸清情况
" s2 Q5 W, m5 O/ R
" |3 q1 P+ F$ H% d 找出症结
O3 I8 n( @3 r1 }4 l+ r$ S! j$ w: [" }- v% v& t
恰当协调 l, e6 Z7 Y- K% v! s5 H% t. w
6 _" u" W" E5 r3 `* i- {- A 督促落实
4 l/ g7 w* r- t+ k7 D* ~6 ^ Q- A, S0 B- |' I5 C# i) X: |6 ^
检查反馈 ; c7 `. e6 E9 @
: Q) h6 z$ N" R# m 3、处理信息
' e6 S! L# z4 u" A4 o9 p1 A8 K% p
1 F) k$ f- T6 P0 C- } （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
! v' L* v( A( B' U% ~- {) t
( K$ t0 l5 Z+ b8 s （2）、处理信息的原则 - F0 K2 M; r( e& y$ Z/ N" N3 m" T
) Y( m5 u; e+ S, p8 @) w- x, o
及时性原则
8 \/ M! X" g: g$ f6 D. p) ?4 V: q( l% Z0 H/ d8 ^4 v) W0 A
保真性原则
- w4 Q6 q+ q. j/ i4 ~/ ^) w
0 m, J% G. }" O 适用性原则
- V- w+ D+ M0 P7 T9 t
) m7 `' U7 k# s" M x 预测性原则
- q8 }& M6 F4 B% A# N" h5 a) @# b/ J b% V9 X! `. A) }0 H) T
（3）、处理信息的内容 ! e& P& }9 [. R1 [% M# [
1 q, G- T; e5 _. F4 q 历史信息
# n# D1 V8 `# B' D2 [, C% d
- L* M- J1 s$ Z7 V& g0 O 上级信息
" Q- z9 l( w& ?7 c3 G. C
& o) s! Y7 O g5 x 内部信息 ( n/ ^! c/ e& J1 d: s6 g" }
: e/ p) c0 T+ a) m& C5 O
公众信息
2 ]0 M+ r" U' c% S& r5 Z+ i. o0 \0 f! V
社会信息 9 `7 F$ R9 _ K' \6 U% v+ g
7 g d- z7 B3 o8 ` （4）、处理信息的过程 & @ L' c0 r. i* M
+ M) I; \ v$ e6 R. \3 } 信息的收集 3 N& y/ y# ?# O
$ ^! }$ _* b0 ]6 n9 [ 信息的加工
# x9 O% G7 `, N, ]( ?
8 D( n& K/ E1 N/ q 信息的传递 : l& @. L/ m% I1 h
8 X9 L1 u1 d) A( ] H$ v 信息的反馈
1 `3 F- S6 U) S1 T; F" v% m- L f# A% M
信息的储存
+ D% S4 ^: e, ?3 b9 z. x$ W$ J4 c" {, R6 N( D a
4、办理事务 / t @/ ^$ ^+ J4 t4 [
% k! J* z Z8 @# ^, m9 R' p' z5 o7 i （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
3 [% ~' d5 N- d$ A1 a1 ~, w; z. l: X
（2）、办理事务的特征 : x3 q9 D) g. _: O7 ?$ q
5 z6 h' A' F6 s; r9 t
综合性
# q0 }8 A- I) }
/ S1 d% O1 x. V5 A4 ^( P% F 服务性 [! o! W+ m6 I
5 e/ A$ x; a* ?8 U1 b+ ]. |/ a
繁琐性
. C) G: [% D* `* {% G! q0 X
$ T0 m1 E5 m& u' k 突击性 7 n' B4 x$ C% `$ k$ b3 \: J
. Y$ S8 M6 N$ l% M5 i （3）、办理事务的原则
; \! T- z+ t& F( a8 o
+ a' V5 Y8 m3 H- z, j6 N' T% d 被动中求主动 # |8 m3 E7 h K( M$ A
+ c( K7 B2 g( ^8 O/ M9 ]
原则中求灵活 0 j$ Y. \5 F$ m4 q! e; ]' B y4 |* D
8 H, E0 V2 t7 W' q& K: w
繁杂中求规范
# Y* X) R8 Q* S8 A, _
( D: @5 g! V+ w3 ^ F7 T （4）、办理事务的程序 / l0 U- Y9 ^" P, A" c( r
9 d& d B) I, x3 `0 f7 N; H& }
自然程序 ! A' ^) f$ J9 N5 d; ^% ?
! d* `) i& V# S( o' Z* @* U
理论程序 ( D6 J0 V, B8 Q6 p% I
9 v1 g: D* c, B; z 指令程序
7 g Y6 B2 U; k2 X; N& o% G5 @. `
3 I1 d2 ]1 B; e- D: }- L 法定程序
H1 x: ^1 a* Z7 W: t" Q/ j8 w a; Z& |" Q! D
技术程序
7 {, P; i! U$ t: k) c& x @4 m1 i6 ^, C3 X
习惯程序 ! }2 ?, e4 U6 z' m2 I+ P- Y
# `. A8 k+ B; e1 W 二、秘书的职责4 W! B- t+ ^# Z/ E
大致也有以下11个方面：
2 f. }2 s: r3 ^, B$ Z' H" g5 e4 K! S+ p+ n8 h o4 P5 R7 C, y0 G
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
4 P5 W! }. D& \$ F, J/ \/ _- k
- ^! r+ p% |8 c0 f7 R2 w2 n) k d4 ]0 o 接待事务（来访接待、安排服务等）
+ d- u$ {' U" O# _9 i7 r& C$ Y9 u" ^2 V- _) B( u
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
" U0 ~, ~. Y3 _7 s4 q* R) Q6 `; Z+ F9 Y6 L, D# E; h: E
行政事务
1 e0 E2 M4 w" h$ c3 r' Y6 S* D; C+ u; N8 B% {5 T
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
: d+ ~ E) |! i) P/ }6 m
a ^4 [6 {6 k2 b* E$ X 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） ' R% m0 T- u. T* L/ N' g- B3 }2 s8 M
9 A2 h1 z! V( N: ]( s. E) B
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） - c% Y/ @! R% e) T# b
: S6 D* e5 u+ ]# z+ v( P
写作事务（各种文体的写作）
8 ^* m8 ~& ]& J2 d" ^$ o, _
& s$ \' x7 L% R. v0 h3 {. A 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
1 I6 G6 ?) V" k5 g1 A
1 A' v+ g8 m% J 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） + N+ m8 f, J6 e. x! h/ t
' {& r$ E# O1 u+ `% h4 M' H 其他领导临时交办的任务 |
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